گفتار دوم – تعریف سند

بند اول – تعریف لغوی سند

قانونگذار هیچ کاری را بدون نیت و قصد، به صورت عبث و بیهوده انجام نخواهد داد بنابراین قانون، ادلۀ اثبات دعوا را به ترتیب اهمیت، ردیف نموده است. دومین ادله ای که قانون مدنی در ماده ۱۲۵۸ بیان نموده است اسناد کتبی می باشد بنابراین سند بعد از اقرار بهترین شیوۀ بیان و اثبات اراده و قصد و نیت امضاءکنندگان آن می باشد. سند را می توان شاهد مکتوبی دانست بر یک واقعیت که ماهیت حقوقی دارد . قرآن کریم توصیه می نماید[۱] ( یَا اَیُّهَا الَّذِینَ امَنُو اِذَا تَدَایَنتُم بِدَینٍ اِلَی اَجَلٍ مُّسَمًّی فَاکتُبُوهُ وَ لیَکتُب بَّینَکُم کَاتِبُ بِالعَدلِ وَلایَابَ کَاتِبٌ اَن یَکتُبَ کَمَا عَلَّمَهُ اللهُ فَلیَکتُب …….. ای اهل ایمان چون به قرض و نسیه تا زمانی معین، با یکدیگر معامله کنید، باید آن را بنویسید، و بایست نویسندۀ درستکاری(معامله را)میان شما بنویسد، و هیچ نویسنده ای از نوشتن ابا نکند همان گونه که خدا به وی نوشتن آموخته است).

اهمیتی که سند به عنوان یکی از ادلۀ اثبات دعوا دارد همان قدرت اثباتی آن است که با وجود سند از بسیاری از اختلافات کاسته خواهد شد و نیازی به طرح دعوا نمی باشد. در عرف سند به چیزی گفته می شود که به آن اعتماد کنند و برای شخص متضمن حقی باشد همچنین در عرف از دلیل با عنوان سند یاد می شود.

و در لغت نامه دهخدا ، سند به این نحو تعریف شده است :

آنچه بدان اعتماد کنند، نوشته ای که وام یا طلبی را معین نماید، سند نوشته ای است که وسیله اثبات باشد، مدارک مستند و نوشته ای که قابل استناد باشد[۲].

بند دوم – تعریف اصطلاحی سند

به طور کلی برای سند دو معنی متصور است :

۱- سند با معنی موسع

۲- سند با معنی مضیق

۱- معنی موسع سند عبارت است از هر شیئی که دلیل وجود حق یا یک رابطه حقوقی می‌باشد و از آن جمله اطلاع کتبی اشخاص ثالث یا تصدیق نامه، شهادت و نظر کارشناسی. بنابراین در معنای موسع سند هر شیئی که قابلیت دلالت و ارزش اثبات و اعتبار حقوقی و قضایی داشته باشد اعم از نوشته و غیرنوشته نظیر فیلم ، عکس و غیره را در بر می‌گیرد . اگرچه سند در معنای موسع، قابل استناد است اما سند اصطلاحی نسیت زیرا ماده ۱۲۸۵ قانون مدنی تصریح کرده شهادتنامه سند محسوب نمی شود و فقط اعتبار شهادت را خواهد داشت.

۲- سند در معنای مضیق ، شامل اشیایی که فاقد وصف نوشته هستند نمی‌شوند هرچند به عنوان دلیل و مدرک در مراجع و محاکم قابلیت استناد داشته باشد . بند ۲ ماده ۱۲۵۸ قانون مدنی که اسناد کتبی را در زمره دلایل اثبات دعوی آورده اشاره به همین معنی خاص دارد که با قید(کتبی) از مفهوم عام سند جدا می شود.

بنابراین در معنای مضیق ، سند نوشتجات را شامل می‌شود اعم از اینکه خود نوشت و یا غیر آن باشد و به عبارتی سند نوشته ای است که بتواند به عنوان دلیل برای حق یا تعهد بکار رود. رابطه ای که بین سند و نوشته وجود دارد رابطه خصوص و عموم مطلق است، یعنی هر سندی نوشته است ولی هر نوشته ای سند نیست .

ماده ۱۲۸۴ قانون مدنی در تعریف سند مقرر می‌دارد «سند عبارت است از نوشته ای که در مقام دعوی یا دفاع قابل استناد باشد. »

بنابراین خصائص برشمرده شده توسط قانون مدنی بر مفهوم مضیق سند منطبق است . این خصوصیات عبارتند از :

۱- نوشته ( کتبی ) بودن ۲- قابلیت استناد

اما در این تعریف، سند را با یک مشخصۀ اساس می توان شناخت و آن قابلیت استناد است بنابراین سند نوشته ای است که به وسیله اشخاصی تنظیم و امضاء شود که در ایجاد آن اعمال حقوقی مؤثر باشند. لذا بیان کتبی اطلاعات اشخاصی که در عمل حقوقی دخالتی نداشته اند شهادتنامه است نه سند. همچنین در وقایع حقوقی انتظار تنظیم سند به آن گستردگی که در اعمال حقوقی به کار می رود وجود ندارد مگر به طور استثناء آن هم پس واقعه. صرفاً آندسته از وقایع حقوقی و اعلام هایی که با امور انشایی ارتباط مستقیم دارند جزء سند محسوب می شوند مثل ولادت که سند ولادت و شناسنامه تنظیم می گردد یا فوت که سند فوت تنظیم می گردد

بنابراین نوشته ای که به منظور تحقق بخشیدن و اثبات واقعه حقوقی تنظیم می شود در اصطلاح حقوقی سند نامیده می شود[۳].

گفتار سوم – انواع سند و اعتبار آن

نوشته های قابل استناد در زندگی اجتماعی و روابط حقوقی چندان گوناگون و فراوان است که مطالعه همۀ انواع آن بسیار دشوار است سند را از جنبه‌های مختلف می‌توان تقسیم‌بندی کرد:

بند اول – انواع سند از نظر چرخه زندگی

سند جاری : اسنادی که مورد مراجعه مستمر باشند.

سند نیمه جاری : اسنادی که گاه گاهی مورد مراجعه قرار می‌گیرند.

سند راکد : اسنادی که مورد مراجعه ایجاد کننده آنها قرار نمی‌گیرد.

بند دوم – انواع سند از نظر ارزش

ارزش اسناد به اعتبار آنها از نظر اداری و یا اطلاعاتی است که در هر سند برای اداره ایجادکننده و بایگانی وجود دارد بنابراین تعریف هر سند می‌تواند دارای ارزشهای اداری و بایگانی باشد

ارزش اولیه(اداری یا استنادی) : ارزش از نظر ایجاد کننده آن که از نظر زمانی در مرحله جاری و نیمه جاری است مانند اسناد اداری، مالی، حقوقی و…

ارزش ثانویه (بایگانی یا اطلاعاتی) : ارزش از نظر محققان، پژوهشگران و آرشیویست‌ها.

زمانی که کلیه اقدامات لازم بر روی سند انجام شده باشد و فعالیت یا عملی که منجر به ایجاد آن گردیده، تمام و کامل شود و در صورتی که در مراجع قضایی و قانون مطرح نبوده و همچنین موردنیاز دستگاه یا فرد ایجاد کننده آن نباشد “ارزش اولیه سند” پایان می‌یابد وسند دارای “ارزش ثانویه” می‌گردد

بند سوم – انواع سند از نظر درجه حساسیت

اسناد عادی

اسناد محرمانه

اسناد سری

اسناد به کلی سری

بند چهارم – انواع سند از محتوی و موضوع

برخی از انواع اسناد از این گونه شامل موارد زیر است :

اسناد اداری : سند اداری سندی است که دارای ارزش اداری بوده و سازمان را در اجرای وظایف جاری خود یاری نماید. این نوع سند توسط سازمان های اداری کشور و در حیطۀ وظایف و مسؤولیت های قانونی مصوب سازمان و در راستای اجرای تعهدات و امور جاری سازمان ها ایجاد و تنظیم می‌گردد. این اسناد با توجه به خدمتی که ارائه می‌کند به دو دسته اسناد کوتاه مدت و اسناد بلند مدت تقسیم می‌شود.

اسناد مالی : یک بخش از اسناد در هر سازمان اسناد مالی می‌باشند. این اسناد به روابط مالی در ادارات باز می‌گردند و بیشتر شامل اسناد بودجه می‌شوند که چگونگی اختصاص هزینه‌ها به امور متفاوت سازمانی را نشان می‌دهند، نظیر پرونده ضمانت مالی افراد، پرونده‌ها هزینه‌ها به اشکال مختلف و یا اسناد مربوط به پرداخت حقوق کارکنان و سایر تعهدات مالی سازمان که این اسناد هدف مؤسسه از اختصاص بودجه به یک فعالیت معین را نشان می‌دهد.

اسناد قانونی : قانون به قواعدی گفته می‌شود که یا با تشریفات مقرر در قانون اساسی در ملجس شورای اسلامی وضع شده و یا از راه همه پرسی به تصویب می‌رسد. همان گونه که ملاحظه می‌شود قانون مفهوم ویژه‌ای دارد که با تصمیمات قوۀ مجریه متفاوت بوده پس بنابراین آن ها را نباید به جای هم بکار برد. بر همین اساس است که برخی از حقوقدانان با توجه به لازم‌الاجرا بودن تصمیماتی که مقامات صلاحیتدار در حدود وظایف و به حکم قانون اتخاذ می‌کنند، مثل آئین نامه‌های دولتی، بخشنامه‌ها به جای کلمه قانون از متون قانونی یا اسناد قانونی استفاده می‌کنند. اسناد قانونی اسناد لازم‌الاجرای است که در اختیار مدیر قرار داشته و کلیه تصمیمات متخذه توسط مدیران سازمان ضرورتاً باید منطبق با آن باشد. معذالک همه متون و اسناد قانونی از اعتبار یکسان برخوردار نبوده و سلسله مراتبی بین متون قانونی و یا اسناد قانونی وجود دارد که با توجه به درجه اهمیت عبارتند از : قانون اساسی، قانون عادی، تصویب نامه‌های (مصوب دولت یا کمیسیونهای مجلس یا تفویض اختیار از سوی مجلس)، عهدنامه‌های بین‌المللی، آئین نامه‌های دولتی.

اسناد تاریخی : کلیه پرونده‌ها و سوابق پس از طی مرحله جاری و نیمه جاری چنانچه دارای یکی از ارزش های پیش گفته باشند اسناد تاریخی محسوب می‌گردند. این اسناد عمدتاً مورد مراجعه محققان و پژوهشگران قرار می‌گیرند مانند عهدنامه ترکمنچای، فرمان صدور مشروطیت و…

اسناد فرهنگی : اسنادی که حاوی نکات فرهنگی بوده و یا ایجاد کننده این اسناد از چهره‌ها و شخصیت‌های فرهنگی باشد این اسناد عرصه‌های متنوع هنر را از شعر، موسیقی، سینما، تئاتر، معماری و غیره را در بر می‌گیرند.

اسناد سیاسی : اسنادی است که توسط مراجع صلاحیت دار تولید گردیده و حاوی سیاست ها و خط و مشی‌های سیاسی یک کشور از نظر داخلی و خارجی می‌باشند نظیر پروتکل ها، معاهدات، قراردادهای بین‌المللی، یادداشت های سیاسی، اولتیماتوم، اعلام جنگ و غیره که بیانگر نحوه برقراری روابط بین کشورها و استراتژی‌های سیاسی دولت می‌باشد. اسناد سیاسی از نظر ماهوی ممکن است یک طرفه باشد مانند اولتیماتوم و اعلان جنگ و یا چند جانبه باشد مانند قراردادها و معاهدات بین‌المللی.

اسناد نظامی : اسنادی هستند که حاوی جهت‌گیری ها و سیاست‌گذاری های نظامی کشورها در راستای تأمین امنیت ملی، منطقه‌ای و بین‌المللی بوده و مبتنی بر اصول قانون اساسی آن کشورها می‌باشد این اسناد از آنجایی که در برگیرنده معاهدات نظامی بین‌المللی نیز هستند لذا می‌توانند جزء اسناد سیاسی نیز محسوب شوند مانند اسناد همکاری ها و مشارکت های نظامی و دفاعی کشورها.