سابقه ی ارزیابی عملکرد و شکل اولیه و ابتدایی آن به گذشته های بسیار دور باز می گردد. در واقع از همان زمانی که انسان زندگی گروهی را آغاز کرد و پدیده ی تقسیم کار را در شکل ابتدایی تجربه نمود، به نوعی موضوع ارزیابی را در نظر داشت، اما استفاده از نظام های ارزیابی به صورت رسمی به قرن ۱۹ باز می گردد. می توان بیان داشت که ارزیابی عملکرد همراه با سیر توسعه ی اندیشه های مدیریت ، در قالب مکاتب مدیریت ، توسعه پیدا کرده است.(فروتن، ۸:۱۳۹۰)

در کشور ما برای نخستین بار در سال ۱۳۴۹ به طور رسمی و در سطح ملی مقرر شد سازمانهای دولتی از نظر مدیریت و نحوه ی اداره ی امور مورد ارزیابی قرار گیرند. به این منظور، مرکز ارزشیابی سازمان های دولتی در محل نخست وزیری تشکیل شد، اما سوابق، نشان دهنده ی آن است که پس از گذشت بیش از سی سال هنوز نظام مشخصی برای ارزیابی در سطح ملی طراحی و تدوین نشده است.(همان:۸)

بررسی رویکردهای گوناگون نسبت به ارزیابی مکرر بیانگر آن است که نظام ارزیابی باید متناسب با رشد و توسعه ی سازمان ها بوده و پاسخگوی ابعاد متنوع و متعدد آنها باشد. توسعه ی تکنولوژی، نقش عوامل حیاتی موفقیت، ساختار سازمان، کیفیت خدمات، جایگاه سازمان و خدمات ارائه شده توسط آن در نزد مشتری ، بازار و…. از جمله ی مهمترین عواملی هستند که باید در ارزیابی عملکرد مورد توجه قرار گیرند.

صاحب نظران مدیریت بر این باورند که سیستم های ارزیابی عملکرد باید به طور ادواری مورد بازنگری قرار گیرند که این امر می تواند ناشی از تغییر ارزش های محوری هدایت کننده ی سیستم های ارزیابی عملکرد باشد.

۱-۱-۲-تعریف ارزیابی عملکرد

در ارتباط با ارزیابی عملکرد تعاریف متعددی وجود دارد که در اینجا به تعدادی از این تعاریف اشاره می شود:

• ارزیابی عملکرد عبارت است از ارزیابی عملکرد کنونی یا گذشته فرد با توجه به معیارهای مشخص شده برای او. (دیوید، ۲۰۰:۱۳۸۳)

• ارزیابی عملکرد عبارت است از فرآیند کمی کردن کارایی و اثربخشی عملیات. (Neely,1995)

• فرآیند سنجش و اندازه گیری عملکرد در دستگاه های اجرایی در چارچوب اصولی و مفاهیم علمی مدیریت برای تحقق اهداف و وظایف سازمانی و در قالب برنامه های اجرایی.(Agostino,2011)

• ارزیابی عملکرد عبارت است از اندازه گیری عملکرد از طریق مقایسه ی وضع موجود با وضع مطلوب بر اساس شاخص های از پیش تعیین شده که خود واجد ویژگی های معین باشند.(رحیمی، ۴۹:۱۳۸۵)

• ارزیابی عملکرد در بعد سازمانی معمولا مترادف اثربخشی فعالیت ها است. منظور از اثربخشی میزان دستیابی به اهداف و برنامه ها با ویژگی کارا بودن فعالیت ها و عملیات است. بطور کلی نظام ارزیابی عملکرد فرآیند سنجش و اندازه گیری و مقایسه ی میزان و نحوه ی دستیابی به وضعیت مطلوب با معیارها و نگرش معین در دامنه و حوزه تحت پوشش معین با شاخص های معین و در دوره ی زمانی معین با هدف بازنگری، اصلاح و بهبود مستمر آن می باشد. (رحیمی، ۴۹:۱۳۸۵)

• ارزیابی عملکرد در دستگاه های اجرایی به معنای ارزیابی و سنجش کارایی، اقتصادی بودن و اثربخشی کلیه روش ها و تصمیم های مورد استفاده مدیریت مربوطه در مراحل اجرای وظایف است. مؤلفه های ارزیابی باید براساس اهداف، مقاصد، برنامه ها، شرح وظایف و فعالیت های هر دستگاه طرح ریزی شود. (طبرسا، ۱۳۷۸: ۳).

۲-۱-۲- فلسفه ی امروزین ارزیابی عملکرد

در گذشته مدیران ارزیابی عملکرد را فقط به منظور کنترل کار کارکنان انجام می دادند، در حالیکه امروزه جنبه راهنمایی و ارشادی این عمل اهمیت بیشتری یافته  است. نسل گذشته در برنامه های ارزیابی عملکرد بر روی ویژگی های کارکنان، کاستی ها و توانایی های آنان تاکید می کردند اما فلسفه ی امروز ارزیابی عملکرد، بر عملکرد کنونی و هدف های آینده ی کارکنان پافشاری می کند. فلسفه ای امروزی ارزیابی ، مشارکت کارکنان را در تعیین هدف ها به صورت متقابل و به یاری مدیر بیان می کند. بنابر این فلسفه ی امروزین ارزیابی عملکرد آنگونه که دیویس و نیواستروم(۱۹۸۵) تاکید می کند عبارت است از این که:

-جهت گیری آن بسوی عملکرد است.

-بر روی هدف ها پافشاری می کند.

-هدف گذاری با رایزنی متقابل مدیر و کارکنان صورت می گیرد.(عباس پور، ۱۳۸۲).

۳-۱-۲- چرا بایستی عملکرد را بسنجیم؟

هدف نهایی سیستم سنجش عملکرد بهبود عملکرد سازمانی است. تحقیق انجام شده توسط لینگل و شیمان نشان می دهد شرکت هایی که با بهره گرفتن از رویکردهای سنجش عملکرد  مدیریت می شوند.عملکردشان از سه جنبه مهم بهتر از عملکرد شرکت های دیگر است، آنها رهبران صنعت خود هستند، نتایج مالی بالاتری دارند و توانایی بالاتری در مدیریت تغییر دارند. (بورنه و بورنه، ۱۳۸۶)

یک سیستم سنجش عملکرد خوب از پنج راه می تواند به موفقیت سازمان کمک کند. این پنج راه عبارتند از:

• تعیین موقعیت فعلی سازمان

• انتقال جهت گیری و مقصد سازمان به سایرین

• تحریک و برانگیختن اقدامات مهمترین حوزه های کلیدی سازمان

• تسهیل یادگیری

• تاثیرگذاری بر رفتار کارکنان

و به قول آنن اگر نتوانید ارزیابی کنید نمی توانید مدیریت کنید .

۴-۱-۲- عوامل مؤثر بر عملکرد سازمان

براساس نظریه سیستم های باز، سازمان ها برای تأمین انرژی منابع مورد نیاز خود (برای ارائه کالا یا خدمات) با محیط در تعامل هستند. آن ها مواد اولیه، نیروی انسانی، منابع مادی و اطلاعات را از محیط گرفته و کالاها، خدمات تولیدی و یا اطلاعات پردازش شده را به محیط بر می گردانند. لذا عوامل محیطی بر عملکرد سازمان مؤثر می باشد (ایرانژاد پاریزی ۱۳۸۲: ۲۴۷)

عوامل محیطی مؤثر بر  عملکرد سازمان شامل؛ وضعیت اقتصادی، عوامل فنی و تکنولوژی، وضعیت قوانین و مسایل سیاسی و شرایط فرهنگی و اجتماعی می باشد. البته، میزان تأثیرات این عوامل متفاوت است. لیکن، عوامل زیر تأثیر بیشتری را بر عملکرد سازمان دارند. مانند تأمین کنندگان مواد و سایر نیازمندی های سازمان، مشتریان و کارکنان، ارباب رجوع، نهادهای ناظر بر عملکرد سازمان و … (همان: ۴۴۹)

۵-۱-۲-اهداف ارزیابی عملکرد سازمان

مهمترین اهداف ارزیابی عملکرد سازمان به شرح زیر است:

الف) شناخت نقاط ضعف و قوت سازمان به منظور ارتقاء بهره وری؛

ب) کمک به مدیران در جهت بهبود مدیریت با بکارگیری اصول علمی مدیریت؛

پ) کمک به انتخاب اهداف صحیح، استراتژی های مناسب و تدوین قوانین و مقررات و روش ها،

ت) استفاده بهینه از منابع انسانی و امکانات در جهت اجرای برنامه های مصوب؛

ث) بالا بردن سطح اعتماد عمومی نسبت به عملکرد سازمان؛

ج) ارتقاء میزان پاسخگویی سازمان در مقابل مشتریان (شهروندان) (مرکز مطالعات مدیریت و بهره وری ایران، ۱۳۸۰: ۱۰۹)

۶-۱-۲- اهداف سیستم های ارزیابی عملکرد در شهرداری ها

اهداف استفاده از سیستم های ارزیابی عملکرد را می توان سه گروه طبقه بندی کرد:

الف) ایجاد پاسخگویی؛

این به معنی پاسخگویی عمومی بین دولت و شهروندان یا پاسخگویی داخلی بین رؤسای ادارات و اعضا شورا است؛

ب) بهبود عملکرد؛

این به معنی بهبود سیاست ها، برنامه ها، طرح ها و فرآیندهای استفاده شده در تأمین خدمات، کیفیت، کمیت و هزینه خدمات است؛

پ) کمک به تعیین هزینه ها؛

این هدف به معنی روش بودجه بندی نتیجه گرا است. این سیستم منابع را به نتایج خاص و قابل سنجش که منطبق با اولویت هاست؛ تخصیص می دهد. (Bracegirdle, 2003: 7)

منافع حاصل از ارزیابی برای شهرداری ها

مزایای ارزیابی عملکرد برای شهرداری ها را می توان در سه طبقه بندی کرد:

* مدیریت نتیجه گرای قوی تر؛

* بهبود خدمات به مشتری؛

* بهبود ارتباطات بین کارکنان و مدیران شهرداری و شهروندان، شهرداری و شورای شهر.( همان: ۹)

۷-۱-۲-فرآیند ارزیابی عملکرد

فرآیند ارزیابی عملکرد سازمان به شرح زیر است:

الف) تدوین و یا بررسی رسالت ها، مأموریت ها، اهداف کلان و استراتژی ها،

ب) تدوین و تنظیم شاخص های ارزیابی عملکرد؛

ت) ابلاغ و اعلان انتظارات و شاخص های ارزیابی به ارزیابی شونده؛

ث) اندازه گیری عملکرد واقعی؛

ج) مقایسه عملکرد واقعی با اهداف کمی تعیین شده برای هر شاخص؛

چ) اعلام نتایج و نحوه نیل به آن ها به ارزیابی شونده؛

ح) اقدام به منظور بکارگیری عملیات اصلاحی جهت بهبود مستمر عملکرد ارزیابی شونده از طریق مکانیسم بازخود. (مرکز مطالعات مدیریت و بهره وری ایران،۱۳۸۰ : ۱۱۲)