همان‌طور که پیش از این گفته شد، تعارض می‌تواند حاصل هر گونه عدم توافق در درون و بین افراد گروه‌ها و سازمان‌ها باشد، بنابراین علل به وجود آورنده تعارض دامنه‌ای وسیع دارد که در سطوح مختلف فردی و سازمانی مطرح می‌باشد. در این بخش به مهم‌ترین علل بوجود آورنده تعارض که شامل تفاوت در اهداف، محدودیت منابع، وابستگی وظایف، قواعد مبهم، تغییر اجتماعی و سازمانی، ابهام در حیطه مسئولیت‌ها می‌باشد، اشاره شده است:

1. تفاوت در اهداف

یکی از منابع تعارض، ناسازگار بودن اهداف می‌باشد. ناسازگاری اهداف هنگامی اتفاق می‌افتد که اهداف شخصی یا اهداف کاری یک فرد یا یک بخش با اهداف فرد یا بخش دیگر در تضاد است. نکته حایز اهمیت این است که افرادی که اهداف واگرا دارند به احتمال زیاد تعارض بیشتری را تجربه می‌کنند.

همچنان‌که واحدهای فرعی سازمان تخصصی می‌شوند، غالباً اهداف نامشابهی را تدوین می‌کنند. مثلاً هدف یک واحد تولید ممکن است کاهش هزینه‌های تولید و به حداقل رساندن محصولات ناقص باشد، در حالی‌که هدف واحد تحقیق و توسعه ارائه ایده‌های نو برای تولید محصولات جدید است. تفاوت در اهداف می‌تواند به انتظارات مختلف در بین اعضای هر واحد منجر شود؛ مهندسان تولید ممکن است انتظار نظارت نزدیک داشته باشند در حالی‌که محققین ممکن است انتظار مشارکت در تصمیم گیری‌ها را داشته باشند. به علت همین تفاوت در اهداف، هنگامی که این دو گروه با هم تعامل برقرار می‌کنند بین آن‌ها تعارض به وجود می‌آید (کریتنر،ترجمه فرهنگی و صفرزاده ،۱۳۸۴،ص ۴۳۰).

2. محدودیت منابع

کمبود منابع موجب پدید آمدن تعارض می‌گردد. از آن‌جا که پول، فضا،امکانات، مواد، نیروی کار و غیره کمیابند، این محدودیت افراد را تحریک می‌کند تا با افرادی که برای تحقق اهدافشان به این منابع نیاز دارند، رقابت کنند. نتیجه، این خواهد شد که اهداف هر گروهی مانع تحقق اهداف گروه دیگر می‌شود و این امر خود سبب بروز تعارض بین گروه‌ها خواهد شد. (کریتنر،ترجمه فرهنگی و صفرزاده، ۱۳۸۴،ص ۴۳۲).

3. وابستگی وظایف

زمانی رخ می‌دهد که دو یا چند گروه سازمانی برای انجام دادن وظایف خود به همدیگر وابسته باشند. ظرفیت بالقوه تعارض در چنین موقعیت‌هایی بالاست. سه نوع از وابستگی میان گروه‌ها  شناخته شده است:

الف) وابستگی گسسته: در این نوع وابستگی، گروه‌ها تعاملی با همدیگر ندارند. به دلیل این‌که هر گروه به طور جداگانه وظایف خود را انجام می‌دهد، اما کار همه گروه‌ها موفقیت سازمان را موجب می‌شود. تعارض در این نوع وابستگی نسبتاً پایین است و مدیریت می‌تواند با تکیه بر قوانین و رویه‌های استاندارد‌،هماهنگی را بهبود بخشد.

ب) وابستگی متوالی: در این نوع وابستگی ستاده یک فرد یا واحد، داده فرد یا واحد دیگر است. این نوع وابستگی، نیازمند این است که یک گروه وظیفه‌اش را به اتمام برساند و سپس گروه دیگر‌، شروع به انجام وظایف کند. در این حالت احتمال بروز تعارض زیاد و ایجاد هماهنگی بین گروه‌ها مستلزم برنامه ریزی اثربخش توسط مدیریت است.

ج) وابستگی متقابل: در این حالت، کارکنان به شدت به همدیگر وابسته‌اند و احتمال این‌که در کار و اهداف شخصی یکدیگر دخالت کنند زیاد است (رابینز،ترجمه پارسائیان و اعرابی، ۱۳۷۷،ص ۸۲۴).

4. قواعد مبهم

ابهام در قواعد، استانداردها و خط مشی‌ها باعث بروز تعارض می‌شود. هر قدر موارد عدم اطمینان بیشتر شود، تعارض در افراد افزایش می‌یابد. ابهام باعث ترویج تاکتیک‌های سیاسی شده و در بعضی موارد، افراد را  به نبردی وارد می‌کند که در آن همه طرف‌های درگیر خواستار اجرای تصمیمات خود هستند و همین امر زمینه ساز پیدایش تعارض می‌گردد (کریتنر،ترجمه فرهنگی  و صفرزاده، ۱۳۸۴،ص ۴۳۳).

1. مشکل ارتباطی

تعارض غالباً به واسطه فقدان فرصت، توانایی یا انگیزه برای برقراری ارتباط اثربخش اتفاق می‌افتد. اول به هنگامی که دو گروه فاقد فرصت برای برقراری ارتباط هستند، تمایل دارند از کلیشه‌ها برای توضیح رفتارهای گذشته و پیش بینی اعمال آینده استفاده کنند. در این حالت احتمال بروز تعارض افزایش می‌یابد. در مورد دوم گفته می‌شود بعضی افراد فاقد مهارت‌های لازم برای برقراری ارتباط می‌باشند، هنگامی که یک گروه به روشی متکبرانه ارتباط برقرار می‌کند، این رفتار به این معنی است که یک طرف به جای همکاری، تمایل به رقابت دارد؛ بدین ترتیب تعارض پدید می‌آید. در توضیح مورد سوم، یعنی هنگامی که انگیزه برقراری ارتباط کم است می‌توان گفت وجود تعارض اجتماعی – عاطفی در یک ارتباط موجب کاهش انگیزه برای تعامل می‌شود. متاسفانه، ارتباطات کم، تعامل را افزایش می‌دهد. چون در این حالت فرصت کمی برای همدلی با موقعیت طرف مقابل وجود دارد و طرف مقابل نیز به احتمال زیاد بر کلیشه‌های تحریف شده از گروه دیگر تکیه می‌کنند.

همچنین اگر در انتقال مفاهیم و یا به طور کلی در ارتباط ابهاماتی وجود داشته باشد افراد بر اثر عدم ادراک درست و سوء تفاهم دچار سرگشتگی و تعارض می‌شوند. اگر مدیری خواسته باشد تغییری در سازمان به وجود آورد ولی به علت ضعف ارتباطی نتواند آن‌گونه که شایسته است به کارمندان درباره عدم تأثیر منفی تغییر در شغل و سرنوشت آن‌ها اطمینان لازم را بدهد در افراد تعارض پیدا می‌شود. از موانع و ابهام‌های ارتباطی می‌توان به انتخاب مجرای ارتباطی نامناسب، عدم انتخاب رسانه مناسب، عدم تسلط یا مهارت فرستنده، ضعف بیان و فقدان بازخورد لازم در مورد درک پیام و غیره اشاره کرد (میرکمالی، ۱۳۷۱، ص ۵۷).

2. تغییر اجتماعی و سازمانی

میل به ثبات از ویژگی‌های ارگانیسم است.علاقه به ثبات یعنی این‌که هر موجود زنده‌ای میل دارد شرایطی را که با آن خو گرفته است حفظ کند. انسان در مقابل هر تغییری که بخواهد عادت، ادراک و نگرش‌های او را برهم بزند مقاومت می‌کند. همه تغییرات الزاماً در شرایط قابل اطمینان اعمال نمی‌شود. هر قدر موارد عدم اطمینان بیشتر باشد زمینه تعارض در افراد افزایش می‌یابد (مشبکی، ۱۳۷۷،ص ۳۲۴).

3. ابهام در حیطه­ی مسئولیت­ها

اگر تعریف روشنی از شغل نشده باشد و شاغل نسبت یه طبیعت شغل به آگاهی و اطمینان نرسیده باشد دچار تعارض می‌شود. نبودن شرح دقیق وظایف و صدور دستورات مبهم و ناکافی از سوی مدیران منجر به ابهام شغل می‌شود و در نتیجه تداخل مسئولیت‌ها به وجود می‌آید (مشبکی، ۱۳۷۷، ص۳۲۵).