۲-۵- معماریERP

سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمان از نظر معماری می بایست ویژگی های ذیل را داشته باشد ‏[۹].

• طراحی ماژولار و شامل حداقل ماژول­های خاص کسب و کار مانند حسابداری، تولید، توزیع.
• استفاده از یک سیستم مدیریت پایگاه داده مرکزی
• دارای جریان داده یکپارچه میان ماژول­ها با واسط کاربری استاندارد
• انعطاف پذیری با فرآیندهای بهبود یافته و تجربیات برتر
• زمانی جهت سفارشی سازی برای یک سازمان خاص
• کارکرد بلادرنگ با پردازش های دسته­ای و برخط
• توسعه بر پایه اینترنت

سیستم­های ERP در سطح سازمان­ها به صورت لایه­ای پیاده سازی می‌شوند. در اینجا یک نمونه از این معماری که توسط شرکت Info.Net ارائه شده است را شرح می دهیم.  این معماری به صورت تحت وب می باشد یعنی حالتی که کاربران از طریق اینترنت یا اینترانت^[۱] به برنامه­های کاربردی مورد نظر دسترسی دارند. فناوری یا زبان مورد استفاده در این معماری Java می‌ باشد. ساختار کلی این معماری مطابق شکل ۲-۳ است:

شکل ۲- ۳ معماری ERP

۲-۵-۱- کاربر^[۲] : کاربر حقیقی یا حقوقی که از طریق یک رایانه به اینترنت متصل می‌شود.

۲-۵-۲- مرورگر وب^[۳]: کاربر از طریق مرورگر وب، صفحات وب را اجرا می‌کند. این مرورگر وب باید امکان اجرای Java را داشته باشد.

۲-۵-۳- سرویس دهنده^[۴]: رایانه سازمان که کاربر برای اجرای برنامه های کاربردی باید به آن متصل شود. برای داشتن یک اتصال امن از مدل امنیتی ^[۵] SSL استفاده شده است که بین برنامه‌های کاربردی و سرویس گیرنده^[۶] قرار می‌گیرد. این روند شامل مراحل زیر می‌باشد :

1. کاربر با استفاده از یک نام کاربری و کلمه عبور صحیح وارد شده و منوی صفحه اول به صورت HTML به کاربر ارسال می‌شود و برای او به نمایش در می‌آید.
2. منوی شروع بر اساس شناسایی که از طریق نام کاربری کاربر انجام داده برنامه های کاربردی مجاز برای کاربر مورد نظر لیست می‌شود. بر این اساس سطوح دسترسی برای کاربرهای مختلف تعریف می‌شود.
3. لایه واسط Java برای هر جلسه^[۷] جدید یک اپلت^[۸]JSH برای کاربر ارسال می‌کند.
4. با بارگیری اولین JSH برای کاربر یک اتصال امن بین کاربر و سرویس دهنده توسط SSL برقرار می‌شود.
5. پس از ارتباط کاربر با سرویس دهنده لایه واسط Java صفحات تعریف شده را برای نمایش به کاربر ارسال می‌کند.
6. در این مرحله کاربر به صورت واقعی از طریق این شبکه با لایه برنامه­های کاربردی روی سرویس دهنده در تعامل خواهد بود.

۲-۵-۴- لایه پرس و جو / گزارش­گیری^[۹]: مخصوص کاربرانی است که مجوز لازم برای اجرای عملیات مرتب سازی  و نمایش داده ها را داشته باشند. همچنین امکان انجام دستورات SQL پیچیده برای عملیات گزارش­گیری پیچیده وجود دارد. از این طریق می‌توان یک گزارش­گیری خاص را تعریف و در منوهای یک کاربر خاص قرار داد.

۲-۵-۵- لایه برنامه­های کاربردی^[۱۰]: کلیه عملیات ها و جریان­های کاری در این بخش تعریف می‌شود. قوانین و منطق و فعالیت­های یک کسب وکار که برای عملیات تولید، توزیع و یا خدمات دهی لازم است در این لایه قرار دارد. همچنین در این لایه حالت­های ذخیره داده ها در پایگاه داده رابطه­ای تعیین می‌گردد. این لایه با استفاده از کد زبان C استاندارد نوشته شده است.

۲-۵-۶- لایه دسترسی به پایگاه داده^[۱۱]: برای ساده سازی و خلاصه کردن دسترسی برنامه های کاربردی به پایگاه داده طراحی شده است. در این لایه کلیه عملیاتی که برنامه های کاربردی از پایگاه داده نیاز دارند قرار دارد. توسط این لایه امکان استفاده از پایگاه داده های رابطه­ای دیگر نیز وجود دارد.

۲-۶- چارچوب چرخه حیات سیستم ERP

این چارچوب دارای شش فاز^[۱۲] و چهار بعد^[۱۳] است که در آن فازها نشان دهنده­ی­­ مراحل مختلف چرخه حیات سیستم ERP در سازمان و ابعاد معرف دیدگاه های^[۱۴] مختلفی هستند که می توان با توجه به آن­ها فاز مورد استفاده را تجزیه و تحلیل و بررسی نمود [۳۸]. این چارچوب در شکل ۲-۴ نشان داده شده است.

 

 

مدیریت تغییر

افراد

فرآیند

محصول

تصمیم گیری

انتخاب (فراگیری)

پیاده سازی

کاربرد و نگهداری

تکامل

بازنشستگی

 

 

 

 

 

 

شکل ۲- ۴ چارچوب چرخه حیات ERP  [۳۸]

۲-۶-۱- مراحل چرخه حیات سیستم ERP

یک سیستم ERP در طول چرخه حیات خود در یک سازمان دارای مراحل تصمیم­گیری، انتخاب، پیاده سازی، کاربرد و نگهداری، تکامل و بازنشستگی است که در ادامه هر یک را به اختصار شرح می دهیم:

۲-۶-۱-۱- مرحله اول- تصمیم گیری

در این مرحله مدیران نیاز به یک سیستم ERP جدید را بررسی کرده و یک رویکرد جامع مبتنی بر سیستم اطلاعاتی را انتخاب می­نمایند که به بهترین نحو با چالش­های بحرانی کسب و کار مقابله کند و راهبردهای سازمانی را بهبود بخشد. مرحله تصمیم­گیری شامل تعریف نیازمندی­های سیستم، اهداف و مزایای سیستم و تحلیل تأثیر این انتخاب بر کسب و کار و کلیه سطوح سازمانی است.

۲-۶-۱-۲- مرحله دوم- انتخاب (فراگیری)

این مرحله شامل انتخاب یک محصول است که بیشترین انطباق با نیازمندی­های سازمان و کمترین نیاز به سفارشی سازی را داشته باشد. همچنین یک شرکت مشاور برای اجرای مراحل بعدی چرخه­حیات ERP، به ویژه مرحله پیاده سازی انتخاب می­شود. عواملی همچون قیمت، آموزش و خدمات نگهداری بررسی و شرایط انعقاد قرارداد تعریف می­شود. در این مرحله تحلیل نرخ بازگشت سرمایه محصول انتخابی، بسیار با اهمیت است.

 

 

۲-۶-۱-۳- مرحله سوم -پیاده سازی

این مرحله شامل سفارشی سازی، پارامتربندی و تطبیق محصولERP با نیازمندی­های سازمان است.این مرحله به کمک مشاوران با ارائه رویکردهای مختلف پیاده سازی و آموزش انجام می­گیرد.

۲-۶-۱-۴- مرحله چهارم – کاربرد و نگهداری

این مرحله شامل بکارگیری محصول است به طوری که منافع مورد انتظار را برآورده سازد و اختلال را به حداقل رساند. در طول این مرحله بایستی از جنبه­های کارکردی، قابلیت استفاده و شایستگی محصول در مقابل فرآیندهای سازمانی و کسب و کار آگاهی داشته باشیم. یک سیستم اجرایی بایستی نگهداری شود تا خطاها و خرابی سیستم تصحیح و رفع گردد، نیازمندی­های بهینه­سازی برآورده شوند و سیستم بهبود کلی یابد.

۲-۶-۱-۵- مرحله پنجم- تکامل

این مرحله شامل یکپارچه­سازی قابلیت های بیشتری در سیستم  ERPو ارائه مزایای جدیدی همچون برنامه­ریزی و زمان­بندی پیشرفته، مدیریت زنجیره تأمین، مدیریت ارتباط با مشتری و گسترش مرزهای همکاری با سایر شرکاست.

۲-۶-۱-۶- مرحله ششم – بازنشستگی

این مرحله مربوط به زمانی است که فناوری­های جدید ظهور یابند و یا سیستم ERP در مقابل نیازمندی­های کسب و کار، قابلیت و شایستگی کافی نداشته باشد. در این حالت مدیران نسبت به جایگزینی سیستم ERP با سیستم های اطلاعاتی دیگری که تناسب بیشتری با نیازمندی­های جاری سازمان داشته باشند، تصمیم­گیری می کنند.

۲-۶-۲- ابعاد چرخه حیات سیستم ERP

چهار دیدگاه محصول، فرآیند، افراد و مدیریت تغییر وجود دارد که توسط آن ها فازهای مختلف چرخه حیات ERP تجزیه و تحلیل می شود. در ادامه هر یک را به اختصار شرح می دهیم:

۲-۶-۲-۱- بعد محصول

این بعد بر جنبه های خاص محصولERP از قبیل کارکرد و جنبه های فنی از قبیل سخت افزار و نیازمندی­های پایه نرم­افزار تاکید دارد. همچنین بایستی شناخت جامعی از قابلیت­های ابزار نرم­افزاری داشته باشیم تا تعیین کنیم هم­تراز با استراتژی های کسب و کار، کدام ابزار نرم­افزاری می­تواند منطبق بر نیازمندی­های سازمان به طور موثری استفاده شود و چگونه به بهترین نحو در پیشبرد اهداف سازمان بکار گرفته شود.

۲-۶-۲-۲- بعد فرآیند

هر سازمانی قابلیت­ها و عملکردهای اصلی و کلیدی دارد که بایستی توسط سیستم ERP پشتیبانی شود. یک سیستم ERP بایستی بتواند در فرآیند تصمیم­گیری برای مدیریت منابع و عملکردهای سازمان کمک کند. معمولا سرمایه­گذاری اصلی در زمینه ERP مربوط به بازمهندسی فرآیندهاست که سازمان را قادر می­سازد به منظور دستیابی به عملکرد بهتر، خود را با مدل­های جدید کسب و کار و نیازمندی­های کارکردی سیستم ERP انطباق دهد.

۲-۶-۲-۳- بعد افراد

این بعد اشاره به منابع انسانی و مهارت و نقش آنان در چرخه حیات سیستم ERP دارد. به منظور کاهش ریسک، مدیریت پیچیدگی و تسهیل تغییرات سازمانی بایستی مهارت و نقش افراد به نحوی توسعه یابد که اثرات منفی ناشی از ورود و گسترش سیستم ERP در سازمان به حداقل برسد. تغییر فعالیت­ها و تطبیق با ساختار و فرهنگ جدید سازمانی جنبه هایی است که بایستی آموخته شود.

۲-۶-۲-۴- بعد مدیریت تغییر

این بعد اشاره به دانش استفاده شده برای اطمینان از اینکه یک تغییر پیچیده در یک سیستم بزرگ، نتایج مناسب در چارچوب زمانی مناسب و با هزینه مناسب دارد [۴۲]. ‎[۴۲]رویکرد مدیریت تغییر تلاش می­کند که اطمینان حاصل کند که پذیرش و آمادگی سیستم جدید، مزایایی را در اختیار سازمان قرار می دهد.

۲-۷- مرحله پیاده سازی ERP

در تحقیقات و مطالعات حوزه ERP، دو جریان فکری وجود دارد. گاهی اوقات، اصطلاح پیاده­سازی به­طور انحصاری به مفهوم مرحله پیاده­سازی و استقرار است، در حالی که در برخی اوقات نشان دهنده­ی کل چرخه حیات سیستم ERP است. برخی اصطلاح پیاده سازی را فرآیند کل پذیرش، انتخاب، پیاده سازی و بکارگیری سیستم ERP تعریف کرده­اند. پیاده سازی فرآیند یکپارچه سازی و تحول کسب وکار توسط سیستم ERP است. اصطلاح پیاده سازی گاهی اوقات به مفهوم پیاده سازی فنی و به این معناست که سیستم توسعه یافته و به طور مناسب از نظر فنی عمل می کند و برخی اوقات به مفهوم جنبه های انسانی و اجتماعی پیاده سازی است، از جمله اینکه سیستم اغلب توسط اعضای سازمان استفاده می شود و در فعالیت های کاری آن جایگاه ارزشمندی دارد. در این تحقیق مرحله پیاده سازی را کل چرخه حیات سیستم ERP تعریف می کنیم.

۲-۸-  رویکردهای پیاده سازی ERP

طبقه­بندی رایج رویکردهای پیاده سازیERP  براساس دو عامل وسعت عملیات و حجم منابع و ماژول های پیاده سازی شده است.

[۱]  Intranet

[۲] User

[۳]  WebBrowser

[۴]  Server

[۵]  Secured Sockets Layer

[۶]  Client

[۷]  Session

[۸]  Java Screen Handler

[۹]  SQL Inquiry / Report Writer

[۱۰]  Applications Software

[۱۱]  Database Access

[۱۲]  Phase

[۱۳]  Dimension

[۱۴]  ViewPoints