شهر شارلوت با ۵۳۹۰۰۰ نفر جمعیت در ایالت کارولینای شمالی ایالات متحده آمریکا واقع می باشد که بیست و پنجمین شهر بزرگ امریکا و دومین مرکز مالی در کشور می باشد(www.apr.com)

 

برای سالیان متمادی شورای شهر شارلوت به طرح ریزی اهداف در بازنگری سالیانه می پرداخت. بیشتر این اهداف کوتاه مدت بوده و به صورت استراتژیک طرح ریزی نشده بودند و ارتباطی با یکدیگر نداشتند.در بازنگری سالیانه در سال ۱۹۹۰ شورا با تغییر فرآیند طرح ریزی اهداف موافقت کرد.شورای شهر در جهت تخصیص منابع محدود خود به این حوزه ها و حرکت به سمت موفقیت موافقت کرد و در شناسایی موضوعات استراتژیک به شورای شهر کمک نمود.بعد از گذشت یک دهه شورای شهر همچنان از بازنگری سالیانه در جهت تعریف استراتژی و طرح ریزی اولویت ها استفاده می نماید. این بازنگری چارچوبی برای عملیات آینده و بودجه سرمایه گذاری ها بوجود می آورد، در نتیجه بودجه شهر اهداف و اولویت های تعیین شده در برنامه استراتژیک را پشتیبانی می کند. منابع مالی جدید یا پس انداز حاصل از رقابت بهبود بهره وری برای رسیدن به اهداف استراتژیک هدفمند شده اند.مقامات بلند پایه به نتایج علاقمند هستند و شورای شهر کارکنان را در جهت گسترش شاخص ها بر مبنای اهداف به تکاپو انداخته است. از دهه ۱۹۷۰ شهرداری شارلوت همواره عملکرد خود را مورد سنجش قرار داده است.سیستم ارزیابی متوازن را جدید و متفاوتی برای تفکر درباره ی سنجش عملکرد می باشد چرا که از شهر می خواهد تا رسالت و استراتژی خود را به شاخص ها و اهداف قابل سنجش تبدیل کند.

 

 

شورای شهر شارلوت رسالت شهرداری را به شرح زیر تبیین نموده است:

 

وظیفه ی ما ارائه ی خدمات عمومی می باشد. رسالت شهر شارلوت فراهم آوردن سیستم ارائه خدمات با کیفیت به عموم است که موجب ارتقا امنیت، سلامتی و کیفیت زندگی شهروندان می گردد.ما نیازهای جامعه را شناسایی می کنیم و در قبال آنها پاسخگو هستیم.ضمنا تاکید ما بر مشتریان بوسیله ی موارد زیر می باشد:

 

-ایجاد و حفظ مشارکت اثربخش

 

-جذب و بازآموزی مهارت کارکنان با انگیزه

 

-استفاده از برنامه ی استراتژیک کاری

 

-چشم انداز شهر شارلوت توسط شورای شهر بشرح زیر تبیین گردیده است:

 

شهر شارلوت بهترین الگویی است که شهروندان را در راس کار خود قرار می دهد. کارکنان با انگیزه و ماهر برای تامین کیفیت و خدمات شهری در تمامی حوزه های خدماتی شناخته می شوند.شهر شارلوت جایگاهی ویژه برای فعالیت های مهم اقتصادی خواهد بود که برای این شهر موقعیت برتری را در بازار رقابتی فراهم می آورد. شهرداری شارلوت با شهروندان و بنگاه ها در جهت رسیدن شهر به جامعه ای با امکانات زندگی، کلر و گذراندن اوقات فراغت همکاری می نماید.

 

شورای شهر شارلوت با برگزاری اجلاس چشم انداز استراتژیک، شروع به پیگیری گفتگوها در مضامین خاص شناسایی شده توسط این اجلاس نمود و نهایتا شورا پنج حوزه ی تمرکز را برای برنامه استراتژیک خود انتخاب نمود.از سال ۱۹۹۵ تاکنون شورای شهر اولویت های خود را بر اساس حوزه های تمرکز زیر ارائه می دهد:

 

• شهری در درون شهر(حفظ هویت و بهسازی بافت محلات قدیمی)

 

• امنیت اجتماعی

 

• توسعه ی اقتصادی

 

• سازماندهی مجدد شهرداری

 

• توسعه ی حمل و نقل(Schumacher, Walton, 2001: 3)

کمی پس از آنکه شهردار شهر شارلوت مضامین استراتژیک را تعیین کرد، با مفهوم ارزیابی متوازن آشنا شد و آن را به کارکنان در جهت سنجش پتانسیل شهر معرفی نمود.نظام ارزیابی متوازن به دلیل اینکه بر اساس تاکید بر استراتژی طراحی شده بود مورد توجه واقع شد.

 

شکل۱۰-۲: چارچوب عملکرد شهرداری شارلوت

 

ماخذ: Walton, Schumacher,2001:5

 

گروه ارزیابی متوازن شهر شارلوت اهدافی خلاصه و جامع را برای پنج حوزه ی تمرکز و چهار منظر مشتری، فرآیند داخلی، مالی و رشد و یادگیری معرفی کرده اند.

 

شکل ۱۱-۲: مدل ارزیابی متوازن شهر شارلوت

 

ماخذ: Walton, Schumacher,2001:5

 

در گروه ارزیابی متوازن اهداف از منظر مشتری در پنج حوزه تمرکز به شرح زیر تعریف گردیده است:

 

• امنیت اجتماعی با اهداف “کاهش جرم” و “افزایش درصد امنیت”

 

• حفظ و بهبود بافت شهر بوسیله ی هدف “تقویت مبانی شهروندی”

 

• توسعه ی اقتصادی با هدف “ترویج فرصت های اقتصادی”

 

• سازماندهی مجدد با هدف “افزایش کیفیت خدمات” و “حفظ نرخ مالیات رقابتی”

 

• حمل و نقل با هدف “ایجاد سیستم حمل و نقل راحت و امن”

شهرداری شارلوت بر اساس نظر کاپلان و نورتون در خصوص قرار دادن وجه مشتری در راس ارزیابی متوازن به جای وجه مالی استفاده کرد. در ارزیابی متوازن بخش عمومی، تمرکز بر اثربخشی و کارایی در برآورده ساختن نیازهای شهروندان بازتابی بهتر از رسیدن به اهداف مالی دارد.

 

اهداف گروه:

 

هریک از ۱۸ گروه هدف دارای مفهوم وسیعی است ولی می توان برای هر هدف یک عبارت را مشخص کرد. به عنوان نمونه می توان به موارد زیر اشاره کرد:

 

کاهش جرم

 

کاهش جرم در سراسر شهر بوسیله ی استفاده از سیاست های منطبق با جامعه و سایر استراتژی ها که گروه خاصی از جرایم و خلافکاران را به عنوان هدف قرار داده اند.

 

رشد پایه ی مالیات

 

افزایش درآمد مالیاتی بوسیله ی افزایش و توسعه ی کسب و کارهای جدید، حفظ کسب و کارهای موجود و حمایت بی وقفه از توسعه ی تجاری.

 

افزایش ظرفیت زیرساخت ها

 

بالابردن توانایی شهر در جهت حمایت از رشد بوسیله ی بهینه سازی ساختار موجود و افزایش توانایی زیر ساخت ها.

 

کاهش خلاء های مهارتی

 

افزایش آمادگی رهبری، ارائه ی خدمات به مشتری، حل مسائل، مهارت های تکنولوژی،به علاوه ی سایر مهارت های موردنیاز در جهت حمایت از الویت های شهر.

 

این ۱۸ هدف تعیین شده می تواند در هر واحد کاری شهر مدنظر قرار گیرد، به عنوان مثال خدمات شهری اولیه مانند خاموش کردن آتش، جمع آوری زباله و کنترل حیوانات بصورت مشخص و جداگانه در ارزیابی متوازن در نظر گرفته نمی شوند ولی انجام هرکدام از موارد یاد شده با جدیت سبب “افزایش خدمات ارائه شده” می گردد.

 

شهرداری شهر برای هریک از ۱۸ هدف یک شاخص خاص انتخاب نمود.کاپلان به انجام این کار اصرار ورزید چرا که این شاخص‌ها پیشرفت اهداف استراتژیک را در زمان کوتاهی نشان می دهند بعضی از این شاخص‌ها عبارتند از:

 

 

 

جدول ۵-۲ : پاره ای از شاخص های استفاده شده در شهرداری شارلوت

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

هدف	شاخص	هدف کمی
بالا بردن ارائه خدمات	نرخ ارائه خدمات که توسط گزارشات مردم طی یک پیمایش ۲ ساله عنوان شد	حداقل ۷۵% از مردم در پیمایش به ارائه خدمات نمره خوب یا عالی بدهند.
حمایت از موقعیت های اقتصادی	درصد مشاغل کلانشهر شارلوت واقع در کانتی Mecklenburg	حمایت مالی از ۴۶% مشاغل حوزه آماری کلانشهر شارلوت در کانتی Mecklenburg
تامین حمل و نقل در دسترس و ایمن	میانگین مسافر برای کلیه ی سیستم های حمل ونقل عمومی	افزایش مسافر به میزان ۶%
افزایش ظرفیت زیرساخت ها	درصدی از پروژه های سرمایه ای که سرمایه گذاری شده و در بردارنده بخش اعظم برنامه‌ها است.	سرمایه گذاری روی ۸۰% از سرمایه گذاری که باید انجام شود.

ماخذ: Walton, Schumacher,2001:3

 

 

 

اجرای سیستم ارزیابی متوازن با چهار واحد کاری داوطلب شروع شد،یکی از این واحدها اداره ی حمل و نقل شهر بود. در ادامه مدل ارزیابی متوازن حمل و نقل شارلوت آورده شده است:

 

جدول ۶-۲ : مدل ارزیابی متوازن اداره حمل و نقل شهر شارلوت

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

منظر(وجه)	هدف	شاخص
	حفظ سیستم حمل و نقل	-پاسخگویی به درخواست تعمیر: پاسخگویی عملی به درخواست تعمیر؛     -خیابانهای با کیفیت بالا: سرعت حرکت در خیابانها   -سرعت سفرهای شهری: متوسط سرعت سفرهای شهری در مناطق انتخابی و وسیله نقلیه انتخابی
مشتری	اجرای سیستم حمل و نقل	-اتوبوس های به موقع     -ایمنی: نرخ تصادفات شهری، تعداد مناطق پر تصادف
	توسعه سیستم حمل و نقل	-برنامه های معرفی شده: برنامه های معرفی شده و مشخصات این برنامه ها     -تحرک: در دسترس بودن وسیله نقلیه
	بهبود در کیفیت خدمات	-پاسخگویی به شهروندان: درصد شکایات و درخواست های رسیدگی شده در سطح اداره     -زمان نوسازی:متوسط زمان نوسازی جاده ها
	تقویت مبانی شهروندی	-برخورد با مسائل: تشخیص و پاسخگویی به مسائل ترافیکی شهروندان     -برنامه های شهروندگرا: برنامه های اجرا شده ناشی از راه حل های مردمی
	توسعه منابع تامین مالی غیر شهری	اهرم مالی: منابع تامین شده از منابع غیر شهری
مالی	به حداکثر رساندن منافع در قیاس با بهای تمام شده	-بهای تمام شده: مقایسه بهای تمام شده با سایر شهرداری ها و بخش خصوصی     -منابع مالی جدید: منابع تامین شده از منابعی که قبلا در دسترس نبوده
	ایجاد ظرفیت در زیر ساختها	-سرمایه گذاری: مبالغ سرمایه گذاری شده در پروژه های هدف     -نسبت ظرفیت: ظرفیت ایجاد شده در قیاس با برنامه های مصوب
فرآیند داخلی	حفظ شرکای تامین مالی/خدمات	هرم حاصل از شرکای تامین مالی: شرکای جدید مالی یا ارائه خدمات تعداد شرکا
	بهبود در بهره وری	-بهای تمام شده: بهای تمام شده هر واحد خدمت     -بهای تمام شده نگهداری خیابانها: بهای تمام شده به ازاء هر مایل   -تشخیص مساله: منبع و اقدام   -بهای تمام شده جابجایی مسافر: بهای تمام شده هر مسافر
	افزایش تماس های مثبت با جامعه	-ارتباط با مشتری: تعداد، نوع و تناوب     -پیمایش مشتری: نتایج پیمایش در مورد کیفیت خدمات
	ارتقاء سیستم های مکانیزه	-زیرساخت فناوری اطلاعات:تکمیل پایگاه اطلاعاتی     -دسترسی به اطلاعات: اطلاعات در دسترس در قیاس با نیازهای کاربران
یادگیری و رشد	ارتقاء فناوری عملیات	ابزارهای اطلاعاتی: ابزارهای استراتژیک در دسترس در قیاس با نیازهای کاربران
	کاهش شکاف مهارتها	-شناخت مهارتها: شناخت مهارتهای کالبدی در فعالیتهای استراتژیک     -انتقال مهارتها: شواهد مهارتی در مشاغل
	توانمندسازی کارکنان	-پیمایش فضای کاری: نتایج پیمایش     -همسویی اهداف کارکنان: همسویی آموزش ها و توسعه در راستای ماموریت

ماخذ: Walton, Schumacher,2001:8

 

 

 

جاری شدن سیستم ارزیابی متوازن

 

سیستم ارزیابی متوازن در سراسر سازمان شهرداری در سطح واحدهای کاری و سطح کارکنان موجود از بالا به پایین جاری شد. جاری شدن سیستم ارزیابی متوازن در واحدهای کاری و کارکنان و ارتباط دادن ارزیابی عملکرد واحدهای کاری با ارزیابی متوازن موجب می شود که واحدها تلاش کنند تا برنامه های کاری را با اهداف و استراتژی های تعیین شده تطبیق دهند و به این نکته پی ببرند که اهداف واحدها در ارتباط مستقیم با اهداف سازمان است.