گفتار اول: نحوه رسیدگی به افراز املاک در واحد ثبتی محل

    واحد ثبتی محل

در مورد صلاحیت واحد ثبتی در رسیدگی به تقاضای تقسیم اموال مشاعی می‌توان به افراز املاک مشاع اشاره نمود. براساس ماده ۱ قانون افراز و فروش املاک مشاع مصوب ۱۳۵۷، رسیدگی به درخواست افراز املاک مشاعی که جریان ثبتی آنها خاتمه یافته، اعم از این‌که در دفتر املاک ثبت شده یا نشده باشد، با واحد ثبتی محل وقوع ملک است. ‌ تا سال ۱۳۵۷ افراز املاک مشاع به طور کامل در دادگاه انجام می‌شد؛ اما با تصویب قانون افراز در سال ۱۳۵۷ این وضعیت تغییر کرد و رسیدگی به درخواست افـراز امـلاکی که جریان ثبتی آنها خاتمه یافته، در صلاحیت واحد ثبتی محل قرار گرفت. ‌ شرایط ملک قابل افراز در واحد‌های ثبتی برای شروع رسیدگی به افراز در واحد‌های ثبتی مقدماتی لازم است که رعایت آنها الزامی ‌است. از جمله این شرایط می‌توان به ‌پایان یافتن جریان ثبتی ملک مشاع، ‌فقدان سند مالکیت معارض، مستلزم اصلاح ملک نبودن عمل افراز و ‌عدم وجود شخص محجور یا مفقود الاثر یا غایب در بین شرکا ‌اشاره کرد(امامی؛۱۳۵۱؛۶۵).

یک- پایان یافتن جریان ثبتی ملک مشاع ‌ مطابق قانون افراز و فروش املاک مشاع مصوب ۱۳۵۷

افراز املاک مشاعی که جریان ثبتی آنها خاتمه یـافته، در صلاحیت واحد‌های ثبتی مربوطه است. هنگامی ‌جریان ثبتی یک ملک خاتمه یافته تلقی می‌شود که یا ملک دارای سند مالکیت بوده و در دفتر املاک به ثبت رسیده باشد، یا هر چند نسبت به آن سند مالکیت صادر نشده؛ اما درخواست مربوطه به ثبت رسیده، آگهی نوبتی و تحدیدی آن به طور صحیح منتشر و تحدید حدود قانونی صورت گرفته و در مهلت واخواهی نیز مورد اعتراض واقع نشده و ملک قابل ثبت در دفتر املاک باشد. ‌ممکن است این پرسش مطرح شود که اگر نسبت به قسمتی از محل ملک مشاع سند مالکیت صادر شده؛ اما قسمت باقی‌مانده فاقد سند مالکیت بوده و اساساً درخواست ثبت نسبت به آن صورت نگرفته باشد، آیا اداره ثبت محل مجاز به افراز چنین ملکی خواهد بود یا خیر؟ ‌در پاسخ باید گفت مراد مقنن از ختم جریان ثبتی در ماده ۱ قانون افراز و فروش املاک مشاع، جریان ثبتی کل ملک مشاع است؛ نه قسمتی از آن. اداره حقوقی دادگستری نیز در نظریه شماره ۵۳۸۹/۷ – ۲۳ دی ۱۳۵۹ همین نظر را ارائه نموده است. ‌ بحث دیگری که می‌توان مطرح کرد این است که چنانچه قسمتی از ملک مشاعی به ثبت رسیده و قسمت دیگر آن مجهول‌المالک باشد، کدام مرجع صالح به رسیدگی است؛ دادگاه محل وقوع ملک یا اداره ثبت؟ ‌ مستفاد از ماده ۵۸۹ قانون مدنی، مالک یا مالکان که میزان مالکیت و حدود مشخصه ملک مشاعی آنها طبق پرونده ثبتی و صورت‌مجلس تحدید حدود معلوم است، هر زمان که بخواهند می‌توانند اقدام به افراز بنمایند. از طرفی، با عنایت به هدف اصلی قانون‌گذار از وضع قانون افراز و فــروش امــلاک مـشــاعــی، افـراز املاک یکی از راه‌های رفع ضـرر از مالک مشاعی است و انتزاع و افراز مالکیت متقاضی نمی‌تواند به عذر نواقصی که مربوط به دیگران است؛ مانند مجهول المالک بودن قسمتی از ملک مورد افراز که رفع آن خارج از حیطه و اختیار متقاضی است، متوقف شده و به تعویق افتد. این موضوع را می‌توان از فراز قسمت اخیر ماده ۵۹۱ قانون مدنی استنباط نمود که رضایت مالکان را شرط افراز ندانسته است. این حالت مانند زمانی است که قسمتی از ملک ثبت شده و قسمت دیگر مجهول المالک باشد. بنابراین در قسمت ثبت شده اشکالی بر افراز متصور نخواهد بود. ‌اما درخصوص این‌که کدام مرجع صالح به رسیدگی است، باید گفت از آنجا که مطابق ماده ۱ قانون افراز، واحد ثبتی محل در صورتی صلاحیت افراز املاک مشاع را دارد که جریان ثبتی آنها خاتمه یافته باشد و نسبت به املاک مشاعی که جریان ثبتی آنها خاتمه نیافته، این واحد ثبتی صالح برای افراز نیست و این موضوع ناظر به خاتمه یافتن کل جریان پلاک ثبتی است؛ نه قسمتی از آن، بنابراین افراز ملکی که نسبت به مقداری از سهام مشاعی آن به لحاظ مجهول المالک بودن تقاضای ثبت نشده، از حدود صـلاحیت واحد ثبتی محل خارج و در صلاحیت دادگستری خواهد بود. نظریه شماره ۵۳۸۹/۷- ۲۳ دی ۱۳۵۹ نیز مؤید این معناست. در حال حاضر در رویه موجود وضع به همین منوال است؛ اما در عمل مشاهده می‌شود که افراز این‌گونه املاک در صلاحیت واحد ثبتی محل قرار داده شده است. ‌به طور مثال، شعبه پنجم دیوان‌عالی کشور در رأی مورخ۱۱ خرداد ۱۳۶۱ خود به شماره ۴۱۳ برخلاف نظریات گفته شده، افراز این‌گونه املاک را در صلاحیت واحد ثبتی محل قرار داده است. متن این رأی چنین است: ‌ <یکی از مالکان مشاعی پلاک‌های ۲۱۰۰ و ۲۱۰۲ بخش ۹ تهران از شعبه چهارم دادگاه عمومی ‌تهران افراز سهم مشاعی خود را درخواست می کند. شعبه مذکور طبق رأی شماره ۴۳۳/۱۰ مورخ۲۴ شهریور ۱۳۶۰ با توجه به قانون افراز و فروش املاک مشاع مصوب آبان‌ماه ۱۳۵۷ و آیین‌نامه مذکور، قرار عدم صلاحیت ذاتی دادگاه بر صلاحیت اداره ثبت صادر می‌کند و پرونده حسب ماده ۱۶ قانون اصلاح پاره‌ای از قوانین دادگستری به دیوان عالی کشور ارسال می‌شود که منجر به صدور دادنامه شماره ۵۵۳/۵ مورخ ۲۵ آبان ۱۳۶۰ شعبه پنجم دیوان‌ عالی کشور مبنی بر تأیید قرار صادر شده از شعبه چهارم دادگـاه عـمـومـی ‌بـه شـکل زیر مـــــــی‌شـــــــود:قـــــــرار عــــــدم صلاحیت ذاتی دادگاه عـمـومـی‌ تهران که به استناد ماده ۱ قانون افراز و فروش املاک مشاع صادر شده خالی از اشکال است و رسیدگی به واحد ثبتی تهران ارجاع می‌شود. ‌ثبت جنوب با وصول درخواست افراز سهم خواهان و دادنامه‌‌های مذکور به عذر این‌که ۲ سهم مشاع از مـلـک مـورد تـقـاضـا مـجهول المالک بوده، از انجام درخواست افراز خودداری و با توجه به مدارک موجود طی شماره ۱۱۶۶ مورخ ۲۷ اردیبهشت ۱۳۶۱ از دیوان‌عالی کشور کسب تکلیف و نظر خواهی می کند که سرانجام رأی مورخ۱۱ خرداد ۱۳۶۱ از شعبه پنجم به قرار زیر صادر می‌شود: ‌ نظر به این‌که بانو… که نسبت به سهم مشاعی خود از پلاک‌های مورد بحث سند مالکیت دارد، درخواست افراز سهم خود را از سایر سهام نموده است، مجهول الـمـالک بودن ۲ سهم مشاع از ۱۶ سهم شش‌دانگ پلاک‌های یاد شده مانع از این‌که واحد ثبتی مربوط با رعایت تمامی قوانین و مقررات اقدام به افراز سهم مشارالیها از سایر سهام کند و بقیه سهام را به حال اشاعه باقی بگذارد، نیست و بنابراین در تعقیب رأی شماره ۵۵۳/۵ مورخ ۲۵ آبان ۱۳۶۰ این شعبه، پرونده برای اقدام بـه شـرح فـوق بـه نـاحـیه ثبت جنوب تهران ارسال می‌شود.

• نحوه افراز املاک در دفاتر ثبتی

متقاضی یا متقاضیان باید تقاضای خود مبنی بر افراز را ضمن تعیین مشخصات کامل و آدرس سایر مالکین مشاعی ملک به ثبت محل وقوع ملک تسلیم دارند.

مسئول اداره دستور ثبت تقاضا را در دفتر اندیکاتور صادر و آنرا جهت ضمیمه شدن به پرونده و رسیدگی به ترتیب به بایگانی و یکی از نمایندگان ثبت ارجاع می­نماید. تقاضای متقاضی پس از ثبت در دفتر اندیکاتور به بایگانی ارسال و متصدی بایگانی پرونده مربوطه را از ردیف خود خارج و همراه با تقاضا نزد نماینده تعیین شده ارسال می­دارد . نماینده ثبت پرونده و وضعیت ثبتی آن بررسی و مراتب طی گزارشی مبنی بر چگونگی جریان ثبتی پرونده و اینکه آیا نسبت به آن سند مالکیت صادر شده یا خیر ضمن اظهارنظر صریح در خصوص امکان یا عدم امکان افراز به اطلاع مسئول اداره می­رساند. مسئول اداره پس از ملاحظه گزارش نماینده و بررسی پرونده تصمیم لازم مبنی بر قبول یا رد درخواست افراز را اتخاذ و در صورت قبول درخواست افراز روز معاینه محل را نیز تعیین و به متقاضی اعلام و پرونده را جهت تهیه اخطار لازم و دعوت از مالکین و شرکاء ملک به نقشه بردار ارجاع می­نماید.در صورتیکه تصمیم مسئول اداره مبنی بر رد درخواست افراز اتخاذ شود مراتب بایستی به متقاضی یا متقاضیان و کلیه شرکاء ابلاغ گردد. نقشه بردار روز معاینه محل را طی اخطاری به کلیه مالکین مشاعی ابلاغ و از آنها دعوت می­نماید که در روز و ساعت تعیین شده در محل وقوع ملک حضور یابند و تأکید می­نماید که عدم حضور سایر مالکین مانع از انجام عمیات افراز نخواهد بود . اخطارهای تهیه شده پس از امضاء مسئول اداره و درج شماره بر آنها به وسیله متصدی دفتر اندیکاتور جهت ابلاغ به متقاضی و سایر مالکین مشاعی به مأمور ابلاغ تسلیم می­گردد که اخطارها را به موقع به مالکین مشاعی ابلاغ و ضمن گواهی به ثبت محل تحویل یا ارسال می­دارند و مسئول اداره پس از ملاحظه آنها و حصول اطمینان از صحت ابلاغ دستور ضبط آنها در پرونده تا روز معاینه محل صادر می­نماید.در روز معاینه محل نقشه­بردار مربوطه به اتفاق متقاضی جهت انجام عملیات افراز به محل وقوع ملک عزیمت می­نمایند.

چنانچه محل وقوع ملک خارج از شعاع ۳۰ کیلومتر باشد پس از حضور در محل و معرفی ملک به وسیله متقاضی، نماینده حدود آن را با مجاورین و مندرجات پرونده ثبتی تطبیق و نقشه بردار نقشه قطعات مورد افراز را با توجه به میزان مالکیت و تصرفات و رعایت حقوق مالکین برداشت و ترسیم نموده و قطعات مفروز را به نرخ منطقه­ای ارزیابی سپس مراتب را طی گزارشی همراه با نقشه به مسئول اداره گزارش می­نماید. نقشه ی مورد نظر باید به تصویب و تأیید سازمان مسکن و شهرسازی استان برسد . در صورتیکه محل وقوع ملک داخل در محدوده خدمات شهری باشد ، نقشه افراز حسب دستورالعمل اداره عنداللزوم جهت تأیید و اظهار نظر با شهرداری و در صورتیکه زمین و مستغلات کاربریش زراعی باشد، کشاورزی باشد، ‌یا باغ باشد؛ تشخیص اجازه ی افراز با سازمان جهاد کشاورزی است. (اگر زمین کاربریش کشاورزی یا باغ بود،‌اگر داخل محدوده ی شهر باشد،‌شهرداری میتواند اظهار نظر کند،‌اما اگر خارج از محدوده یا حریم شهر باشد، اظهار نظر در مورد افراز در صلاحیت سازمان جهاد کشاورزی است.) پرونده تا برگشت نقشه از شهرداری یا مراجع دیگر جهت ضبط به بایگانی ارسال می­شود.

بعد از برگشت نقشه از مراجع یاد شده نماینده با توجه به نقشه ترسیمی و به نحوی که در تفکیک معمول است، صورتجلسه افراز تنظیم و هر یک از قطعات افراز شده را در سهم مالک مربوط قرار داده و پس از امضاء خود و نقشه بردار در صورت امکان به امضاء متقاضی رسانیده و جهت اتخاذ تصمیم نزد مسئول اداره ارسال می­دارد . در صورت جلسه افراز بایستی ابتدا حدود کل ملک و سپس حدود قطعات افراز شده به ترتیب و با تعیین شماره و با ذکر طول ابعاد و مساحت نوشته شده و هر قطعه در سهم فرد مورد نظر قرار داده شود . آنگاه مسئول اداره ضمن بررسی کامل و تطبیق حدود و مشخصات قطعات مفروز مندرج در صورتجلسه و نقشه افراز و سایر مکاتبات انجام شده در صورتیکه اقدامات معموله را کافی تشخیص دهد ، تصمیم خود مبنی بر افراز ملک را به نحوی که انجام شده ذیل صورتجلسه مرقوم می­دارد.

سپس تصمیم اداره همراه با یک نسخه فتوکپی از نقشه و صورتجلسه افراز طی اخطاری به کلیه مالکین مشاعی ابلاغ می­شود تا چنانچه به تصمیم مذکور و نحوه افراز اعتراضی دارند،  مراتب را ظرف ده روز از تاریخ رویت اخطار کتباً به دادگاه صالحه محل وقوع ملک تسلیم دارند.اخطار مذکور پس از امضاء مسئول اداره و درج شماره بر آن به وسیله متصدی دفتر اندیکاتور جهت ابلاغ به مالکین مشاعی به مأمور ابلاغ تسلیم و ارسال پرونده تا برگشت اخطارهای ابلاغ شده جهت ضبط به بایگانی اعاده می­شود.

پس از بازگشت اخطارها و انقضاء زمان اعتراض متقاضی یا متقاضیان می­توانند با ارائه گواهی لازم از مراجع قضایی صالحه مبنی بر عدم تقدیم اعتراض در مهلت مقرر تقاضای صدور سند مالکیت سهمی خود به طور مفروز را از اداره ثبت بنمایند. مسئول اداره دستور ثبت تقاضا در دفتر اندیکاتور را صادر و آن را جهت ضمیمه شدن به پرونده و اقدام به ترتیب به بایگانی و یکی از نمایندگان ثبت ارجاع می­نماید.

بایگانی پرونده مربوطه را ضمیمه تقاضا نموده و جهت اقدام نزد نماینده ثبت ارسال می­دارد.سپس نماینده با توجه به صورتجلسه افراز پیش­نویس سند مالکیت قطعه یا قطعات مفروز مورد نظر را تهیه و پرونده را جهت گواهی عدم بازداشت به دفتر بازداشتی می­فرستد متصدی دفتر بازداشتی پس از گواهی عدم بازداشت آنرا اعاده و سپس پرونده جهت وصول هزینه افراز وسایر حقوق دولتی متعلقه نسبت به سهم متقاضی یا متقاضیان و بهاء دفترچه سند مالکیت به حسابداری فرستاده می­شود.متصدی حسابداری فیش لازم را صادر و جهت پرداخت به متقاضی تسلیم می­دارد . متقاضی پس از واریز وجوه سند قبض را تحویل حسابداری داده و حسابداری نیز گواهی وصول حقوق دولتی و هزینه افراز را جهت اقدامات بعدی به دفتر املاک ارسال می­دارد.متصدی دفتر املاک سند اولیه را ابطال و سند جدید تحریر و مراتب ابطال اسناد مالکیت مشاعی را طی بخشنامه­ای به دفاتر اسناد رسمی تابعه ابلاغ می­نماید.پرونده جهت تنظیم سند به متقاضی به بایگانی فرستاده می­شود . در بایگانی ابتدا سند نخ­کشی و پلمپ و سپس در دفتر اسناد ثبت آنگاه پس از احراز هویت متقاضی یا متقاضیان در قبال اخذ رسید به آنان تسلیم و پرونده در ردیف خود ضبط می­شود.

در صورتیکه متقاضی نتواند آدرس محل سکونت سایر شرکاء را تعیین و اعلام نماید ابلاغ هر گونه اخطار به آنها از طریق درج در روزنامه انجام­پذیر خواهد بود.