بند پنجم – انوع سنداز نظر اعتبار قانونی

سند رسمی: طبق ماده ۱۲۸۷ قانون مدنی سند رسمی عبارت است از سندی که در اداره ثبت اسناد واملاک و یا دفاتر اسناد رسمی یا در نزد سایر مأمورین در حدود صلاحیت آنها و بر طبق مقررات قانونی تنظیم شده باشند مثل سندی که در دفترخانه ها تنظیم می شوند و شناسنامه، گواهینامه، و…

سند عادی: برابرماده۱۲۸۹ قانون مدنی غیر از اسناد مذکور در ماده۱۲۸۷ سایر اسناد عادی است به عبارت دیگر سند عادی عبارست است از سندی که از جانب اشخاص غیررسمی بدون دخالت مأمورین رسمی تنظیم شده و تابع تشریفات خاص نمی‌باشد مانند دفاتر و اسناد تجارتی (غیر از دفاتر که شرایط اسناد رسمی را دارد) نظیر دفتر روزنامه، دفتر دارایی،دفتر کل.

مراد از تنظیم اسناد در واقع بهره‌مندی از قدرت اجرایی آنها برای شفاف‌سازی روابط حقوقی و مدنی و تمسّک به قدرت آنها در مواقع لزوم برای اثبات حق و یا رد اتهامات ناروا و ناحق می‌باشد.

اهمیت سند از باب قابلیت اثبات واقعه ای است که اتفاق افتاده است بر همین مبنا معتبرترین تقسیم بندی همانطور که قانون مدنی مطرح کرده است به گروه سند رسمی و عادی می باشد. نحوه تأثیر و میزان اثر بخشی و حکومت هر یک نیز بموجب حکم قانونگذار می باشد. با درک این مفهوم لایتغیر همه اسناد بدلیل اختلاف مورد نظر و خواست قانونگذار دارای اعتبار واحد نیستند و حسب موضوع سند اعتبار آنها متفاوت تلقی می گردند این تقسمیم بندی صرفاً از جهت قدرت اثبات کنندگی است وگرنه محتویات و مندرجات هر دو سند از باب تحقق واقعه، معتبر است مشروط بر اینکه مخالف قوانین و یا نظم عمومی و اخلاق حسنه نباشد. اگرچه ماده ۱۲۸۸ ق م صرفاً عدم مخالفت با قوانین را شرط اعتبار اسناد می داند لیکن به وضوح روشن است که مخالفت با نظم عمومی و اخلاق حسنه نیز در حکم مخالفت با قانون است زیرا هدف از وضع قوانین حفظ منافع عموم است و و قوانین مربوط به نظم عمومی با هدف حفظ منافع وضع می گردد و تجاوز بدان، نظمی را که لازمۀ حسن جریان امور اداری و سیاسی و اقتصادی و یا حفظ خانواده است برهم می زند اخلاق حسنه نیز چهرۀ خاصی از نظم عمومی است. بنابراین رسمی بودن سند، اعتبار مفاد آن را تضمین نمی کند و تنها تحقق واقعه را در عالم خارج اثبات می کند ماده ۹۷۵ قانون مدنی اشعار می دارد : ( محکمه نمی تواند قوانین خارجی و یا قراردادهای خصوصی را که بر خلاف اخلاق حسنه بوده و یا به واسطۀ جریحه دار کردن احساسات جامعه و یا به علت دیگر مخالف با نظم عمومی محسوب می شود بموقع اجرا گذارد اگرچه اجرا قوانین مزبور اصولاً مجاز باشد ).

الف – تعریف سند رسمی

سند رسمی : در قانون اعم از قانون مدنی و قانون ثبت، تعریفی از اسناد رسمی نشده است و فقط قانون مدنی در ماده ۱۲۸۷ مصادیق اسناد رسمی را ذکر نموده است :

اسنادی که در ادارۀ ثبت اسناد و املاک تنظیم شده باشد

اسنادی که در دفاتر اسناد رسمی تنظیم شده باشد

اسنادی که نزد سایر مأمورین رسمی تنظیم شده باشد

با این تعریف قانون مدنی دایرۀ شمول اسناد را گسترده نموده است اما به نظر می رسد که اسناد رسمی در قانون ثبت نسبت به قانون مدنی اخص بوده و تنها اسنادی که در دفاتر اسناد رسمی تنظیم می شود سند رسمی محسوب می شود زیرا که با توجه به مواد ۹۲ و ۹۳ قانون ثبت و ماده ۱۵ نظامنامه دفتر ثبت ازدواج و طلاق، استنباط می شود اسناد مذکور بدون حکم دادگاه، قدرت اجرایی داشته باشد و این قدرت اثبات کنندگی آن در عمل حقوقی می باشد و قانون ثبت صریحاً اشاره به دو طرف معامله دارد و دو بند دیگر قانون مدنی شامل اسناد ادارۀ ثبت و مأمورین رسمی عمل حقوقی نبوده بلکه اعلام واقعه حقوقی است .

غیر از اسناد مذکوره در ماده ۱۲۸۷ سایر اسناد عادی است (ماده ۱۲۸۹ ق م)

برای این که نوشته ای سند رسمی محسوب شود سه شرط لازم است :

۱) سند توسط مأمور رسمی تنظیم اسناد تهیه شود.

۲) مأمور دارای صلاحیت تنظیم آن باشد.

۳) سند با رعایت مقررات قانون تنظیم شده باشد

۱- مقصود از مأمورین رسمی و حدود صلاحیت آنان در تعریف سند رسمی چیست ؟

مأمور رسمی کسی است که از سوی حکومت به انجام کاری مأمور شده است و لازم نیست که حتماً بین مأمور و دولت رابطۀ استخدامی برقرار شده باشد مانند دفاتر اسناد رسمی، زیرا سردفتر کارمند دولت نیست، گرچه سردفتری شغلی غیردولتی محسوب می شود ولی از آنجایی که سردفتر از سوی دولت مأمور به تنظیم معاملات است، مأمور رسمی به حساب می آید.

۲- صلاحیت مأمور در تنظیم سند :

شناخت صلاحیت مأمور نیز تماماً به موجب قانون مشخص شده و وقتی قانونگذار مأموری را از تنظیم

برخی اسناد از جمله درمورد اقرباء و… منع می نماید این منع بعنوان عدم اعتبار مزبور بوده و این سند، سندرسمی محسوب نمی گردد.

صلاحیت مأمور بر دوگونه است :

۱-۲ صلاحیت ذاتی

این صلاحیت بدان معناست که مأمور در نوع امری که به او واگذار شده دارای صلاحیت باشد چنانچه سردفتر اسناد رسمی ذاتاً صلاحیت تنظیم معاملات را دارد ولیکن ذاتاً صلاحیت تنظیم و صدور گواهی فوت را ندارد همان طور که کارمند اداره ثبت احوال ذاتاً صلاحیت صدور گواهی طلاق و یا ازدواج را ندارد.

۲-۲ صلاحیت محلی

صلاحیت در این معنا عبارت است از اینکه مأمور در خارج از محل مأموریت فاقد صلاحیت و سمت قانونی است و حق تنظیم سند را ندارد و در صورت تنظیم سند، سند تنظیمی، سند رسمی محسوب نمی گردد. ماده ۸۳ قانون ثبت مصوب ۱۳۱۰ و ماده ۲۲ قانون دفاتر اسناد رسمی حاکی از این موضوع است. بنابراین ممکن است که مأمور ذاتاً صلاحیت انجام کاری را داشته باشد ولی محلاً صلاحیت نداشته باشد برای مثال مأمور اداره ثبت احوال شهرستان لنگرود که وظیفۀ صدور شناسنامه از اسنادِ سجلی لنگرود به او واگذار شده محلاً صلاحیت صدور شناسنامه از اسنادِ سجلی شهرستان لاهیجان را ندارد.

۳- رعایت مقررات قانونی درتنظیم سند :

چنانچه سندی توسط مأموری که فاقد صلاحیت است صادر شود آیا نوشته دارای اعتبار است ؟

هرگاه نوشته ای فاقد یکی از آن سه شرط باشد آن نوشته درصورتی که دارای مهر یا امضاء طرف باشد عادی محسوب می شود.

تنظیم سند رسمی دارای تشریفاتی است بشرح ذیل :

۱-۳ تشریفاتی که عدم رعایت آن سند را از رسمیت می اندازد مانند ضرورت امضاء سند توسط مأمور رسمی یا عدم الحاق تراشیدن و خراشیدن مفاد آن که همگی مستند به قوانین موضوعه بوده و عدم رعایت هر یک از آنها سند را از اعتبار مقرر قانونی خارج می سازد.

۲-۳ تشریفاتی که عدم رعایت آن موجب عدم اعتبار رسمی سند نمی باشد. این تشریفات جزء ارکان اساسی سند نبوده و عدم رعایت آن ممکن است تخلف اداری محسوب گردد، یا حتی در برخی موارد اصلاح و انطباق سند با قانون قابل تدارک است مانند تمبر سند که عدم الصاق آن موجب عدم اعتبار سند نبوده و الصاق بعدی آن ممکن و میسور است .

در مقابل اسناد عادی که درعموماً به هنگام معاملات عادی اشخاص تنظیم می گردند از این اصل (اصل صحت) بهره مند نبوده و به محض انکار یا تردید طرف دعوی ، بار اثبات صحت و ارائه دلایل در این خصوص بر عهده ارائه کننده سند بوده و عدم توان اثبات آنرا از عداد دلایل وی خارج می کند بدین وصف در حقیقت سند عادی را نمی توان همسنگ سند رسمی از دلایل اثبات دعوی دانسته بلکه این دلایل به مشابه سایر دلایل از قبیل قسم و… ، محتاج به بررسی ، تأیید و اقناع وجدانی قاضی دارند در حالیکه سند رسمی به محض ارائه قابل انکار و…نبود. و از ادلۀ اثباتی قوی به شمار آمده و دادرس نیز نمی تواند از اعتبار دادن به آن در شرایط عادی خودداری نماید.

لازم به ذکر است علیرغم اظهار صریح قانونگذار با اینکه در مقابل سند رسمی تنها ادعاء جعل قابل پذیرش است ادعاء اشتباه مأمور در تنظیم اسناد رسمی چه بر اساس اشتباه خود چه بر اساس اعلامات اشتباه افراد پذیرفته شده و نمی توان تصور نمود مأمور دولت مرتکب اشتباه نخواهد گردید و این فرض کاملاً مغایر با منطق بوده و رویۀ معمول در دادرسی نیز مؤید پذیرش این ادعاء می باشد البته قانونگذار رفع این اشتباهات را عموماً درصلاحیت هیات های ثبتی قرار داده و بدلیل سادگی و سهولت تشخیص و رفع آن ارجاع امر به محاکم عمومی احتراز می نماید. از این مورد که بگذریم تنها دعاوی قابل پذیرش جهت تخدیش اعتبار اسناد رسمی و عادی به جزء شهادت شهود که به موجب نظریه شورای نگهبان پذیرفته گردیده ادعاء جعل معنوی و مادی در اسناد است و به علت مغایرت عمل با نظم عمومی در تمامی سیستم های حقوقی این عمل (جعل) جرم انگاری شده موجب اعتبار سند مجازات هایی برای این عمل در نظر گرفته می شود. ورود به بحث مستلزم شناخت این عمل و تعیین حدود و نفوذ آنهاست.

آیا چک و سفته سند عادی به شمار می آیند یا رسمی و اصولاً نوشتن اسناد در سربرگ یا به صورت تایپی تأثیری در رسمی بودن آنها دارد ؟

چک و سفته از جمله اسناد عادی اند زیرا تنظیم آنها توسط اشخاصی صورت می گیرد که مأمور رسمی نیستند و صرف چاپی بودن یک نوشته یا تایپ آن در سربرگ های آرم دار مانند آنچه که توسط بنگاه ها، آژانس های املاک یا فروش اتومبیل صورت می گیرد موجب رسمی شدن یک سند نمی شود. البته باید توجه داشت که چک و سفته چنانچه با رعایت مقررات قانون تنظیم شوند دارای مزایایی اند که سایر اسناد عادی از آن برخوردار نیستند. برای مثال دارنده چک می تواند برای مطالبه وجه چک به جای آن که به دادگاه مراجعه کند با رجوع به اداره ثبت اسناد و املاک همانند اسناد رسمی از مزایای آن بهره مند شود و بدون حکم دادگاه آن را به اجرا بگذارد ولی با این همه ماهیت چک تغییر نمی کند و یک سند عادی به شمار می آید.

ب – اسناد عادی

قانون مدنی ایران از سند عادی تعریفی به عمل نیاورده است و به تعریف و بیان شرایط اسناد رسمی پرداخته است. سند عادی هر نوشتۀ معمولی است که به نحوی می تواند بر وقوع امری دلالت کند که با اثبات آن، حقانیت کسی که به آن استناد نموده ثابت می گردد[۱].

بنابراین می‌توان گفت همه اسناد، عادی است مگر اینکه مشمول تعریف ماده ۱۲۸۷ قانون مدنی باشد اسناد عادی تابع تشریفات خاصی نمی‌باشند مگر آنکه در موارد محدود و معینی قانون صورت خاصی برای آن مقرر داشته باشند مانند وصیت نامه خود نوشت که به دستور ماده ۱۲۸۷ قانون امور حسبی در صورتی معتبر است که تمام به خط موصی نوشته شده و دارای تاریخ ، روز ، ماه و سال به خط موصی بوده و به امضاء او رسیده باشد.

قانون مدنی اسناد عادی را به دو دسته تقسیم نمود :

اسناد تجاری

نامه های خصوصی

در دو حال اسناد عادی اعتبار اسناد رسمی را پیدا می کنند:

شخصی که سند عادی علیه او اقامه شده صدور آن را از جانب تأیید کند.

در دادگاه ثابت شود که سند عادی که مورد انکار قرار گرفته از سوی شخص منکر قبلاً به امضاء و مهر رسیده است

ج – مزایای سند رسمی

سند رسمی نسبت به سند عادی مزایایی دارد :

سند رسمی نسبت به سند عادی قدرت اجرایی بیشتری دارد

تاریخ اسناد رسمی علاوه بر اصحاب دعوی نسبت به اشخاص ثالث نیز معتبر است در صورتی که تاریخ سند عادی نسبت به اشخاص ثالث مؤثر نیست

نسبت به اسناد رسمی نمی توان ادعای انکار و تردید کرد و فقط ادعای جعل پذیرفته خواهد شد در صورتی که سند عادی هم در معرض ادعای جعل و هم انکار و تردید خواهد بود