در ریشه‌یابی مفاهیم ، درمی‌یابیم که سند چیست؟ در معنای لغوی، سند را همان تکیه‌گاه، آنچه پشت به آن دهند^[۱] یا هر چیزی که بتوان به آن استناد جست^[۲] و قابل‌اعتماد باشد گویند^[۳] .در فرهنگ اداری، به‌طورکلی سند حاصل خدمت و فعالیتی است که افراد و سازمان‌های مختلف، به‌صورت نوشته یا اشکال مختلف دیگر، با رعایت موازین و مقررات تهیه و تنظیم کرده‌اند و برای مراجعات بعدی نگه‌داشته‌اند ^[۴]. بنا به تعریفی که کیانی ( معاون پیشین اسناد ملی )، از سند ارائه داده: « سند هرگونه اطلاعاتی است که در دستگاه دولتی تولید شود یا به آن برسد و به‌طور دائمی در تصرف دولت باشد و ازنظر قضائی، سیاسی، اجتماعی، هنری و تاریخی، ارزش نگهداری داشته باشد ^[۵]. »در قوانین مدنی ایران، سند عبارت است از هر نوشته که در مقام دعوا یا دفاع قابل استناد و وسیله اثبات باشد گاهی به مطلق دلیل گفته می‌شود و در آن صورت، مترادف مدرک است ^[۶].

۱-۲-۷ انواع اسناد

سند بر چند نوع است:

سند در وجه حامل: نوشته‌ای که امضاء کننده آن تعهد میکند وجه یا وجوهی را در موعد معین، به هرکس که آن نوشته را ابراز دارد، بپردازد، یعنی دارنده آن، مالک آن شناخته می‌شود .

سند رسمی: سندی است که در اداره ثبت‌اسناد و املاک و یا دفترهای اسناد رسمی یا در نزد مرجعی ذیصلاح یا سایر مأموران رسمی یا در نزد مرجعی ذیصلاح یا سایر مأموران رسمی، در حدود صلاحیت آن‌ها و بر طبق مقررات قانونی تنظیم‌شده باشد^[۷].

سند عادی: هر سندی که رسمی نباشد، بر مبنای قانون، سند عادی تلقی می‌گردد . درواقع ، سندی که فاقد شرایط سند رسمی‌باشد ، سند عادی است^[۸].

قانون‌گذار از حیث اعتبار و آثار حقوقی، اسناد را به سه دسته رسمی،عادی و لازمالاجرا تقسیم کرده است^[۹]. هرگاه در دعوایی نوشته‌ای مورد استناد قرار گیرد، یکی از مهم‌ترین نکاتی که موردتوجه قرار می‌گیرد قابلیت استناد آن از زاویهی ماهوی است اما بااین‌همه، موضوع به‌کارگیری سند در دعاوی و امور حقوقی و اثبات ادعا یا استناد به آن دارای زاویه‌های دیگری با چنان اهمیتی است که تـوجــه نکردن به آن‌ها می‌تواند بهره‌گیری از سند را ناشدنی کرده و یا موجب شود نوشته‌ای که در اصل نمی‌تواند دلیل قرار گیرد ادعایی واهی را اثبات کند^[۱۰].

۱-۲-۸ اسناد رسمی

به‌موجب ماده ۱۲۸۷ ق.م. ((اسنادی که در ادارهی ثبت‌اسناد و املاک و یا دفاتر اسناد رسمی یا در نزد سایر مأمورین رسمی، در حدود صلاحیت آن‌ها و بر طبق مقررات قانونی تنظیم‌شده باشند رسمی است. بنابراین سند در صورتی رسمی شمرده می‌شود که دارای ارکانی باشد این ارکان در زیر بررسی می‌شود.افزون

بر آن مناسب است به انواع سند رسمی،اعتبار ،توان اثباتی و اجرایی آن اشاره می‌شود.

۱-۲-۸-۱ ارکان سند رسمی

سند برای اینکه رسمی شمرده شود باید به‌وسیله‌ی مأمور رسمی تنظیم‌شده باشد، ((…خواه مستخدم دولت باشد یا غیر مستخدم مانند سردفتران اسناد رسمی که وابسته به وزارت دادگستری می‌باشند…)).

((رسم))در لغت، ازجمله به معنای ((قانون)) آمده و درنتیجه منظور از ((مأمور رسمی)) شخصی است که مأموریت او دز قانون پیش‌بینی‌شده باشد. بنابراین نه تنها مأموران وزارتخانه‌ها ومامورین شهرداری بلکه اعضای هیئت‌مدیره‌ی کانون وکلای دادگستری و کانون کارشناسان رسمی و نیز مؤسسات و سازمان‌هایی که با اجازه قانون تأسیس‌شده‌اند را می‌توان ((مأمور رسمی)) دانست پس هر یک از مأمورین یادشده اگر سند سندی را در حدود صلاحیت خود و با توجه به مقررات قانونی تنظیم نمایند سند مزبور باید رسمی شمرده شود.^[۱۱]در این صورت نه تنها برای مثال پروانه‌ی بهره‌برداری از معدنی که اداره کل صنایع در استانی صادر می‌نماید سند رسمی به شمار می‌رود بلکه پروانه ساختمانی یا گواهی پایان کار صادر از شهرداری، پروانه‌ی وکالت صادر از کنون وکلا و پروانه کارشناسی صادر از کانون کارشناسان رسمی نیز سند رسمی شمرده می‌شود.بخشی از سند واحد می‌توان رسمی و بخش دیگر آن عادی باشد. برای مثال اظهارنامه‌ای که بر اساس ماده ۱۵۶ به بعد ق. ج. فرستاده می‌شود، همان‌گونه که یکی از حقوقدانان اظهارنظر کرده^[۱۲]،در آن بخش که به‌وسیله‌ی اظهارکننده تنظیم‌شده عادی و در بخشی که مأمور، ابلاغ و شیوه‌ی ابلاغ را گزارش کرده رسمی شمرده می شمد.درنتیجه اگر تنظیم و امضای اظهارنامه‌ای به شخصی نسبت داده شود، منتسب الیه می‌تواند در مقام تعرض، اصالت آن را انکار نماید و تکلیفی به ادعای جعل ندارد.^[۱۳] سند رسمی نه تنها باید توسط مأمور رسمی تنظیم شود بلکه مأمور باید در محدوده‌ی صلاحیت ذاتی و نسبی خود مبادرت به تنظیم سند کرده باشد. بنابراین مأمور باید در نوع امری که سند آن را تنظیم نموده صالح باشد، یعنی صلاحیت ذاتی داشته باشد.درنتیجه برای مثال مأموری که برای ثبت دفتر املاک معین‌شده نمی‌تواند سندی را در دفتر اسناد رسمی ثبت نماید و یا سند سجل احوال تنظیم کند، زیرا تنظیم آن سند در صلاحیت سردفتر و این سند در صلاحیت مأمور ثبت‌احوال است.افزون بر آن مأمور تنظیم‌کننده‌ی سند باید در محدوده‌ی اشخاصی که سند برای آنان تنظیم می‌گردد را رعایت کرده باشد، بدین معنا که مکان، زمان و وضعیت حقوقی اشخاصی که سند برای آنان تنظیم می‌گردد را رعایت کرده باشد. برای مثال مأموری که بیگانگان خارج از حوزه‌ی تهران را ندارد.هرگاه مأمور در تنظیم سند رعایت محدوده‌ی صلاحیت ذاتی و نسبی خود را نکرده باشد،آن سند رسمی شمرده نمی‌شود.^[۱۴] بنابراین شرایط مزبور بخش قابل‌توجهی از اسنادی را که می‌تواند توسط مأمورین رسمی تنظیم شود از توصیف ((رسمی)) خارج می‌نماید.برای مثال هرگاه مالکین دو ملک مجاور در شهرداری حاضرشده و در سندی که مأمور شهرداری تنظیم می‌نماید یکی از آن‌ها اجازه‌ی باز کردن پنجره به ملک خود را به‌طرف مقابل بدهد و مأمور شهرداری نیز سند را امضا و حتی امضاهای مالکین را گواهی نماید سند مزبور رسمی شمرده نمی‌شود و می‌تواند مورد انکار قرار گیرد.در حقیقت در مثال مزبور مأمور رسمی صلاحیت ذاتی تنظیم اسناد مورداشاره را نداشته باشد. مأمور رسمی باید سند را در محدوده صلاحیت خود بر طبق مقررات قانونی تنظیم کرده باشد (ماده ۱۲۸۷ق.م.) تشریفاتی که رعایت آن در تنظیم سند رسمی لازم می‌باشد،همان است که ((…قانون یا آیین‌نامه‌ای که به دستور قانون نوشته‌شده…)) مقرر می‌دارد.تشریفات مزبور به دودسته تقسیم می‌شوند:نخست تشریفاتی که در رعایت نکردن آن‌ها سند را از رسمیت نمی‌اندازند،مانند تمبر نمودن اسناد که در ماده ۱۲۹۴ق.م. به آن تصریح‌شده است دسته دوم تشریفاتی که عدم رعایت آن‌ها مانع می‌شود که سند، ((رسمی)) توصیف شود. تمام تشریفاتی که در قانون و آیین‌نامه برای تنظیم سند رسمی پیش‌بینی‌شده باشد باید رعایت شود تا بتوان سند را ((رسمی)) توصیف نمود مگر اینکه خلاف آن پیش‌بینی‌شده باشد چنانکه در ماده ۱۲۹۴ق.م. آمده است.

[۱]– دهخدا، علی اکبر، لغت نامه دهخدا، ج۹، ص ۱۳۷۸۵

[۲]– علامه حائری، علی، بایگانی اسناد و مدارک اداری روش تلفیق علمی، ص ۲۳-۲۲

[۳]– نفیس، علی اکبر، فرهنگ نفیس ج ۳-ص ۱۹۴۵، تهران، خیام .( ) معین، محمد، فرهنگ فارسی، ج ۲-ص ۱۹۲۹، تهران، امیر کبیر

۴- میرشاهی، منوچهر، مبانی مدیریت اسناد ص ۵-۶ ، تهران ، موسسه عالی آموزش و پژوهش مدیریت و برنامه ریزی

[۵]– روزنامه ایران، ۱۸ اردیبهشت ۱۳۸۲، شماره ۲۴۵۷

۶- جعفری لنگرودی، محمد جعفر، ترمینولوژی حقوق، ص ۳۶۳-۳۶۴ ، تهران، کتابخانه گنج دانش

[۷]– صیقل نوری، یزدان، بررسی جرم جعل در قانون تعزیرات مصوب ۱۳۷۵.ص ۴۱-۴۶

[۸]– جعفری لنگرودی، محمد جعفر، ترمینولوژی حقوق، جلد ۲ ص ۱۵۵۴-۱۵۵۵

[۹]– حسین نژاد، حسینقلی، سند و ثبت سند، مجله کانون سال ۴۴ دوره جدید ۱۳ ص ۴۲

۲- شمس، عبدالله، ادله اثبات دعوا ، ج دوم ، ۱۳۸۷ ، ص ۷۹ انتشارات دراک

۱– متین،احمد،مجموعه رویه قضایی، ص.۲۵۷

۲– شمس، عبدالله،آیین دادرسی مدنی،جلدسوم،ص۱۳۸