نمودارزیررابطه بین چرخه مدیریت عملکرد را با دیگر ابعاد مدیریت، مدیریت منابع انسانی منابع انسانی را نشان می دهد.نمودار مبین این امر است که پس از انتخاب و استخدام مناسب و شایسته محور( که باید پیدا دهدکه بین فرد و شغل مناسب لازم و کافی وجود دارد)مدیریت عملکرد می تواند از طریق ارزیابی رفتارها و عملکردها، پاداش دادن به رفتارها و عملکرد مطلوب و آموزش های لازم اثر گذاری زیادی بر عملکرد کارکنان داشته باشد.مدیریت عملکرد کارکنان از اصلی ترین فرآیندهای مدیریت منابع انسانی است.که با سایر فرآیندهای این حوزه بویژه آموزش، پاداش، ارتقاء، انتصاب و استعداد یابی مرتبط و بر آنها موثر است.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

           شکل۱-۲-۲ رابطه بین چرخه مدیریت عملکردبا مدیریت منابع انسانی

 

 

انتخاب

 

 

مدیریت عملکرد

 

 

پاداش

 

 

آموزش     و   توسعه

 

 

عملکرد

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

این نمودار نشان دهنده ارتباطی است که از یک سو بین فرآیندها (چرخه) مدیریت عملکرد با دو فرآیندمهم دیگر(استخدام و آموزش)و از سوی دیگر بین هر سه فرآیندبا استراتژی سازمان وجود دارد.

 

شکل۲-۲-۲ رابطه مدیریت عملکرد با (استخدام  و آموزش)واز سوی دیگر بین هرسه فرآیند با استراتژی سازمان

 

 

آموزش و توسعه

 

 

مدیریت عملکرد

 

 

استراتژی سازمان

 

 

کارمند

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

۴-۲-۲ نقش مدیریت عملکرد در موقعیت استراتژیک سازمان

 

اهمیت موضوع مدیریت عملکرد کارکنان و نقش آن در موقعیت استراتژیک سازمان ها به اندازه ای است که بسیاری از شرکت ها و سازمان های موفق ایران وجهان، قابلیت و مهارتی به نام مدیریت عملکرد کارکنان را در خدمت قابلیت های مدیریتی خود گنجانده اند و از همه مدیران و سرپرستان خود انتظار دارندکه عملکرد و (رفتار)کارکنان را با شایستگی و اثربخشی مطلوب مدیریت کنند.

 

به عنوان نمونه می توان از سازمان ملل متحدنام برد که مدیریت عملکردرا یکی از ۶ قابلیت و شایستگی همه مدیران و سرپرستان خود معرفی کرده و طی آن مدیرانش انتظار دارد که:

 

• نقش کارکنان و انتظاراتی که از کارکنان دارد را روشن کند.

 

• کار و مسولیت را به کاردان (مناسب ترین فرد ممکن)ارجاع دهد.

 

• در نقش یک مربی از عملکرد ورفتار مطلوب کارکنان حمایت و آنها را هدایت نمایند.

 

• برعملکرد کارکنان نظارت کنندو به دیگران بازخوردهای سازنده و مفید بدهند.

 

• از ریسک پذیری،ابتکار عمل خلاقیت کارکنان در مسیر تحقق عملکردهای مطلوب حمایت کنند.

 

• عملکرد کارکنان را منصفانه ارزیابی کنند.

 

• از رشد و توسعه مهارتها و قابلیت های کارکنان در جهت بهبود مستمر عملکردها و رفتارها حمایت فعال و مشتاقانه داشته باشند.(ابوالعایی،۱۳۸۹).

 

 

 

 

 

 

۵-۲-۲ عوامل موثر بر عملکرد کارکنان

 

۱-۵-۲-۲ استعداد

 

استعداد،به عنوان ترکیب پیچیده ای از دانش، مهارت و توانایی های شناختی و پتانسیل کارمندان شناخته می شود.(تامر،۲۰۰۶).

 

تعدادمعدودی از کارمندان که ایده، دانش و مهارت آنهااین پتانسیل را خلق می کندکه با منابعی که در اختیارشان قرار گرفته است تناسب ندارد. (گافی ، اندجونس،۲۰۰۷).

 

۲-۵-۲-۲ منابع

 

تخصیص منابع یکی از فعالیت های اصلی مدیریت است.که اجرای استراتژی را امکان پذیر می سازد.هر سازمان، دست کم، چهار نوع منبع دارد، که برای تامین هدف های مورد نظر باید تخصیص یابند:منابع مالی، منابع فیزیکی، منابع انسانی و منابع فنی(فن آوری).

 

 

تخصیص دادن منابع به بخش هاو واحدهای وظیفه ای بدان معنا نیست که همه استراتژی ها به شیوه موفقیت آمیز به اجرا در خواهند آمد.عوامل زیادی مانع از این می شود که منابع به شیوه ای اثربخش تخصیص یابندکه برخی از آنها بدین قرار است: اعمال مقررات بسیار شدیدبر فرآیند تخصیص منابع، تاکیدبسیار زیادبر معیارهای مالی کوتاه مدت، سیاست بازی های سازمانی، هدف های استراتژیک مبهم، بی میلی به پذیرش خطرونداشتن دانش کافی. به طور کلی برنامه ها، کارکنان،اعمال کنترل ها و تعهدات کارکنان باید به حیات منابع ارائه شده جان ببخشد.(فرد آر.دیوید[۱]،۱۳۸۴،ص۴۳۸-۴۳۷).

 

 

 

۳-۵-۲-۲ انگیزه

 

انگیزش، عبارت است از حالتی درونی که انسان را به انجام فعالیت خاصی ترغیب می کند.برخی از صاحب نظران انگیزه را همان نیاز، خواسته، تمایل یا نیروی درونی می دانندکه افرادرا، برای انجام کار، راغب می سازد! (رضائیان،۱۳۸۷،ص۴۴۴).

 

۴-۵-۲-۲ هدف[۲]

 

هدف، نتایج یا حالت هایی ازآینده که وصول به آن مورد نظر می باشد.هدف های یک سازمان یا موسسه را به هدف های اصلی وفرعی تقسیم کرده اند، از هدف های اصلی هر موسسه یا سازمان که مدیران در مورد آن اتفاق نظر دارند، بقاء[۳]و توسعه[۴] آن موسسه است.(اصول و مبانی مدیریت،جاسبی،ص۱۴۴).

 

۵-۵-۲-۲ پشتکار

 

داشتن پشتکار، تفاوت ظریف بین شکست و کامیابی است.(سارنف)

 

برای پیشرفت سه چیز لازم است:اول پشتکار، دوم پشتکار و سوم پشتکار. (لردآویبری).

 

هیچ چیز جای استقامت و پشتکار را نمی گیرد، از استعداد وبلوغ هیچ کاری ساخته نیست.(کن بلانچارد).

 

پشتکار، به خاطر مشکلات و موانع موجود بر سر اقدامات کارآفرینانه، پشتکار و استقامت بسیار درخلق محصول، فرآیند یا شرکت جدید از ملزومات موفقیت کارآفرین به حساب می آید.موفقیت بعضی کارآفرینان و حتی در مواردی موفقیت افسانه ای آنان، ناشی از استقامت در تحلیل هایی از ریسک وبازده است.که بنابردیدگاه کارآفرین بر توقف فعالیت های وی تاکید می کند. (آرتورلیپر،۱۹۹۸).

 

۶-۵-۲-۲ فرصت

 

امام علی (ع) می فرماید: (اضاعه الفرصه غصه )از دست دادن فرصت ها، اندوه بار است.

 

فرصت عبارت است از، موقعیت مساعد برای موفقیت فرد، سازمان و جامعه در رسیدن به یک هدف.

 

فرصت عبارت است از، منفعت بالقوه، منفعت نهفته، وضعیت و شرایطی که از قابلیت تبدیل شدن به منفعت برخوردار است. فرصت:ارزش بالقوه+ارزش نهفته

 

فرصت عبارت است از، عامل یا وضعیتی که بر فرد تاثیرمثبت و مطلوب می تواند داشته باشدیا می تواند فرد را در انجام وظایف یا تحقق اهداف، کمک کند.

 

 

 

۷-۵-۲-۲ دانش و مهارت

 

دانش از مغز انسان سرچشمه می گیردو مبتنی بر اطلاعاتی است که با تجربه، باورها و ارزش های شخصی، همراه با تصمیم و عمل وی، دگرگون و بارور می شود.این اطلاعات را شخص تعبیر می کند و آنها را در موارد نیاز به کار می بندد.دانش هر شاخص با دانش فرددیگری که همان اطلاعات را دریافت می کندیکسان نیست.دانش همان صورت ذهنی ایده ها، واقعیت ها، مفاهیم، داده ها و تکنیک های ثبت شده در حافظه انسان است.

 

مهارت، درک و دانش عمیق وتخصصی در یک رشته معین است.که بسیار فراتر از حد متوسط است.هر فرد ماهر می تواند در رشته تخصصی خود دانش و راه حل های منحصر به فرد و جدیدی خلق و پیدا کند.به این معنا، مهارت حاصل از تجربه، تربیت و آموزش است که از همان آغاز و به تدریج طی یک مدت زمان طولانی در شخص ایجاد می شودو اساساًدر همان شخص باقی می ماند.همچنین در حالی که بسیاری از مولفان بر اهمیت تفاوت بین داده ها، اطلاعات و دانش تاکید می کنند.این تفاوت ها همواره خیلی آشکار نیستند.در این صورت دانش و مهارت را می توان به صورت سلسله مراتب نشان داد.(دونپورت و پروساک،۱۹۹۸،ص۲۰۳).

 

۶-۲-۲ رابطه بین رضایت و پاداش با عملکرد

 

                                          پاداش

 

 

 

                                        انجام کار

 

                       رضایت                         قصدوکوشش

 

                             شکل۳-۲-۲ رابطه (رضایت،پاداش) با عملکرد        

 

براساس مدل فوق قصد فرد برای انجام کار تحت تاثیر رضایت و پاداشی است که برای آن کار مرتبط است.رضایت و پاداش ناشی از انجام کار (عملکرد) هستندو برکوشش و قصد فرد برای انجام کار اثر می گذارندهمچنین رضایت و پاداش نیز بر هم موثرهستند ولی نکته اساسی این است که انجام کار مستقیماً تحت تاثیر قصد وکوشش قرار دارد. (الوانی،ص۱۶۳-۱۶۲).

 

 

 

 

 

 

[۱] .F.R.David

 

[۲] .Goals

 

[۳] .Survival

 

[۴] .Development

فرآیندعلمی، منطقی و منظم قضاوت کردن در مورد ارزش کار افراد از بعد کمی و کیفی در فاصله زمانی معین، طبق ملاک های عینی و قابل قبول به منظور فراهم کردن مقدمات لازم برای تحقق هدف های سازمانی و رشد شخصیتی وحرفه ای کارمند از طریق نقاط قوت و ضعف او می باشد.

 

 

۸-۲-۲ بهره وری[۱]

 

بهره وری: اثربخشی(اجرای کارهای درست)+کارآیی(اجرای درست کارها).

 

بهره وری، یعنی درست انجام دادن کار بعلاوه انجام کارهای درست(دراکر[۲]،۱۱۸،۱۹۹۴).

 

۹-۲-۲ کارآیی[۳]

 

کارآیی، عبارتست از نسبت ستاده به داده و یا به بیان دیگر نسبت تولید کالا یا خدمات نهایی به منابع به کار رفته آن.

 

۱۰–۲-۲ اثربخشی[۴]

 

اثربخشی سازمان عبارتست از درجه یا میزانی که سازمان به هدف های مورد نظر خود نائل می آید.(دفت،۱۳۷۷، ص۱۰۳).

 

پیتردراکربه عنوان یکی از صاحبنظران مدیریت، میان کارآئی و اثربخشی تمایز قائل می شود.بدین صورت که اثربخشی را به عنوان انجام کارهای درست وکارآئی را تحت عنوان انجام دادن صحیح کار تعریف نموده وبین این دو در مرحله انتخاب هدف و نحوه نیل بدانها رابطه و توازن ایجادمی کند.

 

بدین شکل که اثربخشی را در قالب توانایی تعیین هدف مناسب و کارایی را در چارچوب مفهوم قابلیت استفاده کمتر از منابع جهت نیل به اهداف سازمان بیان می نماید.یا به عبارتی کارها را درست انجام دادن است.(هرسی و بلانچارد۱۳۷۶، ص۴۵).

 

باسیل جورچ پولوس و رابرت تاننبوم اثربخشی ((را به عنوان حدی که هر سازمان در قالب یک سیستم اجتماعی به اهداف خود، بدون استفاده غیر لازم از منابع و نیز بدون وارد کردن فشار نابجا به اعضایش دست می یابد تعریف می کنند))تحت عنوان یک معیار اثربخشی آنها نه فقط به بهروری بلکه همچنین به انعطاف پذیری سازمانی و عدم وجود فشارها یا تنشهای درون سازمانی تاکید دارند.(کریتنر[۵]،۱۹۸۶، ص۸).

 

 

اثربخشی عبارت است از میزان تحقق اهداف و انجام موفقیت آمیز ماموریت، بنا بر تعریف فوق نتایج به دست آمده از مجموع اقدامات انجام شده، اثربخشی و مطلوبیت به کارگیری منابع در به دست آوردن نتایج حاصل، کارآیی نامیده می شود. تعبیر دیگر اثربخشی عبارت است از: عملکرد و کارآیی مطلوب.(میرسپاسی،۱۳۷۱، ص۳۲).

 

اثربخشی یا کارآمدی یک سازمان در قالب کسب هدف های تعیین شده و رضایت خاطر کسانی که در رسیدن به این اهداف نقش دارند تعریف می شود.

 

همچنان که از عبارت فوق مستفاد می گردد هدایت و هماهنگی در فعالیت گروه های کار و رضایت خاطر کارگزان، عوامل انسانی سازمان تاثیر تعیین کننده ای در کارآمدی ودر نتیجه موفقیت و بهبود عملکرد آن خواهد بود.(رضائیان،،۱۳۷۱، ص۳).

 

اثربخشی سازمانی عبارت است از: درجه یا میزانی که سازمان به هدف های مورد نظر خود نائل آید، ثربخشی یک مفهوم کلی دارد، که به صورت ضمنی در برگیرنده تعدادزیادی متغیرهاست.هنگام تعیین اثربخشی سازمانی حدود یا میزانی که هدفهای چند گانه تامین شده اند، سنجیده یا اندازه گیری می شود و مورد قضاوت قرار می گیرند.(اچ هال،۱۳۷۸، ص۹۰).

 

 

 

۱۱-۲-۲ ارتباطات

 

 ارتباطات را((تبادل اطلاعات و انتقال معنی )) می دانند. (کتز و کان ،۱۹۶۹،ص ۲۲۳).

 

با بسط این عبارت می توان گفت که ارتباطات، انتقال اطلاعات از فرستنده به گیرنده است، به گونه ای که برای هر دو قابل فهم و واضح باشد.(کونترو و دیگران،۱۹۸۴،ص ۴۴).

 

با توجه به گستردگی حوزه مسائل ارتباطی در سازمان و مدیریت، می توان ادعا کرد که بسیاری از مشکلات سازمانی و اجتماعی از ضعف ارتباطات نشات می گیرند.اهمیت ارتباطات موثر بدان دلیل است.که فراگردی ایجاد می کند که انجام وظایف نظیر برنامه ریزی، سازماندهی، هدایت و رهبری، و کنترل را برای مدیران تسهیل می کند و همچنین مدیران را در تحقق وظیفه هماهنگی و استفاده بهتر از زمان یاری می رساند.(دکتر رضائیان،۱۳۸۷ ،ص ۴۷۲)

 

ارتباطات هنگامی کارآ خواهد بود که هر پیام در کوتاهترین زمان و با کمترین هزینه و تلاش، به گیرنده برسد(همان منبع ،ص ۴۸۹).

 

۱۲-۲-۲فراگرد ارتباطات

 

در یک تعریف جامع تر می توان گفت که ((ارتباطات، فراگردی است که طی آن افراد از طریق انتقال علایم پیام، به ارسال و دریافت معنی مبادرت می کنند))

 

ارتباطات سازمانی نیز به فراگردی دلالت دارد که طی آن مدیران به تبادل اطلاعات و معانی با افراد و واحدهای داخل و خارج سازمان می پردازند.(رضائیان،۱۳۸۷،ص ۴۷۳).

 

                          نمودار۱-۲-۲ ساده ترین فراگرد ارتباطی

 

گیرنده     پیام     فرستنده

 

 

۱۳-۲-۲ دبیر خانه

 

دبیر خانه، واحد سازمانی مشخصی است که اداره امور دفتری سازمان را بر اساس روش های تدوین شده و معین عهده دار گردیده و گردش مکاتبات و مراسلات اداری را انجام می دهد و مراقبت و نظارت بر حسن گردش نامه های وارده و صادره را در داخل و خارج سازمان تقبل می نماید.

 

دبیرخانه و دفاتر مدیریت ها به عنوان واحدهای مسول اموردفتری انجام وظیفه می نمایند و در واقع مرکز کنترل و هماهنگ کننده سیستم امور دفتری و گردش نامه های اداری می باشد.(همتی الهه،۱۳۹۰).

 

۱-۱۹-۲-۲ وظایف اساسی دبیرخانه به شرح زیر است:

 

• دریافت، کنترل نامه های وارده از نظر وجود امضاء،ارتباط نامه ها با سازمان دریافت کننده و صحت تعداد پیوست ها (در صورت داشتن پیوست یا ضمائم).

 

• ارائه نامه به مقام یا مسول واحد اقدام کننده یا واحد مربوطه، جهت تعیین محل و نوع اقدام که در اصلاح اداری ارجاع گفته می شود.

 

• پس از تعیین محل اقدام، نامه ها به متصدی ثبت نامه (اندیکاتور یا کامپیوتر)جهت تعیین شماره و تاریخ وارده به سازمان داده می شود.

 

• ثبت در اندکس دبیرخانه (در سیستم های رایانه ای نیاز به ثبت در این دفتر نمی باشد).

 

• ثبت در دفتر ارسال و مراسلات و تحویل به واحد یا شخص اقدام کننده نامه وارده.

 

• در مورد نامه های صادره نیز همین مراحل یعنی دریافت ثبت و توزیع طی می شود.

 

• تایپ نامه ها و مقایسه آن با پیش نویس.

 

• توزیع اطلاعیه ها و بخش نامه ها بین واحدهای ذیرربط و مربوطه.

 

• تهیه برنامه ماشین نویس ها و تقسیم صحیح کار بین آنها.

۱۰-تهیه پیش نویس های ساده اداری مانند اعلام وصول نشریات.

 

۱۱-انجام امور چاپ و تکثیر

 

۱۴-۲-۲ انواع سیستم های دبیرخانه

 

۱-۱۴-۲-۲ سیستم متمرکز

 

کلیه عملیات مربوط به دریافت، ثبت و توزیع مکاتبات در واحدی از سازمان به نام دبیرخانه یا دفتر انجام می شود.

 

موارد استفاده از روش های متمرکز بقرار ذیل است:

 

• تعداد مکاتبات سازمان محدود باشد.

 

• سازمان و واحدهای درون آن فاقدمراجعه کننده بوده و یا تعداد آنها محدود می باشد.

 

• تعداد نیرو های انسانی و بودجه و وسایل و ابزار و امکانات سازمان محدود باشد.

 

• کلیه واحدهای سازمان (معمولا در یک ساختمان)استقرار داشته باشد.

 

• اختیارات مسولان واحدهای سازمان ها در مورد امضای مکاتبات محدود باشد.

 

• تصمیم مدیریت و یا مدیران سازمان در انتخاب این روش به عنوان یک روش مطلوب در طرح تشکیلاتی سازمان.

 

• سازمان محدود بوده و از گستردگی زیادی برخوردار نباشد..

۲-۱۴-۲-۲ سیستم نیمه متمرکز

 

انجام عملیات مربوط به دریافت و توزیع مکاتبات سازمان به صورت متمرکز، در واحدی به نام دبیرخانه مرکزی انجام می گیرد. وهر یک از واحدهای سازمان به طور مستقل عمل ثبت نامه وارده و صادر شده را انجام میدهند.

 

۳-۱۴-۲-۲ سیستم غیر متمرکز

 

کلیه عملیات مربوط به دریافت و ثبت و توزیع مکاتبات، به طور مستقل و جداگانه در هر یک از واحدهای سازمان انجام می شود.

 

موارد استفاده از روش غیر متمرکز:

 

• تعداد مکاتبات سازمان محدود باشد.

 

• سازمان دارای مراجعه کنندگان بسیار زیاد باشد.

 

• تعداد نیروی انسانی و بودجه و وسایل و امکانات سازمان کافی باشد.

 

• واحدهای سازمان پراکنده و یا در چند ساختمان قرار گرفته باشند.

 

• اختیارات مسولان واحدهای سازمانی در مورد امضای مکاتبات زیاد وگسترده باشد

 

• سازمان گسترده بوده و دارای واحدهای سازمانی متعدد، نیروی انسانی زیاد باشد.

 

• واحدهای سازمانی عمدتاً کارها و وظایف بسیار تخصصی انجام می دهند.

 

• تصمیم مدیریت یا مدیران سازمان در انتخاب این روش به منظور تسریع امور گردش مکاتبات در طرح تشکیلاتی سازمان.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

۱۵-۲-۲ نامه های اداری

 

یک وسیله مکتوب اداری است که در اجرای وظایف اداری تهیه و یا دریافت می شود.از ارکان نامه های اداری می توان به شماره، تاریخ، و امضاء اشاره کرد. نامه های اداری که فاقد سه مشخصه فوق باشددر دفاتر و دبیرخانه ها ثبت نمی شود و برای اصلاح بازگشت داده می شود.(الهه همتی،۱۳۹۰).

 

۱۶-۲-۲ انواع نامه های اداری از نظر علوم رفتاری

 

• وارده:

-شخصی

 

-اداری

 

-محرمانه

 

      ۲– صادره:

 

      – محرمانه

 

        – خیلی محرمانه

 

        – سری

 

        – کلی سری.

 

 

 

 

 

       

 

۱۷-۲-۲ تحویل پرونده ها به مقامات ما فوق

 

مسول بایگانی وظایف زیر را در ارتباط با کنترل و تحویل پروندها به مقامات مافوق و یا واحدهای اقدام کننده بر عهده دارد:

 

• دریافت فرم درخواست پرونده ها، پرونده از متقاضی با امضای مجاز.

 

• در فرم درخواست پرونده، باید باموضوع پرونده، شماره و کد آن، مدت مورد نیاز، تاریخ عودت مشخص شود.

 

• پس از دریافت تقاضا، مسولان بایگانی موظف است پرونده مورد نظر را تحویل متقاضی داده و فرم درخواست را تا عودت پرونده نزد خود نگهداری کنند.

 

• مسول بایگانی باید در محل پرونده ارسالی (قفسه بایگانی)کارت جای گزین را قرار دهدتادر صورت مراجعه بعدی از محل ارسال آن اطلاع حاصل کند.

۱۸-۲-۲ کنترل نامه ها از نظر تایپ

 

با توجه به اهمیت تایپ نامه ها در مکاتبات اداری، کلیه نامه های تایپ شده طبق دستورالعمل های صادره بایدتوسط (مسول واحد تایپ، متصدی کنترل نامه های تایپی یا مسولان دبیرخانه)مجددا از دیدگاه های دیگری مورد توجه و دقت گیرد:

 

• کسب اطمینان از مطابقت متن نامه با پیش نویس تهیه شده.

 

• کسب اطمینان از نظر صحت لغات و جملات تایپ شده.

 

• کسب اطمینان از نظر فرم استاندارد تایپ شده.

 

• کسب اطمینان از نظر صحت تایپ شماره و تاریخ نامه ها مطابق با پیش نویس ها.

 

• کسب اطمینان از تایپ نام گیرندگان رونوشت(در صورت وجود رونوشت).

 

• ثبت علایم اختصاری مشخصات تایپ کننده نامه.

۱۹-۲-۲ کنترل دفتر اندیکاتور

 

کلیه نامه ها اعم از وارده و صادره باید در دفتر اندیکاتور (یا کامپیوترها)ثبت شده و به آنها شماره و تاریخ اختصاص یابد. بنابراین نامه ای که در دفتر اندیکاتور ثبت نشده، ارزش اداری نخواهد داشت.

 

• به هر یک از نامه ها یک شماره اختصاص داده می شود.

 

• اطلاعات کاملی از نامه ها باید در دفتر اندیکاتور ثبت شود.

 

• لاک گرفتن و یا تراشیدن مطالب نامه در دفتر اندیکاتور مجاز نبوده و غیر قانونی است.

 

• شماره گذاری نامه ها در آغاز سال بوده و در پایان هر سال باید با تاریخ و شماره جدید آغاز می شود.(الهه همتی،۱۳۹۰).

۲۰-۲-۲ رضایت

 

مقدار احساسی که در اثر رفع انتظارات مشتری و یا افزودن به انتظارات او به انسان دست می دهد.(محمدی،۱۳۸۲).

 

از تجربه خوب شخص، از پیش بینی های خود رضایت گفته می شود. (ویلارد،هوموم[۶]،سپتامبر

 

۲۰۱۲).

 

فیشر و هانا رضایت شغلی را عاملی روانی، قلمداد می نمایند و آن را نوعی سازگاری عاطفی با شغل و شرایط اشتغال می انگارند.یعنی اگر شغل مورد نظر لذت مطلوب را برای فرد تامین نماید، در این حالت فرد از شغلش راضی است.در مقابل چنانچه شغل مورد نظر رضایت و لذت مطلوب را قرار ندهد، در این صورت فرد شروع به مذمت شغل می نماید ودر صدد تغییر آن است. (شفیع آبادی،۱۳۸۵، ص۹۸).

 

[۱].Productivity

 

[۲] .Drucker

 

[۳].Efficency

 

[۴].Effectiveness

 

[۵] .Kreithner

 

[۶] .Willard,Him

 

پیشرفت فناوری در قرن گذشته و بویژه از جنگ جهانی دوم به بعد در رشد اقتصادی و پیشرفت اجتماعی جهان صنعتی اثر چشمگیر داشته است . بی تردید پیشرفت فناوری علاوه بر ارتقای سطح زندگی بشر در کاهش شدید بسیاری از منابع حوادث ، آسیبها و تنشهای کاری ، نقش برجسته ای داشته است . با یان حال ، ناوری پیشرفته به همراه خود منابع جدیدی از آسیب و تنش ناشی از کار آورده است و بایستی در نظر داشته باشیم که ما به شرطی می توانیم  عملکرد را بهینه کرده و به بهره وری بیشتر و تامین بهداشت و سلامت کارکنان برسیم که اصول ارگونومی را در طراحی ، عرصه و استفاده از فناوری منظور کنیم .

 

اصطلاح ارگونومی، مطالعه عواملی را شامل می شود که راحتی ، ارضا ء و کارایی افرادی را که با سیستم ها و وسایل تولید ، کار می نمایند ، تشریح می کند .

 

وقتی کارکنان در وضعیتی تحت فشار قرار گیرند و برای مدت مدیدی به صفحه  مانیتور نگاه کنند، اغلب آنها دچار سردرد، کمر درد و چشم درد و … می شوند با در نظر گرفتن بسیاری از مسائل ایمنی و بهداشتی در ساخت و تولید و عرضه وسایل اتوماسیون اداری در واقع ما در نظر گرفته ایم که کارکنان دفتری قسمت مهمی از داراییهای سازمان هستند و اگر خسته و تحت تاثیر باشند، نمی توانند به بهترین وجه کار کرده و کارایی سیستم و فراهم ساختن اطلاعات لازم جهت پشتیبانی مدیران با مشکل مواجه می شود .

 

 

از طرف دیگر ، می توان اتوماسیون اداری فراتر از اضافه کردن سیستم های نرم افزاری جدید است و بایستی مسائل مربوط به تغییر و مقاومت در برابر تغییر را هم مد نظر داشت، یک تحقیق پیمایشی انجام شده در سوئد نشان داده است که هر تغییر روانی – اجتماعی در محیط کاری ، همانند رایانه ی شدن، سیستم نرواندوکرین بدن را فعال کرده و موجب واکنشهای فیزیولوژیکو روانی او می شود که فرد را برای مبارزه یا فرار تحریک می کند و در واقع فرد با مکانیزاسیون که نوعی تغییر محسوب می شود مقاومت می کند. و مدیران و سایر طراحان و مسئولان ذیربط بایستی با کاربرد تکنیک های غلبه بر مقاومت که مهمترین آنها مشارکت  و آموزش کاربران است، بر این مقاومت غلبه کرده و یا میزان آن را کاهش دهند .

 

   ۲۲ -۲- ۲صحت

 

    درجه سازگاری داده های نمایش داده شده و ذخیره شده با ارزش صحیح(طالقانی،۱۳۸۲،ص۶۳).

 

۲۳-۲-۲اقتصادی بودن

 

مقرون به صرفه بودن به لحاظ نتایج از آنالیزهای منفعت، هزینه. به عبارت دیگر مجموعه اقدامها برای ترکیب اطلاعات مربوط به مخارج یک برنامه و اطلاعات مربوط به دستاوردهای آن که عبارت تحلیل سود وهزینه هم در مورد آن صدق می کند.(دولان و همکاران،۱۳۸۱،ص۶۰۵).

 

۲۴-۲-۲ دقت

 

افزایش توانایی انجام کار همزمان با کاهش خطاهای انسانی در حین انجام کار به واسطه استفاده از تجهیزات لازم.

 

۲۵-۲-۲ سرعت

 

ارائه خدمات بیشتر در زمان کمتر به مراجعه کنندگان.

 

۲۶-۲-۲ سطح تحصیلات

 

شواهد نسبتاًپایداری حاکی از آن دارد که با ثابت نگه داشتن سطح شغل، میان سطح تحصیلات فرد و شغل او، رابطه ای منفی وجود دارد.(هومن،۱۳۸۱، ص۸۷).

 

 

 

۲۷-۲-۲ همکاران

 

همکاران کارکنان سازمان هستند که در تعامل با هم بوده و به جنبه های اجتماعی محیط کار مرتبط است، البته افراد از لحاظ تمایل به حمایت همکاران با هم متفاوت هستند.(قلی پور،۱۳۸۶، ص۱۲۵).

 

۲۸-۲-۲ مهارت

 

کارکنان هر چه بتوانند اندوخته ها، تجربیات و مهارت های خود را بهتر به کار ببرنداز رضایت بیشتری برخوردار خواهد بود(مقیمی،۱۳۷۷، ص۳۸۷).

 

۲۹-۲-۲ سابقه خدمت

 

به عقیده تیلور و وبر دوره رضایت شغلی در طول زمان یک خم U شکل ، منطبق است یعنی در سال های اولیه اشتقال، رضایت شغلی بالا است و سپس کاهش می یابدو بعد از آن افزایش می کند.( هومن،۱۳۸۱، ص۸۵).

 

۳۰-۲-۲ سیستم کارکنان دانشی[۱]

 

مدیران وکارکنان را مجموعا کارکنان دانشی گویندعنصر اصلی در فعالیت آنها دانش است. منشی ها و کارکنان دفتری،گروه دفتری را پشتیبانی می کنند.

 

بر اساس تفکر نوین برای کار دانشی در امور اداری مدرن، نقش مهم و ویژه ای در نظر گرفته شده است. وظایف اصلی کارکنان دانشی برخلاف کار فیزیکی عبارتست از تشخیص یک مساله، یک فرصت احتمالی، تصمیم گیری، نظارت و زمان بندی برنامه ها، کارکنان دانشی(عمومی و فنی)کسانی هستند که درگیر تجزیه و تحلیل موقعیت ها، ارزیابی روش های مختلف انجام کار، تصمیم گیری یا پیشنهاد روش، با بهره گرفتن از اطلاعات می باشند.

 

برای آن که این جنبه خلاقانه حل مساله با فعالیت ها جاری محیط کار ترکیب نشود، کارکنان دانشی باید دارای یک سیستم پشتیبانی باشند که قابلیت ذیل را دارا باشد.

 

• وظیفه مدیریت اطلاعات را انجام دهد که توانایی جمع آوری، ذخیره سازی و بازیابی اطلاعات سریع و مناسب را داشته باشد.(سیستم اطلاعات مدیریت با سیستم مدیریت پایگاه داده ها)

 

• وظیفه انجام محاسبات و ارائه راه حلهای مختلف را داشته باشد(سیستم پشتیبانی تصمیم گیری)

امکانات مخابراتی برای انتقال حاصل کار به محل مناسب در زمان مناسب را داشته باشد.(مانندسیستم پست الکترونیکی یا EMAIL) (صرافی زاده ،ص ۱۳۸۳،ص۷۰-۶۹).

 

۳۱-۲-۲ تعریف عملیاتی واژه ها و اصلاحات دقیق

 

۱-۳۱-۲-۲ داده[۲]

 

داده، در واقع از طریق مشاهدات، تحقیقات و روش های تحقیق (مصاحبه، پرسشنامه، مشاهده)و ضبط نتایج درباره وقایع ویا رفتار انسانی تحصیل می شوند.

 

۲-۳۱-۲-۲ بازخورعملکرد

 

یک فرآیندباخورموثر، کارکنان رادرجریان چند و چون کارشان بر یک مبنای منظم قرار می دهد.اگردر سازمان فرآیندبازخور نباشدو از ضعف عملکرد خود مطلع نگردند، انتظار مدیر نسبت به بهبود عملکرد کارکنان غیر واقعی است.

 

 

 

 

 

 

 

۳-۳۱-۲-۲ میزان غیبت در کار

 

تعریف معمولی از غیبت اشاره به غیبت های غیر موجه دارد، اما علاوه بر این تعاریف متعددی از غیبت وجود دارد؛ نظیر کل زمان غیبت در مقابل میزان وقوع حوادث جابجایی در کار.

 

۴-۳۱-۲-۲ جابجایی در کار(ترک خدمت)

 

میزان خاتمه خدمت هایی که بصورت داوطلبانه صورت می گیرد و معمولا از طریق مراجعه به اسناد بایگانی شده، قابل تشخیص است.

 

۵-۳۱-۲-۲ روحیه

 

روحیه،به عنوان پدیده ای گروهی که متضمن تلاش مظاعف، یکی شدن اهداف فرد و سازمان و ایجاد تعهد و احساس تعلق می باشد، مد نظر قرار گرفته است.روحیه مساله ای گروهی بوده و انگیزش موضوعی فردی به شمار می رود.

 

       ۶-۳۱-۲-۲ کنترل

 

         میزان و توزیع کنترل مدیریت در یک سازمان است که به مدد آن رفتار اعضای سازمان تحت                       نفوذ قرار گرفته و جهت داده می شود.

 

       ۷-۳۱-۲-۲ محیط

 

         هرسیستم توسط محیطی خاص احاطه شده و از عواملی از قبیل عوامل فرهنگی، طبیعی، اقتصادی، اجتماعی و سیاسی متاثر بوده و برآنها تاثیر می گذارد.این تاثیر و تاثرجریانی  یکجانبه نیست وجنبه متقابل دارد. بنابراین محیط هر سیستم را مجموعه ای از عوامل تشکیل می دهدکه با این که جزء سیستم نیستند، اما تغییردر هر یک از این عوامل محیطی می تواند باعث تغییراتی در سیستم شود.

 

سیستم برای ادامه بقا باید پاسخگوی نیازهای محیطی نیز باشد و خودرا با شرایط و اوضاع و احوال محیط خود تطبیق دهد.(خانم دکتر عطاریان،۱۳۹۱،ص ۴۶).

 

[۱] .knowlege workers

 

[۲] .Data

دولت الکترونیک، به صورت مختلفی تعریف می شود که برخی از آنها عبارتند از:

 

• تعریف به معنای اطلاع رسانی و خدمات رسانی دقیق و کارآمد در ۲۴ ساعت شبانه روز،۷روز هفته و ۳۶۵ روز سال از طریق وسایل ارتباطی گوناگون مانند تلفن و اینترنت و …… می باشد.

 

• به کار گیری فن آوری اطلاعات و ارتباطات در ارائه خدمات اجتماعی ، اداری و اقتصادی بخصوص در بخش دولتی برای بالا بردن بهروری و نیز بهبود خدمات وارائه اطلاعات به شهروندان تجار و کسبه است.

 

 

• دولت الکترونیک، به عنوان بستر و فرآیند مدیریت بدون کاغذ بر حکومت مطرح است.ودر آن در نهایت بساری از ارتباطات بین اداره ها(با هم و یا مردم)از طریق کانال های چند رسانه ای صورت میگیرد.

 

• دولت الکترونیک، باعث می گرددکه کلیه شهروندان، شرکت های تجاری، سازمان های دولتی و کارمندان دولت از طریق وب سایت ها در شبکه اینترنت و بدون محدودیت مکانی و زمانی به اطلاعات و خدمات دولتی دسترسی پیدا کنند.

 

• دولت الکترونیک شکلی است از(Commerce-E) که توسط بخش دولتی مورد استفاده قرار می گیرد.دولت الکترونیک یعنی خدمات دهی و تبادل اطلاعات به صورت درون سازمانی /برون سازمانی که از طریق بهره گیری از ابزارهای مبتنی بر فنآوری صورت می گیرد.

 

 

 

 

 

 

 

 

۳۳-۲-۲ اهداف دولت الکترونیکی

 

هدف اصلی دولت الکترونیکی،فراهم آمدن(محیط دیجیتالی )برای ارائه اطلاعات، ایجاد ارتباطات وارائه خدمات است.تهیه و تدارک اطلاعات کامل و جامع در زمینه فرآیندهای اجرایی، اوراق و فرم های موجود بر روی اینترنت در زمینه ارائه اطلاعات و تسهیلات برای ثبت وبایگانی فرم های الکترونیکی و ابلاغ های رسمی ارائه شده از طریق پست الکترونیکی و تشکیل میزگردهایی در مورد موضوعات روز و مورد علاقه مردم،نمونه هایی از انجام ایجاد ارتباطات است.امور پیچیده مربوط به رفع نیازهای عمومی و تجاری مردم (البته تا حد مجاز و قانونی)خواسته ها و نیازهای مشتریان، سازمانها و دفاتر عمومی و دولتی نمونه هایی از ارائه خدمات است.در این راستا استفاده از فن آوری مدرن، سطح خدمات ارائه شده از سوی یک نهاد یا ادارات دولتی را به طور چشمگیری گسترش می دهد.با تغییراتی که در قوانین(برخی کشورها) پدید می آید.فرآیندهای اجرایی که پیش از مستلزم وجود نوشته های فیزیکی بود به روش الکترونیکی پردازش خواهد شد.

 

 

برای مثال امضاهای الکترونیکی معتبر بوده و از لحاظ قانونی هم ارزش با امضای دستی و روی کاغذ است. این بدان معنی است که در ایجاد دولت الکترونیکی در راستای ارائه خدمات عمومی، مانعی سد راه نخواهد بود می توان گفت که هدف دولت الکترونیک، استفاده از پتانسیل های فناوری اطلاعات و ارتباطات به منظور تغییر دولت، از سازمان محوری[۱] ارائه خدمات محدود، به سمت شهروندمحوری[۲] ارائه خدمات جامعه دولتی به شهروندان،بازرگانان و غیره است.بعضی از اهداف دولت الکترونیک را می توان چنین برشمرد:

 

• ارائه خدمات بهتر.

 

• تاثیر مثبت برقیمت و کارآیی خدمات.

 

• مشارکت بیشترمردم در امور دولتی.

 

• ارائه و بکارگیری روش های مناسب برای ارائه جامعه.

۳۴-۲-۲ دولت الکترونیک و امکان سنجی استقرارآن در ایران

 

گسترش روز افزون ارتباطات و تاثیر آن برفضای اقتصادی، اجتماعی و سیاسی جوامع، پیچیدگی ناشی از پیشرفت سریع و شتابان فن آوری وجود دولتی کارآمد و به روز را به منظور انجام وظایف حکومتی ضروری می نماید. در مورد دولت، چگونگی کارکرد آن، مکانیزم های درونی و رابطه آن با سایر نهادهای جامعه نظریه های مختلفی مطرح شده است.علی رغم تفاوت های روش شناختی این نظریات ،همه آنها بر این مساله تاکید دارندکه دولت می بایست برای انجام وظایفش کارآیی خود را بالاببرد.از جمله راه کارهای ارتقاء کارآیی دولت، پیاده سازی و استقرار سیستم هایی است.

 

که به طور خلاصه به دولت الکترونیکی مشهور می باشند. دولت الکترونیک یکی از پدیده های مهم حاصل از به کارگیری فن آوری اطلاعات و ارتباطات است.که تحولات عمیقی را در شیوه زندگی بشر امروز ایجاد کرده است.((دولت الکترونیکی عبارت است از استفاده از فن آوری، مخصوصا کاربردهای مثبتی بر وب، تجارت الکترونیکی و سایت های الکترونیکی، برای افزایش دسترسی و ارائه خدمات و اطلاعات به شهروندان، شرکای تجاری، کارکنان وسایر موسسات)) این روشها، زمینه بالقوای برای کمک به ایجاد رابطه ساده،روان و موثر بین دولت و موسسات دولتی با شهروندان و همچنین با ارائه اطلاعات و خدمات ارزان قیمت، فوری و فراگیر به کلیه گروه های تجاری استفاده کننده است.

 

بنابراین وظیفه دولت الکترونیکی ارائه اطلاعات و خدمات از طریق اینترنتON-LIN یا سایر وسایل دیجیتالی است.

 

چندی است که اصلاحات ساختار اداری در کشور آغاز شده است.هدف اصلی این اصلاحات بهبود در شیوه، روش و روند انجام امور اداری و کاهش بوروکراسی و تشریفات زائد ادری می باشد . این مشکلات و مسائل مدتهای مدیدی است که سازمان اداری و دولتی کشور را دچار تنش و آشفتگی کرده است و باعث شکایت و نارضایتی برون سازمانی و درون سازمانی شده است این مسائل در سازمانهای دولتی به خوبی باعث ایجاد مشکلات شده است.

 

بوروکراسی پیچیده، اهداف متداخل و بعضاً متضاد در این سازمان ها باعث عدم دسترسی به اهداف سازمانی شده و در نتیجه نارضایتی هایی بر اثر چنین به وجود آمده است.ازسوی دیگرانتظارات افراد در مورد خدمات و محصولات و نیز نحوه و کیفیت ارائه آن به طور روز افزون در حال تغییر است و دولت نیز باید پاسخگوی این نیازها و انتظارات باشد.آنان خواهان آن هستند که ساعات کار موسسات دولتی افزایش یابد و آنان هرزمان که خواستند کارهای خود راانجام دهند، در صف ها معطل نشوند، خدمات با کیفیت تری دریافت کنند، خدمات و محصولات ارزان تری به دستشان برسد و موتردی از این دست که پاسخگوترین شکل دولت برای این انتظارا ت در حال حاضر ((دولت الکترونیک))است.

 

ضرورت دولت الکترونیک از آن جا ناشی می شودکه باعث یکپارچگی و تغییر شکل در ارائه خدمات و نیز تهیه اطلاعات برای شهروندان متوسط شاخص شده است.دولت الکترونیک در جهان ۴۲۶۷/۰است این در حالی است که این شاخص در کشورمان۳۸۱۳/۰ می رسد.در تعیین شاخص دولت الکترونیک معیارهایی از جمله خطوط تلفن ثابت و همراه مورد توجه قرار می گیرد.شاخص توسعه نیروی انسانی و شاخص ملل متحد است. همچنین مقدار این شاخص که بیشتر وضعیت زیر ساخت و پیشنیازهایی لازم برای توسعه فن آوری اطلاعات در ایران است.     

 

لازم به ذکر است طبق آخرین تحقیقات سازمان ملل ایران از نظر فن آوری اطلاعات در میان کشورهای جهان رتبه ۱۰۷ را به خود اختصاص می دهد. نظر براین که روند اجرایی برنامه های اصلاحات ساختاری در نظام اداری کشور از کندی خاصی برخوردار است.واساساً بدون گذر از این مرحله، امکان مدیریت صحیح برنامه های توسعه اقتصادی توسط دولت وجود نخواهد داشت.

 

مقتضی است تا از طریق شناسایی موانع و چالش های استقرار دولت الکترونیک در کشور و تسریع در پیاده سازی آن، برنامه های اصلاح ساختاری نظام اداری کشور با سرعت بیشتری دنبال گردد.(انبری خلیل،۱۳۹۲).

 

۳۵-۲-۲ موانع گسترش دولت الکترونیک

 

• عوامل سازمانی و اداری

 

• عوامل فرهنگی

 

• کمبودمنابع

 

• عدم احساس نیاز به وجود دولت الکترونیک

 

• عدم حمایت مدیران ارشد سازمان ها

 

• ناتوانی در مرزبندی بین اطلاعات محرمانه و اطلاعاتی که باید در دسترسی شهروندان و بنگاه های اقتصادی قرار گیرد.

 

• هزینه سنگین ایجاد، نگهداری و توسعه شبکه های اطلاع رسانی و پایگاه های اطلاعاتی.

 

• کمبود تخصص فنآوری اطلاعات در برخی کشورها(همان منبع).

۳۶-۲-۲ ارتباطات سازمانی

 

مراد از ارتباطات در سیستم های اطلاعاتی این است که افراد مناسب و واجد صلاحیت اطلاعات درست را در زمان مناسب و با وسیله ارتباطی مناسب، ارسال یا دریافت کنند.اطلاعات که از طریق فراگرد ارتباطات در سازمان مبادله می شود باید دارای سه ویژگی خاص باشد:

 

• بهنگام بودن

 

• صحیح بودن

 

• مرتبط بودن

به کار گیری (IT/IS ) در سازمان ها شکل کلی ساختار و در نتیجه مسیرهای ارتباطی را در سازمان تحت تاثیر قرار داده است.تکنولوژی اطلاعات و سیستم های اطلاعاتی می توانند اطلاعات را بی واسطه از گروه های عملیاتی به مدیران ارشد برسانند و همچنین تصمیمات و اطلاعات مدیران ارشد را نیز به سرعت به گروه های عملیاتی منتقل کنند.بدون به کارگیری(IT/IS) ساختار سازمانی همچون هرمی میگرددکه تمامی تصمیمات در راس آن اتخاذ می شود.با وارد شدن (IT/IS) به سازمان، اغلب مدیران میانی که نقش رابط بین مدیران ارشد و سطوح عملیاتی را دارند حذف می شوند و ساختار سازمان شکل حرف(T) وارونه را به خود می گیرد.

 

با نهادینه شدن (IT/IS) در سازمان ،اطلاعات به گونه ای پیوسته از هر سو جمع آوری شده و در سطوح سازمان جریان می یابد.(دکتر فرهنگی،دکترصفرزاده،خادمی،۱۳۹۱،ص ۲۷۲-۲۷۱).

 

 

 

[۱] .Agencycentric

 

[۲] .Centric Citizen

گروهی از محققان در پژوهش خود دریافتندتکنولوژی اطلاعات این امکان رابرای مدیران فراهم می سازد که با پردازش سریع اطلاعات امکان کنترل و هماهنگی ساختارهای پیچیده تر را داشته باشند.علاوه بر این، تکنولوژی اطلاعات موجب می شود عملکردسازمان و مدیریت با انسجام و بازخور سریع صورت پذیرد.به طور کلی ارتباطات سازمانی در طول سال های اخیر تکنولوژی

 

 

اطلاعاتی تغییرات چشمگیری یافته است. تکنولوژی اطلاعات و سیستم های اطلاعاتی موجب شده است:

 

• انتقال پیام، سریع تر از شیوه های سنتی ارتباط سازمانی صورت بگیرد.

 

• امکان ارتباط بین شرکت کنندگانی که از نظر جغرافیایی پراکنده هستند فراهم آید.

 

• امکان ارتباط غیر همزمان افراد فراهم شود.

لذا(IT/IS)موجب تسهیل ارتباطات سازمانی می شود.امکانات و تجهیزاتی که از این طریق در دسترس مدیران و کارکنان قرار می گیرداین امکان را برای آنها فراهم می سازدکه به سرعت با دیگران ارتباط برقرار سازند. در گذشته برای برقراری ارتباط، حضور هر دو طرف در یک زمان واحد لازم بود، اما با به کارگیری(IT/IS)امکان برقراری ارتباط غیرهمزمان افراد نیزبه وجود آمده است.(دکترفرهنگی،دکترصفرزاده،خادمی،۱۳۹۱، ص،۲۷۴-۲۷۳).

 

 

                      جدول۲-۲-۲ انواع فن آوری اطلاعاتی در سازمان و کاربردآنها

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

انواع تکنولوژی اطلاعات	توصیف
پست الکترونیک(E-MAIL)	یک کاربر،سندی را در کامپیوتر واردمی کندواز طریق کامپیوتر به کاربردیگر ارسال می کند.پیام ها ممکن است پاسخ داده شوند،بایگانی شوندویا پاک گردند.
پست صدا	پیامهای صوتی ارسال میشوند.
دورنگار	ازطریق تلفن و فن آوریهای کامپیوتر،تصاویرواسناد به جای دیگر منتقل می شوند.
کنفرانس رادیویی	جلسات گروهی را بدون توجه به محدودیت مکانی افراددر هر زمان امکانپذیرمی سازدوامکان انتقال اطلاعات نوشته شده را به حاضران در جلسه می دهد.
کنفرانس تلویزیونی	امکان شرکت افراد در دو جای مختلف یا چندجا را در جلسات تلویزیونی فراهم میکند.
کنفرانس کامپیوتری	امکان شرکت افراد را به طور همزمان یا غیرهمزمان در کنفرانس های مربوط به موضوعات خاص فراهم می کند.

 

 

 

 

۳۸-۲-۲ جهانی شدن

 

ریشه جهانی شدن به نیمه دوم قرن نوزدهم برمی گردد، موقعی که انگلستان رهبرمالی و تجاری دنیا بود.اما بعد از جنگ جهانی دوم و ایجاد سازمان ملل، پایه های آن بنا نهاده شد.با ورود به قرن بیستم تغییرات اقتصادی، سیاسی و تکنولوژی شدت بیشتری پیدا کرد و کم کم واژه جهانی شدن در ادبیات علمی وارد شد و اندیشمندان مختلفی در مورد آن به اظهار نظر پرداختند.

 

فوکویاما، درمورد جهانی شدن می گوید: ((ما وارد دوره زمانی بی سابقه ای شده ایم،چون تاریخی که در آن هستیم و آن را می شناسیم به پایان رسیده است.))

 

هانتیکنون هم به ظهور دنیای جدید با قوانین خاص خود اشاره می کند.

 

آنتونی کیدینگ، در این باره می گوید: ((جهانی شدن موضوعی است که از هیچ جا نیامده اما فراگیر شده است))

 

با توجه به تغییرات به وقوع پیوسته در دنیا، مک لوهان، مفهوم ((دهکده جهانی))را ارائه کرد.اما باید مفهوم جهانی شدن را در ابعاد آن پیگیری کرد تا به درک درست و صحیحی از آن برسیم چون جهانی شدن یک فرآیند چند جانبه است و یک بعدی نیست.جهانی شدن با توجه به رقابت شدیدی که بین دولت ها ایجاد می کند نقش دولت ها را از دولت های (رفاه)به دولتهای (رقابتی)تغییر می دهد به طوری که هزینه و کارآمدی، نقشی اساسی در این میان بازی می کند.

 

امروزه سازمان ها مانند ماهی ها در تنگ بلورین هستند.در این تعبیر مدیران در معرض قضاوت های شهروندان و کلیه انسان ها قرار دارندواین امر مسولیت آنها را فراتر از مرزهای کشورشان می برد و آنان را در مقابل نوع بشر مسول می سازد.(خانم دکتر عطاریان،۱۳۹۱،ص ۸۴-۸۳).

 

 

 

۳۹-۲-۲ تاثیر فن آوری اطلاعات بر هزینه های سازمانی

 

فن آوری اطلاعات از چند جهت موجب کاهش هزینه های عملیاتی می گردد.اولاً ورود فن آوری اطلاعات نیاز سازمان را به نیروی انسانی  کاهش می دهد.طوری که استفاده از ماشین های اتوماتیک و ربات ها حتی در بعضی موارد نیاز به نیروی انسانی را کاملا مرتفع می کند. ثانیاً، فناوری اطلاعات با ایجاد امکان دسترسی سریع به اطلاعات دقیق راجع به مواردی مانند سطح موجودی، باعث کاهش هزینه های عملیاتی می گردد.ثالثاً،موجب می گرددکه سطح ضایعات و زمان لازم برای تولید کاهش یافته و در نتیجه هزینه های مربوط نیز کاهش یابند.(چید[۱]،۱۹۴۸،ص ۱۱۲)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

[۱] .Chid