داده های سیستم تی-پی-اس را برای نظارت برعملکرد سازمان در اختیار مدیران قرار می دهند. سیستم اطلاعات مدیریت، سیستمی برای تبدیل داده به اطلاعات از منابع داخلی و خارجی و برقراری ارتباط بین اطلاعات در یک شکل مناسب برای مدیران در همه سطوح و در همه وظایف برای قادر ساختن آنها با اخذ تصمیمات به موقع و اثربخش برای برنامه ریزی، هدایت و کنترل فعالیت هایی که آنها مسول هستند.

 

سیستم اطلاعات مدیریت ترکیبی از تصمیم گیری و اجرای عملیات پردازش داده های حاصل از تبادلات، سیستم های اطلاعاتی پشتیبانی از فرآیند تصمیم گیری پشتیبانی را برعهده دارد و یکی از منابع با ارزش سازمان محسوب می شوند. سیستم اطلاعات مدیریت به طور ساده سیستمی متشکل است مجموعه افراد، دستورالعمل ها، داده ها، سخت افزارها و نرم افزارکه به جمع آوری، ثبت ،پردازش ارتباط داده ها برای پردازش های تراکنشی در سطح عملیات و ارائه اطلاعات در پشتیبانی از تصمیم گیری های مدیریتی می پردازد.این تعریف به چند مورد اشاره دارد:

 

• سیستم اطلاعات می تواند دستی یا رایانه ای باشد.

 

• هدف از سیستم های اطلاعاتی پشتیبانی از عملیات تصمیم است.

 

• محور اساسی سیستم های اطلاعاتی افراد، مدیریت، اطلاعات سیستم های سازمان است.(صرافی زاده،۱۳۸۳،ص۴۵).

 

 

۶-۱-۲فناوری اطلاعات[۲]

 

فناوری اطلاعات رامی توان به عنوان “فناوری محاسباتی و ارتباطات راه دور که امکانات خودکار استفاده از اطلاعات را فراهم می کنند “تعریف کرد.(هیکز[۳]،۱۹۹۸،۱۷)

 

فناوری اطلاعات در قالب امکاناتی که به سازمان ارائه می کند؛ تعریف شده است ازقبیل: کامپیوتر، کاربردهای نرم افزاری و ارتباطات دور برد در جهت انتقال داده، ازاطلاعات و دانش به افراد و فرآیندها.

 

مدت زمان طولانی، مهندسین صنعتی، فناوری اطلاعات، را به عنوان ابزار تحلیلی و مدلسازی مورد استفاده قرار می دادند. کاربردهای رایج فناوری اطلاعات در تولید شامل برنامه ریزی   محصول و کنترل، مدلسازی فرآیندها، سیستم های اطلاعاتی عمده مدیریت و امور پشتیبانی است.(عطاران،۲۰۰۳،ص۴۴۰).

 

اصطلاح فناوری اطلاعات برای توصیف فناوریهایی به کار می رود که ما درضبط، پردازش، بازیابی و انتقال اطلاعات از طریق فکس، میکروگرافها و سایر ابزارهای ارتباط از راه دور، همچنین فناوری های قدیمی که بایگانی اسناد، ماشین های محاسباتی، مکانیکی، چاپ و حکاکی را در بر می گیرد.(توربان[۴]،۱۹۹۶، ص۱۵) .

 

با وجود این تعاریف متعدد، گاه فنآوری اطلاعات و ارتباطات مدنظر است وگاه نیز میان این دو تفاوت قائل می شوند.اما به طور کلی می توان این تعاریف را به دو دسته تقسیم نمود:

 

 

• تعریف فنی: در این دیدگاه منظور ازIT همان زیرساخت ها و فناوری های سخت افزاری ،ارتباطی و نرم افزارهای تولیدو پردازش داده ها می باشد.

 

• تعرف با دید سیستم های اطلاعاتی: در این تعریف فناوری اطلاعات عبارت است ((مجموعه منابع فنی و سخت افزاری و نرم افزاری، ارتباطی و اطلاعاتی، انسانی، مدیریتی، سیستمی که برای تولید، پردازش، توزیع و به کارگیری اطلاعات استفاده می شود))(چکلندوهالول[۵]،۱۹۹۸ ،ص ۸۹).در ادامه هر جا صحبت از فنآوری اطلاعات شد،تعریف دوم مد نظرما خواهدبود.

۷-۱-۲کاربردهای فنآوری اطلاعات در سازمان

 

فناوری اطلاعات در سازمان ها، کاربردهای متعددی دارند.امروزه بسیاری از فعالیت های سازمانی با بهره گرفتن از فنآوری های اطلاعات صورت می گیرد.این امر موجب افزایش سرعت انجام فعالیت ها و بالا رفتن دقت و سطح اطمینان در آنها می شود.گسترش بکارگیری فنآوریهای اطلاعاتی در انجام امور به حدی است که در صورت عدم وجود فنآوری های اطلاعاتی انجام بسیاری از آنها اگر غیرممکن نباشد،با دشواری روبرو بوده و سطح کارآئی به طور بارزی کاهش می یابد.کاربردهای فنآوری اطلاعات به نظر اکثرصاحبنظران به سه گونه عمده”کاربردعملیاتی”، “کاربرداطلاعاتی”، “کاربرد استراتژیک”تقسیم می شوند، که هر سازمانی با توجه خود، ترکیبی از آنها را به کار می گیرد. (بارلینگیم[۶]،۱۹۶۱ ،ص۱۲۱).

 

 

 

             جدول۱-۱-۲کاربردهای فناوری اطلاعات در سازمان(همان منبع،ص۲۱)

 

 

 

 

 

 

کاربرد   عملیاتی	کنترل موجودی-نگهداری و تعمیرات-حسابداری مالی-خرید-کنترل تجهیزات-کنترل حسابها-کارگزینی-متن نگاری-کنترل پروژه-سایرموارد
کاربرد   اطلاعاتی	برنامه ریزی-آموزش-تحقیقات بازاریابی-تحقیق و توسعه-تحقیق در عملیات-تشکیلات و روش ها-روابط عمومی-حمل ونقل-پیش بینی فروش-مدارک پرسنلی-دفترداری-تحلیل ریسک-سایرموارد

 

 

۸-۱-۲ مشکلات دبیرخانه سنتی

 

مشکلاتی که در یک سیستم دستی و گردش کاغذی سازمان می توان به آن اشاره کرد، به شرح ذیل است:

 

۱- نگهداری و انجام دستی نیازمند نیروی انسانی زیادی است و کنترل دقت و سرعت و نظارت بر نیروی انسانی زیادمستلزم سیستمی دیگرو نیروی انسانی دیگر است.

 

۲- مراحل مختلف ورود نامه، ثبت، ارجاع و جابه جایی نامه ها بین واحدهای مختلف تا رسیدن به دست کارشناس ذی ربط و برعکس، تهیه پیش نویس پاسخ نامه توسط کارشناسان، حروف چینی انجام اصلاحات توسط مدیران در هر مرحله ودر نهایت امضا، ثبت و خروج نامه، مراحلی زمان بر ومستلزم ثبت چندباره یک نامه در قسمت های مختلف و در نتیجه به کار گیری نیروی انسانی زیاد برای حفظ کار آیی آن است.

 

۳- امکان مفقود شدن عمدی و سهوی اسناد، نامه ها و پرونده ها وجود دارد، به ویژه در زمان جابه جایی های سازمانی و زمان تغییرات ساختاری یا تغییر محل یک واحد یا سازمان از مکانی به مکان دیگر.

 

۴- استهلاک اسناد بر اثر مرور زمان و شرایط محیطی و جوی.

 

۵- احتمال از بین رفتن اسناد در حوادث غیرمترقبه از قبیل آتش سوزی، زلزله و….

 

۶- اختصاص فضای زیادی برای نگهداری لاشه فیزیکی مکاتبات و پرونده ها.

 

۷– طولانی شدن فرایند جستجوی نامه در خیل عظیم از بایگانی ها (وقت و نیروی انسانی).

 

۸- هزینه زیاد خرید کاغذ، انواع دستگاه تکثیر و نگهداری آنها .

 

۹- هزینه نیروی انسانی برای نگهداری و دسترسی به اسناد و مدارک موجود.

 

۱۰- امکان جعل و سوء استفاده از مکاتبات اداری و احتمال اندک کشف آنها (این امر موجب تحمیل هزینه زیادی به نظام اداری کشور شده است تا در مواردضروری با انجام اقدام های تکمیلی نسبت به اصالت نامه اطمینان حاصل شود).

 

۱۱- عدم امکان برنامه ریزی بر مبنای حجم و میزان فعالیت و مکاتبات هر بخش به علت عدم وجود آمار قابل اتکا.

 

۱۲- عدم امکان گزارش گیری از فعالیت های زیر مجموعه به صورت سیستمی و نیز عدم امکان کنترل صحت آمار و گزارش های واحد های مختلف در مورد انجام فعالیت ها.(علینقی پور حجت،صمدی اسماعیل ،۱۳۸۹،ص۷-۶).

 

[۱] .manigment information system

 

[۲] .information tecknology

 

[۳] .Heeks

 

[۴] .Turban

 

[۵] .Chekland & Holwell

 

[۶] .Burlingame