• عوامل گوناگونی در موفقیت فرآیند برنامه ­ریزی پاسخ به ریسک نقش دارند. این عوامل عبارتند از: (روزبهی و جدا، ۱۳۸۸)

• • برقراری ارتباط؛ باید ارتباط با ذینفعان مختلف به شکل مناسب و شفاف حفظ شود. به منظوراطمینان از پذیرش کامل برنامه های پاسخ به ریسک تهیه شده توسط همه ذینفعان، این برنامه باید بین همه ذینفعان منتشر شده و تاییدیه آنها اخذ گردد.
  • تعیین شفاف نقش­های و مسئولیت­های مرتبط با ریسک؛ موفقیت پاسخ به ریسک به حمایت کامل تیم پروژه و سایر ذینفعان وابسته است. نقش­های مهم در مدیریت ریسک مربوط است به مالک ریسک و مالک پاسخ ریسک. به هر ریسک شناسایی شده باید تنها یک مالک تخصیص پیدا کند و همچنین هر پاسخ توافق شده­ای به ریسک نیز باید دارای یک مالک باشد. افراد با مسئولیت­های مرتبط باید بدانند که چه انتظاری از آنها می­رود و سایر ذینفعان پروژه نیز باید نیاز واختیارات این نقش­ها را شناخته و بپذیرد.

• • تعیین زمان پاسخ به ریسک؛ پاسخ­های توافق شده باید در قالب برنامه مدیریت پروژه یکپارچه گردند و سپس زمان­بندی شده و برای اجرا تخصیص داده شوند.

• تعیین منابع، بودجه و زمان برای پاسخ­ها؛ این کار شامل تخمین منابع، هزینه­ها و مدت زمان انجام کار، به­روزرسانی بودجه و زمان­بندی، اخذ تاییدیه از مدیریت و اخذ تعهد از مالکان ریسک و مالکان پاسخ به ریسک می­باشد. نقش مدیریت در حمایت از مدیریت پروژه برای توسعه پاسخ­های ریسک و تصویب منابع مورد نیاز، بسیار حیاتی می باشد.
• توجه به تعاملات بین ریسک­ها و منابع؛ ممکن است به منظور مواجهه با ریسک­ها مرتبط با هم از طریق علت و اثر و یا از طریق علل مشترک، پاسخ­هایی تهیه شود. دسته­بندی ریسک­ها با بهره گرفتن از ابزارهایی نظیر ساختار شکست ریسک یا سایر ابزارهای دسته­بندی می تواند در شناسایی و پرداختن به این­گونه شرایط کمک کند.
• اطمینان از پاسخ­های مناسب، به موقع، مؤثر و توافق شده؛ صورت کلی، پاسخ­ها باید مناسب به موقع با صرفه، امکان پذیر، دست یافتنی، توافق شده، تخصیص یافته و مورد پذیرش باشند و از این نظر مورد ارزیابی قرار گیرند.
• پرداختن به تهدیدات و فرصت­ها به­صورت هم­زمان؛ در برنامه ­ریزی، پاسخ به ریسک همان­گونه که به پاسخ به تهدیدات توجه می شود، باید به پاسخ به فرصت­ها نیز در قالب یک برنامه واحد و یکپارچه شود.
• توسعه استراتژی­ها پیش از پاسخ­های فنی؛ برنامه ­ریزی پاسخ به ریسک باید با ذهن باز انجام شود و قبل از تهیه رویکردهای تفصیلی باید پاسخ­ها در یک سطح کلان برنامه ­ریزی شده و این استراتژی مود توافق قرار گیرد.

• ماتریس SWOT برای استخراج انواع استراتژی­ها

کاربرد اصلی ماتریس SWOT در برنامه ریزی استراتژیک می­باشد. در این ماتریس ابتدا با نگاهی به درون سازمان پروژه­محور، نقاط قوت[۱] و ضعف[۲] درون سازمان در رابطه با مدیریت پروژه فهرست شده و در ستون­های ماتریس نشان داده می­شوند. سپس تهدیدات یا ریسک­های منفی[۳] و فرصت­ها[۴] یا ریسک­های مثبت که معمولاً مربوط به عوامل بیرونی هستند و در فاز شناسایی ریسک­ها مشخص شده ­اند در سطرهای ماتریس می­آیند (شکل ۲-۳۴).

وقتی سطرها و ستونهای ماتریسSWOT مشخص شد، از طریق سوال کلیدی که در تقاطع هر ستون و سطر عنوان شده می­توان استراتژی مربوطه را تعیین نمود. بدین ترتیب ۴ گروه استراتژی WO, ST ,SO و WT بسته به تعداد ستون­ها و سطرها مشخص می­گردند. در تدوین استراتژی­ها تا آنجا که ممکن است باید سعی شود با تکنیک­های ایده­پردازی تقاط ضعف را به سمت قوت و تهدیدات را تبدیل به فرصت نمود. (سبزه­پور، ۱۳۸۹)

شکل ۲-۳۶- ماتریسSWOT و سئوالات کلیدی آن برای استخراج استراتژی (سبزه­پور، ۱۳۸۹)

• استراتژی­های واکنش به ریسک

مدیر پروژه باید ریسک­های منفرد، مجموعۀ ریسک­های سطح پروژه، استراتژی­های پاسخ به ریسک را توسعه دهد. ذینفعان مربوطه باید در تعیین استراتژی­ها شرکت کنند. پس از انتخاب استراتژی­ها، این استراتژی­ها باید توسط بخش مربوطه مورد تایید قرار گیرند. چهار استراتژی برای مواجهه با تهدیدات و فرصت­های مربوط به ریسک­های منفرد وجود دارد که عبارتنداز: (روزبهی و جدا، ۱۳۸۸)

• اجتناب از یک تهدید یا بهره برداری از یک فرصت

این استراتژی به اقدامات مورد نیاز برای مواجهه با یک فرصت می پردازد به­گونه ای که اطمینان حاصل گردد که آن تهدید نتواند به وقوع بپیوندد یا هرگز اثری بر روی پروژه نداشته باشد . یا اطمینان حاصل شود که فرصت مربوطه رخ خواهد داد و پروژه حتماً از مزایای آن بهره خواهد جست.

• انتقال یک تهدید یا تسهیم کردن یک فرصت

این استراتژی در بردارنده انتقال ریسک به شخص ثالثی است که موقعیت بهتری برای مواجهه با یک تهدید یا فرصت را دارد.

• کاهش یک تهدید یا ارتقای یک فرصت

کاهش و ارتقاء، استراتژی هستند که بیشترین کاربرد و استفاده را دارند. در این استراتژی، رویکرد ما انتخاب اقداماتی است که احتمال و یا اثر یک تهدید را کاهش داده و یا احتمال و یا اثر یک فرصت را افزایش می­ دهند.

• پذیرش یک تهدید یا فرصت

این استراتژی وقتی به کار گرفته می­شود که سایر استراتژی­ها کاربردی یا امکان­پذیر نباشند. پذیرش به معنای عدم اتخاذ اقدام است مگر آنکه ریسک واقعا رخ دهد که در این مورد ممکن است برنامه ­های احتیاطی یا اضطراری پیش ­بینی شده باشد تا درصورت وقوع ریسک انجام شوند.

[۱] Strengths

[۲] Weaks

[۳] Threats

[۴] Opportunities