انواع سند

 

از دیدگاه‌های مختلف می‌توان اقسامی را برای سند برشمرد، به عنوان مثال از دیدگاه ماهیتِ رویدادی که در سند درج شده است، می‌توان سند را به سند اعمال حقوقی و سند وقایع حقوقی تقسیم کرد، از نظر مرجع تنظیم سند، می‌توان سند اداری یا سند قضایی را نام برد و یا می‌توان به نوع سند تجاری و سند غیرتجاری اشاره کرد؛ اما در این تحقیق ما به تقسیم قانونی سند می‌پردازیم.

 

مهمترین تقسیم‌بندی که از سند شده، تقسیمی می‌باشد که در قانون مدنی به‌عمل آمده است؛ به لحاظ توان اثباتی، اعتبار و قدرت اجرایی، طبق ماده ۱۲۸۶ ق.م «سند بر دو نوع است: رسمی و عادی». در زیر ابتدا سند رسمی و سپس سند عادی بررسی می‌شوند.

 

 

 

گفتار نخست- سند رسمی

 

گفتار حاضر از سه بند، نخست مفهوم سند رسمی، دوم شرایط سند رسمی(در مفهوم خاص) از دیدگاه حقوق مدنی و سوم شرایط سند رسمی از دیدگاه حقوق ثبت تشکیل می‌شود.

 

 

 

بند نخست- مفهوم سند رسمی

 

طبق ماده ۱۲۸۷ ق.م «اسنادی که در اداره ثبت اسناد و املاک و یا دفاتر اسناد رسمی یا در نزد سایر مأمورین رسمی، در حدود صلاحیت آنها بر طبق مقررات قانونی تنظیم شده باشند، رسمی است»؛ بر اساس همین تعریف می‌توان برای سند رسمی دو مفهوم بیان کرد: مفهوم عام و مفهوم خاص؛ در ادامه به آنها می‌پردازیم.

 

 

 

الف- مفهوم عام سند رسمی

 

به هر سندی که نزد مأمورین رسمی صلاحیت‌دار و مطابق مقررات قانون تنظیم شده باشد گفته می‌شود، که از جمله آن می‌توان به سند مالکیت صادر شده در اداره ثبت اسناد و املاک، سند معامله تنظیم و ثبت شده در دفتر اسناد رسمی، شناسنامه یا کارت ملی صادر شده در اداره ثبت احوال و گذرنامه یا گواهی‌نامه رانندگی صادر شده در نیروی انتظامی اشاره کرد.

 

 

 

 ب- مفهوم خاص سند رسمی

 

به سند صادر شده در دفاتر اسناد رسمی که مطابق تشریفات قانونی خاص به ثبت رسیده است اطلاق می‌شود، که چهره خاصی از سند رسمی و شامل عقود و ایقاعات بوده و از فراوانی و شیوع بیشتری برخوردار است، به‌نحوی‌که هرگاه عبارت «سند رسمی» بدون قرینه به‌کار رود همین مفهوم به ذهن متبادر می‌گردد.

 

اصطلاح «سند رسمی» برای اولین‌بار در لسان قانون‌گذار، در ماده ۸۳ قانون «ثبت اسناد» مصوب ۲۱/۰۲/۱۲۹۰ مجلس شورای ملی به‌کار رفت و در ‌ماده ۸۲ آن قانون، مقصود از ثبت اسناد، رسمی کردن اسناد ثبت شده، یعنی قطعی کردن تاریخ سند و ضبط ‌خط و مهر و اقرار و حفظ مندرجات سند از تغییر و تبدیل، بیان شده بود؛ هرچند در آن زمان وظیفه صدور سند رسمی به عهده «مباشرین ثبت» که از اجزاء اداره ثبت به‌حساب می‌آمدند بود، اما بعداً این وظیفه به موجب قانون «تشکیل دفاتر اسناد رسمی» مصوب ۱۳۰۷ در چند شهر و پس از آن به‌طور کلی بر اساس قانون «دفتر اسناد رسمی» مصوب ۱۳۱۶، به افرادی که طبق قانون اخیر «سردفتر» نامیده می‌شدند، تفویض شد. پس از نظر اصولی می‌توان گفت وضع اصطلاح سند رسمی در معنای اسناد ثبت شده در دفاتر اسناد رسمی، حقیقت قانونی بوده و استعمال آن در همین معنا حقیقت است. تأکید تحقیق حاضر نیز بر همین مفهوم سند رسمی می‌باشد که در بندهای آتی شرایط آن بررسی خواهد شد.

 

 

 

بند دوم- شرایط سند رسمی از دیدگاه حقوق مدنی

 

قانون‌گذار در ماده ۱۲۸۷ ق.م ضمن تعریف سند رسمی شرایط آن‌را نیز مقرر داشته است؛ این شرایط عبارتند از: تنظیم سند توسط مأمور رسمی، رعایت حدود صلاحیت، و رعایت مقررات قانون توسط مأمور رسمی. در ادامه به بیان هریک از این سه شرط می‌پردازیم.

 

 

 

الف- تنظیم سند توسط مأمور رسمی

 

برای رسمی بودن سند، اولین شرطی که بیان شده، این است که سند توسط مأمور رسمی تنظیم شود؛ مأمور رسمی فردی است که از طرف دولت(حکومت) برای انجام کار یا ارائه خدمتی گماشته شده باشد، هرچند که رابطه استخدامی هم با دولت نداشته باشد. سردفتر اسناد رسمی، مأمور رسمی برای تنظیم و ثبت اسناد می‌باشد، که پس از قبولی در آزمون کتبی و اختبار، با ابلاغ رئیس قوه قضاییه[۱] منصوب می‌شود.

 

 

 

ب- رعایت حدود صلاحیت

 

صلاحیت سردفتران به دو نوع ذاتی و نسبی تقسیم می‌شود:

 

۱- صلاحیت ذاتی

 

دفتر اسناد رسمی واحدی وابسته به قوه قضاییه است، که برای تنظیم و ثبت اسناد رسمی تشکیل می‌شود(ماده یک ق.د.ا.ر)، اداره این دفتر به عهده سردفتر است(ماده ۲ ق.د.ا.ر) و برابر بند یک از ماده ۴۹ ق.ث، ثبت کردن اسناد مراجعین مطابق مقررات قانون، از وظایف سردفتران اسناد رسمی می‌باشد. پس تنظیم و ثبت اسناد مراجعین مطابق قوانین و مقررات، جزء صلاحیت ذاتی سردفتران است. این صلاحیت، صلاحیت عام است، یعنی سردفتران اسناد رسمی، ذی‌صلاح برای تنظیم و ثبت تمامی اسناد معاملاتِ مراجعین(اعم از عقود و ایقاعات) هستند، مگر اینکه قانون آنها را منع کرده یا در صلاحیت مرجع دیگری قرار داده باشد.

 

چنانچه سردفتر اسناد رسمی به عنوان مثال سند ازدواج به ثبت برساند، از آنجا که مطابق تبصره ماده ۲۱ قانون حمایت خانواده، ثبتِ سند ازدواج باید در دفاتر ازدواج به‌عمل آید، این‌ سند به دلیل فقدان صلاحیت ذاتی سردفتر، رسمی تلقی نمی‌گردد.

 

 

 

۲- صلاحیت نسبی

 

بدین معنا که سردفتر باید صلاحیت مکانی و زمانی خود را برای تنظیم سند رعایت کند. مطابق ماده دو ق.ث، «مدیران و نمایندگان ثبت و مسؤولین دفاتر و صاحبان دفاتر اسناد رسمی، جز در محل مأموریت خود نمی‌توانند انجام وظیفه نمایند، اقدامات آنها در خارج از آن محل اثر قانونی ندارد»؛ اگر سردفتر در خارج از حوزه‌ای که طبق ابلاغ صادره مجاز به ثبت سند است، اقدام به ثبت سندی بنماید، چون بر خلاف صلاحیت محلی خویش عمل نموده است، سند ثبت شده در خارج از محل مأموریت، به دلیل فقدان رکن صلاحیت مندرج در ماده ۱۲۸۷ ق.م و طبق قسمت اخیر ماده دو ق.ث رسمی تلقی نمی‌شود و این عدم تأثیر برای جلوگیری از بی‌ترتیبی در تنظیم اسناد و حفظ حقوق عمومی است. در قسمت اخیر ماده دو ق.ث قانون‌گذار صیانت از حقوق عمومی را بر هر اولویت دیگری همچون جهل ارباب رجوع و در نتیجه حسن نیت او، رجحان داده است[۲]. همچنین سردفتر در زمان تعلیق یا انفصال موقت از شغل سردفتری حق تنظیم و ثبت سند را ندارد.

 

 

 

ج- رعایت مقررات قانون

 

اساساً اعتباری که قانون برای سند رسمی در نظر گرفته، مبتنی بر رعایت مقرراتی می‌باشد که در تنظیم آن لازم دانسته شده است و به همین جهت سند مزبور توسط مأمور رسمی که در مقابل قانون مسؤولیت دارد تنظیم می‌شود. هرگاه در تنظیم سند، تمام تشریفاتی را که قانون و یا آیین‌نامه‌ اجرایی قانون، لازم دانسته است رعایت شود، سند رسمی محسوب می‌شود، مگر آنکه قانون صریحاً متذکر گردد که عدم رعایت یکی از تشریفات معینه سند را از رسمیت نمی‌اندازد، مانند مقررات راجع به تمبر مذکور در ماده ۱۲۹۴ ق.م[۳]. هرچند رویه الصاق و ابطال تمبر در دفاتر اسناد رسمی به موجب ماده ۱۵۱ الحاقی ق.ث ملغی گردیده است، اما از ملاک حکم ماده ۱۲۹۴ ق.م می‌توان استنباط نمود، عدم پرداخت حقوق دولتی از قبیل حق‌الثبت، مالیات و غیره سند را از رسمیت نمی‌اندازد.

 

سندی که در ظاهر دارای شرایط اساسی قانونی می‌باشد رسمی فرض می‌گردد تا آنکه ثابت شود که یکی از شرایط اساسی را فاقد است[۴].

 

 

 

بند سوم- شرایط سند رسمی از دیدگاه حقوق ثبت

 

علاوه بر شرایطی که ماده ۱۲۸۷ ق.م به طور کلی برای سند رسمی مقرر کرده است و به آن پرداخته شد، در مقررات ثبتی نیز به طور خاص، شرایط مهمی برای صدور سند رسمی در نظر گرفته شده است. یکی از آن شرایط لزوم «ثبت» سند است و دیگری شرایطی است که از آنها در حقوق ثبت به ارکان تنظیم سند در دفاتر اسناد رسمی یاد می‌شود. در ادامه در قسمت (الف) به ثبت رسمی و در قسمت (ب) به ارکان تنظیم سند در دفاتر اسناد رسمی خواهیم پرداخت.

 

 

 

الف- مفهوم ثبت رسمی و نحوه ثبت و صدور سند رسمی

 

در این قسمت ابتدا مفهوم ثبت رسمی را بیان می‌کنیم و سپس مطالبی درباره نحوه ثبت و صدور سند رسمی خواهیم گفت.

 

۱- مفهوم ثبت رسمی

 

ثبت در لغت به معنی نوشتن و برقرار و پابرجاکردن[۵] است و در اصطلاح حقوق نوشتن قرارداد یا یک عمل حقوقی در دفاتر مخصوصی که قانون معین می‌کند[۶] می‌باشد.

 

در کشور ما هدف از ثبت اسناد طبق دستوری که در ماه رجب ۱۳۲۷ه‍.ق(مرداد ۱۲۸۸ه‍.ش) از وزارت عدلیه آن زمان صادر شد و گویا بعداً از آن برای ایجاد دفاتر اسناد رسمی استفاده شده است، این بوده که اسناد معاملات متداوله بین مردم در اداره و دفتری ثبت و ضبط شود و در دعاوی و مرافعات مردم که ابراز می‌شوند مورد وثوق و محل اطمینان باشند و برای آتیه اعتبار داشته و در رفاهیت حال صاحبان اسناد مفید باشند؛ بعد از آن، همان‌طور که گفته شد، قانون ثبت اسناد مصوب ۱۲ جمادی‌الاول ۱۳۲۹ ه‍.ق(۲۱ اردیبهشت ۱۲۹۰ ه‍.ش) در ماده ۸۲ «مقصود از ثبت اسناد را رسمی کردن اسناد ثبت شده، یعنی قطعی کردن تاریخ سند و ضبط ‌خط و مهر و اقرار و حفظ مندرجات سند از تغییر و تبدیل» اعلام کرد.

 

 

 

۲- نحوه ثبت و صدور سند رسمی

 

در حال حاضر مطابق ماده ۱۸ ق.د.ا.ر، کلیه اسناد در دفترخانه‌های اسناد رسمی پس از تنظیم، در یک دفتر که دفتر سردفتر نامیده می‌شود ثبت می‌گردد. در ادامه به برخی تشریفات و مقررات مربوطه، که حاکی از اهمیت موضوع ثبت و صدور سند رسمی است اشاره می‌شود:

 

۱- دفتر سردفتر باید مجلد بوده و ضمن قیطان‌کشی و سرب شدن، تمام صفحات آن‌را قبل از استفاده، دادستان محل یا نماینده او شماره کرده و در اول و آخر دفتر تعداد صفحات دفتر را به حروف با ذکر تاریخ قید کرده امضا کند و به مهر دادسرا برساند. این دفتر مادام که صفحه سفید دارد استعمال می‌شود و پس از تمام شدن، سردفتر باید ذیل دفتر را بسته و در ضمن صورت‌جلسه‌ای که بلافاصله پس از آخرین ثبت می‌نویسد، ختم دفتر را قید کرده و امضا نماید؛

 

۲- این دفتر باید با خط خوش و خوانا تحریر شده و برای نوشتن از جوهر ثابت استفاده شود؛

 

۳- اسناد بر روی اوراق مخصوصی که از طرف سازمان ثبت اسناد و املاک در اختیار دفاتر اسناد رسمی قرار می‌گیرد چاپ می‌شود.

 

۴- شماره‌های اسنادی که در دفتر سردفتر ثبت می‌شود باید مسلسل بوده و در آخر سال تجدید نشود؛

 

۵- سردفتر باید شماره و تاریخ ثبت را با تعیین دفتری که سند در آن ثبت شده، در روی هر سندی که ثبت می‌شود قید کرده و به امضای خود ممضی و به مهر اداره ثبت برساند.

 

۶- اسناد و ثبت دفاتر باید به زبان فارسی نوشته شود و در صورتی که طرفین معامله فارسی ندانند و سردفتر نیز زبان آنها را نداند اظهارات آنها به وسیله مترجم رسمی ترجمه خواهد شد؛

 

۷- در کلیه اسناد و دفاتر باید تاریخ شمسی قید گردد؛

 

۸- اصول اسناد رسمی در صورت تقاضای متعاملین به تعداد آنها تهیه می‌شود و به هر حال یک نسخه اضافی تنظیم خواهد شد که نسخه اخیر باید در دفترخانه نگهداری شود؛

 

۹- در کلیه اسناد بایستی شماره شناسنامه و محل اقامت متعاملین به طور وضوح قید شود و با توجه به قانون الزام اختصاص کدملی و کدپستی برای اتباع ایرانی درج کدملی و کدپستی متعاملین الزامیست؛

 

۱۰- در روزهای کاری که سندی در دفتر سردفتر ثبت نمی‌شود، باید در دفتر قید شود که در آن تاریخ سندی در آندفتر به ثبت نرسیده است؛

 

۱۱- کشیدن صفحات، تراشیدن، پاک کردن و الحاق کردن به هر نحوی از انحاء در دفتر سردفتر ممنوع است؛ کلیه الحاقات و آنچه که به‌جای کلمات تراشیده شده و یا در محل پاک شده نوشته شود از درجه اعتبار ساقط است؛

 

۱۲- هرگونه اصلاح عبارتی یا توضیحی لازم باشد باید ذیل اسناد یا ثبت دفاتر منعکس و به امضای اصحاب سند و سردفتر برسد؛

 

۱۳- هر دفترخانه باید دارای محل یا محفظه‌ای ایمن برای نگهداری اسناد و دفاتر باشد؛ و

 

۱۴- ‌مستفاد از ماده ۵۴۴ قانون مجازات اسلامی مصوب ۱۳۷۵، چنانچه سردفتر مرتکب اهمالی گردد که به‌واسطه آن، بعض یا کل نوشته‌ها یا اسناد یا اوراق یا دفاتر یا مطالبی که در دفاتر ثبت و ضبط شده، ربوده یا تخریب یا معدوم شود به مجازات حبس از شش ماه تا دو سال محکوم خواهد شد؛ و چنانچه سردفتر مرتکب جرایم یاد شده گردد برابر ماده ۵۴۵ همان قانون به مجازات حبس از سه تا ده سال محکوم می‌شود.

 

در صورتی که مفاد و مدلول سند درخواست شده مخالفتی با قوانین و مقررات موضوعه و نظم عمومی و اخلاق حسنه نداشته باشد، پس از احراز قابلیت معامله، مطابق مقررات تنظیم شده و با رعایت تشریفات مربوطه(از جمله تشریفات یاد شده)، عیناً در دفتر سردفتر ثبت می‌شود و پس از تکمیل ثبت و احراز هویت و احراز اهلیت اصحاب سند، سند تنظیمی و ثبت آن به رؤیت اصحاب سند یا وکلای آنها می‌رسد و مطابقت آن ثبت با اصل سند توسط آنها تصدیق شده و سند و ثبت آن امضا می‌شود. امضای ثبت سند پس از قرائت آن به توسط طرفین معامله یا وکلای آنها، دلیل رضایت آنها خواهد بود.

 

اشخاص کور اعم از باسواد یا بی‌سواد و اشخاص کر و لال بی‌سواد باید در معیت خود یک نفر از افراد معتمد خود را حاضر کنند و در مورد اشخاص کر و لال فرد معتمد باید از جمله اشخاصی باشد که بتواند با اشاره مطلب را به آنها بفهماند و در مورد این اشخاص باید مراتب کور یا کر و لال بودن و اخذ معتمد در سندی که ثبت می‌شود و در ستون ملاحظات ثبت دفتر قید شود. در موقعی که معامله راجع به اشخاص بی‌سواد است حضور یک نفر مطلع باسواد که مورد اعتماد شخص بی‌سواد باشد الزامیست.

 

 

 

ب- ارکان تنظیم سند در دفاتر اسناد رسمی

 

این ارکان عبارتند از: احراز قابلیت موضوع معامله، احراز هویت و احراز اهلیت. که به ترتیب در شماره‌های آتی بیان آنها خواهد آمد.

 

۱- احراز قابلیت موضوع معامله

 

        از اموری که قبل از صدور یک سند رسمی باید نزد سردفتر اسناد رسمی محرز شود، قابلیت موضوع معامله می‌باشد؛ یعنی سردفتر بررسی و اطمینان حاصل کند که موضوع معامله، یعنی آنچه معامله(اعم از عقود و ایقاعات) بر آن واقع شده است، قابلیت ثبت رسمی و صدور سند رسمی دارد یا خیر؛ اعم از اینکه معامله، معامله مشروعی باشد، جهتِ معامله چنانچه در سند ذکر می‌شود، از مشروعیت برخوردار باشد، مالی که مورد معامله قرار می‌گیرد، قانوناً قابلیت نقل و انتقال داشته باشد و شخصی که مدعی مالکیت مالی است، در واقع مالک آن مال باشد.

 

از مهمترین مباحثی که ذیل این عنوان مطرح می‌شود، بحث احراز مالکیت است، یعنی سردفتر باید بر اساس نوع اموال، به طریق مقتضی مانند مطابقت مدارک شناسایی مالک با اسناد و مدارک ملک یا استعلام از مراجع ذی‌صلاح، مالکیت فرد متقاضی صدور سند رسمی را احراز کند.

 

 

 

۲- احراز هویت

 

احراز هویت عبارت است از تشخیص دادن و یقین پیدا کردن از اینکه ادعای فرد که او چه کسی است مطابق واقع است یا خیر؛ به عبارت بهتر باید نزد سردفتر روشن شود که فرد می‌تواند ذیل اسناد و دفاتر را با هویتی که مدعی داشتن آن است امضا کند یا نه. احراز هویت متعاملین مهمترین و مخاطره‌آمیزترین بخش شکل‌گیری یک سند رسمی است.

 

در صورتی که تقاضای ثبت سندی بشود تحصیل اطمینان از هویت متعاملین یا طرفی که تعهد کرده به عهده صاحب دفتر است(ماده ۸۶ ق.ث) و هرگاه مسئول دفتر در هویت متعاملین یا طرفی که تعهد می‌کند تردید داشته باشد، باید دو نفر از اشخاص معروف و معتمد، حضوراً هویت آنان را تصدیق نموده و مسئول دفتر مراتب را در دفتر ثبت و به امضای شهود رسانیده و این نکته را در خود اسناد قید نماید(ماده ۵۰ ق.ث) و وقتی که مسئول دفتر نتواند به وسیله شهود معروف و معتمد هویت اشخاص را معین کند، باید از ثبت نمودن سند امتناع نماید(ماده ۵۲ ق.ث).

 

با تصویب قانون الزام اختصاص شماره ملی و کدپستی برای کلیه اتباع ایرانی مصوب ۱۳۷۶ و پس از صدور کارت‌های شناسایی ملی، مطابق ماده سه آن قانون، کارت یاد شده به عنوان سند شناسایی اتباع ایرانی است و باید همیشه همراه صاحب آن باشد.

 

احراز هویت متعاملین از طریق مطابقت عکس کارت ملی با مشخصات ظاهری فرد از قبیل شمای کلی سر، مشخصات ثابت مانند خال و جای زخم، همچنین وضعیت موها، مانند پرپشت یا کم‌پشت بودن یا طاس بودن، شکل گونه‌ها، پیشانی، بینی، لب، چشم‌ها، ابروها و گوش‌ها به عمل می‌آید.

 

در ضمن این بحث می‌توان به احراز شخصیت حقوقی اشخاص حقوقی نیز اشاره و بیان کرد که هرگاه تقاضای ثبت سندی به عنوان شخص حقوقی بشود، احراز شخصیت حقوقی اعم از شخصیت حقوقی حقوق خصوصی یا عمومی و احراز نمایندگی و دارا بودن حق امضای آن بر اساس مقررات حقوق تجارت به عهده سردفتر است.

 

 

 

۳- احراز اهلیت

 

اهلیت در لغت به معنای شایستگی و در اصطلاح حقوق به معنای شایستگی شخص است برای آن که بتواند صاحب اموال شود یا در اموال خود تصرف کند. اهلیت بر دو نوع است: اهلیت تمتع و اهلیت استیفا. اهلیت تمتع عبارت است از شایستگی شخص برای دارا بودن حق. اهلیت استیفا شایستگی برای اجرای حقوق مدنی است[۷].

 

مطابق ماده ۹۵۸ ق.م «هر انسان متمتع از حقوق مدنی خواهد بود لیکن هیچ‌کس نمی‌تواند حقوق خود را اجرا کند مگر اینکه برای این امر اهلیت قانونی داشته باشد».

 

ماده ۱۲۱۰ ق.م بلوغ را اماره رشد قرار داده و خلاف آن را محتاج اثبات دانسته است، یعنی صغار پس از رسیدن به بلوغ(پسر ۱۵ و دختر ۹ سال تمام قمری) می‌توانند در هر نوع امور مربوط به خود دخالت کنند، مگر اینکه جنون یا عدم رشدشان اثبات شود، به‌استثنای امور مالی که تبصره دو آن ماده علاوه بر بلوغ، اثبات رشد را نیز لازم دانسته است. البته طبق قانون راجع به رشد متعاملین، «…. اشخاصی که به سن ۱۸ سال تمام شمسی رسیده‌اند در محاکم و ادارات دولتی و دفاتر اسناد رسمی رشید محسوب می‌شوند مگر اینکه عدم رشد آنها به طرفیت مدعی‌العموم در محاکم ثابت گردد».

 

بر اساس ماده ۷۲ ق.د.ا.ر «محاکم دادگستری در هر مورد که رأی به حجر اشخاص می‌دهند باید مراتب را به سازمان ثبت اسناد و املاک کشور اعلام کنند» و سازمان مذکور دسترسی سردفتران به اطلاعات اشخاص محجور را فراهم نموده است.

 

بنابر موارد معنونه، قبل از صدور یک سند رسمی منتسب به اشخاص، سردفتر اسناد رسمی باید اطلاع حاصل کند که آیا شخص از اهلیت استیفا برخوردار است یا خیر[۸]، اعم از اینکه سندی که به ثبت می‌رسد جنبه مالی داشته و نیاز به اثبات رشد داشته باشد یا جنبه مالی نداشته و رسیدن به سن بلوغ کافی باشد و یا اینکه شخص جزء افرادی نباشد که برای وی حکم محجوریت صادر شده و یا به دلیل کهولت سن متوجه آثارِ اعمال و افعال خود نباشد.

 

احراز ارکان تنظیم سند از وظایف مهم سردفتران اسناد رسمی است و موجبات اتکا و اطمینان عمومی و انتساب سند را فراهم می‌کند؛ از این‌رو مطابق مواد ۱۰۱ و ۱۰۲ ق.ث مقرر شده است: هریک از اعضای ثبت اسناد و املاک قبل از احراز هویت و یا اهلیت اصحاب معامله و یا قابلیت موضوع معامله سندی را عمداً ثبت نماید از یک سال تا سه از خدمات دولتی منفصل خواهد شد.

 

 

 

گفتار دوم- سند عادی

 

در گفتار پیش‌رو برای شناخت سند عادی در بندهای متوالی، مفهوم، ارکان، تشریفات و انواع سند عادی را بررسی و تشریح خواهیم کرد.

 

بند نخست- مفهوم سند عادی

 

در قانون مدنی سند عادی تعریف نشده، پس از ارائه تعریف سند رسمی در ماده ۱۲۸۷، در ماده ۱۲۸۹ اعلام شده: «غیر از اسناد مذکوره در ماده ۱۲۸۷ سایر اسناد عادی است»، بنابراین می‌توان گفت: سند عادی عبارت است از نوشته‌ای که بدون دخالت مأمور رسمی، به وسیله اشخاص عادی، تنظیم و امضا شده باشد.

 

به‌طور کلی نوشته‌هایی که افراد برای تنظیم امور جاری‌شان می‌نویسند و رعایت تشریفات خاصی در نوشتن آنها ضرورت ندارد را سند عادی می‌گویند.

 

اخیراً و در بند هفتم از ماده یک آیین‌نامه «آیین دادرسی کار» مصوب ۰۷/۱۱/۱۳۹۱ وزیر تعاون، کار و رفاه اجتماعی، سند عادی چنین تعریف شده: «نوشته‌ای است که بدون رعایت تشریفات سند رسمی صادر می‌شود.».

 

 

 

بند دوم- ارکان سند عادی

 

ارکان سند عادی همان ارکان مطلقِ اسناد است که در ماده ۱۲۸۴ ق.م بیان شده و رکن سوم امضا را هم به آن افزودیم و قبلاً به آنها پرداخته شد[۹].

 

 

 

بند سوم- تشریفات سند عادی

 

اسناد عادی تابع تشریفات مخصوصی نمی‌باشد، مگر آنکه در موارد معینه قانون صورت خاصی برای آن مقرر داشته باشد و آن موارد محدود است. از آن قبیل است وصیت‌نامه خودنوشت که به دستور ماده ۲۷۸ قانون امور حسبی در صورتی معتبر است که تمام به خط موصی نوشته شده باشد و هم‌چنین است سفته، چک، برات، دفاتر تجاری و امثال آن[۱۰]. در سایر موارد و بر طبق قاعده کلی هیچ ضرورتی ندارد که سند عادی به خط امضا کننده باشد، سند عادی می‌تواند به خط دیگران یا ماشین شده یا ورقه چاپی باشد. همچنین ضرورتی ندارد که سند عادی دارای تاریخ باشد، سند بدون تاریخ نیز هرگاه امضا شده باشد اعتبار دارد مگر در مواردی که قانون وجود تاریخ را شرط اعتبار سند قرار دهد[۱۱].

 

 

 

بند چهارم- انواع سند عادی

 

با توجه به مواد ۱۲۸۷، ۱۲۸۹ و ۱۲۹۳ ق.م، به‌طور کلی می‌توان بیان کرد اسناد ذیل عادی محسوب شده و قانون مدنی عادی بودن آنها را متذکر می‌گردد:

 

 

 

الف- سندی که خارج از حدود صلاحیت مأمور رسمی تنظیم شده باشد

 

ماده ۱۲۹۳ ق.م «هرگاه سندی به‌وسیله یکی از از مأمورین رسمی تنظیم اسناد تهیه شده لیکن مأمور صلاحیت تنظیم آن سند را نداشته و یا رعایت ترتیبات مقرره‌ قانونی را در تنظیم سند نکرده باشد سند مزبور در صورتی که دارای امضا یا مهر طرف باشد عادی است»، بنابراین به عنوان مثال چنانچه مأمور نیروی انتظامی اقدام به تنظیم سند نقل و انتقال خودرو نماید، به‌لحاظ اینکه تنظیم سند مزبور طبق ماده چهار قانون نیروی انتظامی، جزء مأموریت‌ها و وظایف این نیرو نیست، آن سند به دلیل عدم صلاحیت مأمور، در صورتی که دارای امضا یا مهر طرفین باشد عادی تلقی می‌گردد.

 

 

 

ب- سندی که توسط مأمور رسمی بدون رعایت تشریفات قانونی تنظیم شده باشد

 

اگر مأمور رسمی در حدود صلاحیت‌ خویش، اقدام به تنظیم سندی نماید اما رعایت تشریفاتی را که قانون در تنظیم آن سند لازم دانسته نکرده باشد، سند مزبور در صورتی که دارای امضا یا مهر طرف باشد، عادی به شمار می‌رود؛ مانند آنکه سردفتر اسناد رسمی سندی را بدون آنکه مطابق مقررات، ثبتِ دفتر اسناد رسمی کرده باشد، صادر نماید، که در این‌صورت پس از اثبات عدم ثبت، سند مزبور عادی تلقی می‌گردد.

 

 

 

ج- سندی که بدون دخالت مأمور رسمی تنظیم شده باشد

 

با توجه به مفهوم و دایره وسیع شمول اسناد عادی که بدون دخالت مأمور رسمی تنظیم می‌گردند، نمی‌توان دسته‌بندی جامعی از این اسناد داشت و انواع آنها را به طور دقیق ذکر کرد؛ با این همه برای شناخت و تبیین بهتر، در ادامه به ذکر چند نوع از انواع سند عادی اکتفا می‌کنیم.

 

 

 

۱- سند تجاری

 

سند تجاری در معنی اخص سندی است که در قانون تجارت دارای عنوان خاصی است، مانند چک، برات و سفته[۱۲]؛ اگرچه برات، سفته و چک از جمله اسنادند و حتی اگر میان اشخاص غیر تاجر رد و بدل شوند نیز تابع قانون تجارت هستند و به آنها اسناد تجاری گفته می‌شود، اما عنوان کلی اسناد تجاری به برات، سفته و چک محدود نمی‌شود و دنیای تجارت مملو از اسنادی است که دارای چنین عنوانی هستند؛ نظیر قبض انبار، سند در وجه حامل، اوراق بهادار، اوراق قرضه، اوراق سهام، بارنامه و اسناد اعتباری[۱۳]. با توجه به اینکه اسناد تجاری توسط افراد و بدون دخالت مأمور رسمی تنظیم می‌شوند، سند عادی به شمار می‌روند.

 

 

 

۲- سند عادی گواهی امضا شده

 

یکی از وظایف سردفتران اسناد رسمی تصدیق صحت امضای ذیل نوشته‌های عادی است؛ نوشته تصدیق امضا شده به صراحت ماده ۲۰ ق.د.ا.ر مسلم‌الصدور شناخته می‌شود. سردفتر اسناد رسمی سند مزبور را تنظیم نمی‌نماید، بلکه صرفاً امضا یا اثر انگشت فرد را که در حضور او زده شده است، گواهی و تصدیق می کند.

 

طبق مقررات، گواهی امضای ذیل نوشته‌های عادی با محدودیت‌هایی مواجه است، که از آن جمله‌اند:

 

۱- اسنادی که ثبت رسمی آنها اجباری است(اسناد موضوع مواد ۴۶ و ۴۷ ق.ث)؛

 

۲- نوشته‌های مالی(منظور نوشته‌هایی است که در آنها منجزاً پرداخت وجه نقدی از طرف امضا کننده تعهد یا ضمانت شده باشد)؛

 

۳- سهام و سهم‌الشرکه شرکت‌های ثبت شده؛ و

 

۴- عین یا منفعت خودرو.

 

گواهیِ امضای ذیل سند عادی توسط مأمور رسمی، موجب نمی‌شود که سند مزبور رسمی تلقی گردد، و بدیهی است که اعتبار و آثار سند رسمی نیز بر آن مترتب نمی‌گردد، اما شخصی که چنین سندی علیه او اقامه شده، نمی‌تواند در امضای ذیل آن‌ انکار یا تردید نماید.

 

 

 

۳- سند عادی لازم‌الاجرا

 

        قدرت اجرایی وصف شایع و متعارف سند رسمی در مواردی است که مفاد سند حاوی التزام به پرداخت یا انجام دادن کاری است؛ این وصف شایع ممکن است به سند عادی نیز داده شود و با اعطای آن ماهیت سند تغییر نمی‌کند[۱۴]. قانون بعضی از اسناد عادی را لازم‌الاجرا اعلام داشته است، مانند ماده دو قانون صدور چک، که چک‌های اصداری عهده بانک‌هایی که طبق قوانین ایران در داخل کشور دایر شده یا می‌شوند و همچنین شعب آنها در خارج از کشور را در حکم اسناد لازم‌الاجرا دانسته و به دارنده چک این اختیار را می‌دهد که در صورت مراجعه به بانک و عدم دریافت تمام یا قسمتی از وجه چک، به علت نبودن محل و یا به هر علت دیگری که منتهی به برگشت چک و عدم پرداخت گردد، طبق آیین‌نامه اجرا، وجه چک یا باقی‌مانده آن را از طریق اجرای ادارات ثبت اسناد و املاک از صادر کننده وصول نماید.

 

 

 

۴- سند معاملات رایجه افراد

 

افراد در زندگی اجتماعی، روزانه قراردادهایی را منعقد و میان خود اسنادی را تنظیم و مبادله می‌کنند که تا جایی‌که قانون، ثبتِ این قبیل اسناد را اجباری اعلام نکرده است معتبر خواهند بود؛ مانند فاکتورهای خرید و فروش کالا، بیمه‌نامه، توافق‌نامه، تقسیم‌نامه و غیره.

 

 

 

مبحث پنجم- اعتبار سند

 

      قبل از ورود به بحث اعتبار و آثار سند رسمی، ذکر این نکته لازم به نظر می‌رسد که طبق ماده ۱۲۸۸ق.م، مفاد و مدلول کلیه اسناد(اعم از رسمی و عادی)، صرف‌نظر از رعایت تشریفات در تنظیم آنها، در صورتی معتبر است که مخالف قوانین نباشد، در این ماده اعتبار به مفهوم ارزش به کار رفته است، بنابراین دادگاه در صورتی می‌تواند به سند ارزش اثباتی دهد که مخالف قوانین نباشد و این نخستین موضوعی است که هرگاه سندی به عنوان دلیل ارائه شود، باید مورد توجه دادگاه قرار گیرد[۱۵]. مخالفت با قانون فرد شایع برخورد مفاد سند با نظام حقوقی کشور است، ولی قانون را نباید تنها مانع عمومی نفوذ سند شمرد، نظم عمومی و اخلاق حسنه نیز از موانع نفوذ مفاد سند و قراردادهای خصوصی مندرج در آنهاست[۱۶]. طبق ماده ۳۰ ق.د.ا.ر سردفتران اسناد رسمی در صورتی که مفاد و مدلول سند مخالف قوانین و نظم عمومی و اخلاق حسنه باشد باید از تنظیم و ثبت آن امتناع کنند.

 

در ادامه ابتدا اعتبار و آثار سند رسمی مورد بررسی قرار خواهد گرفت و سپس اعتبار سند عادی تشریح خواهد شد.

 

 

 

گفتار نخست- اعتبار و آثار سند رسمی

 

سندی که در حدود صلاحیت سردفتر اسناد رسمی و بر طبق مقررات قانون تنظیم شود، صحیح فرض شده و بدون آنکه نیاز به رسیدگیِ صحتِ صدور داشته باشد، واجد اعتبار و آثار مهم و ممتازی می‌شود که ذیلاً بررسی می‌شوند.

 

[۱] – در حال حاضر صدور ابلاغ سردفتران اسناد رسمی به معاونت قوه قضائیه و رییس سازمان ثبت اسناد و املاک کشور، تفویض شده است.

 

[۲] – مصطفی السان، جنبه‌های حقوقی ثبت الکترونیکی، ماهنامه کانون، ش۶۰، فروردین ۱۳۸۵، ص۲۹٫

 

[۳] – حسن امامی، همان، ص۸۸٫

 

[۴] – همان، ص۸۹٫

 

[۵] – حسن عمید، همان.

 

[۶] – محمدجعفر جعفری لنگرودی، ترمینولوژی حقوق، ص۱۸۵٫

 

[۷] – مهدی شهیدی، حقوق مدنی ۳ (تعهدات)، تهران، انتشارات مجد، ۱۳۸۸، ص۶۸٫

 

[۸] – اهلیت تمتع با زنده متولد شدن انسان شروع می‌شود(ماده ۹۵۶ ق.م).

 

[۹] – ر.ک ص ۱۱٫

 

[۱۰] – حسن امامی، همان، ص۲۰۰٫

 

[۱۱] – کاتوزیان، اثبات و دلیل اثبات، ص۳۲۱٫

 

[۱۲] – محمدجعفر جعفری لنگرودی، ترمینولوژی حقوق، ص۳۶۴٫

 

[۱۳] – ربیعا اسکینی، حقوق تجارت(برات، سفته، قبض انبار، اسناد در وجه حامل و چک)، تهران، سازمان مطالعه و تدوین کتب علوم انسانی دانشگاهها(سمت)، بهار ۱۳۸۶، ص۵ و ۶٫

 

[۱۴] – ناصر کاتوزیان، اثبات و دلیل اثبات، ص۳۱۵٫

[۱۵] – عبدالله شمس، همان، ص۹۶٫

 

[۱۶] – ناصر کاتوزیان، اثبات و دلیل اثبات، ص۲۸۱٫