یک سیستم اطلاعاتی[3] به جمع‌آوری، پردازش، ذخیره، و انتشار اطلاعات برای یک هدف خاص می‌پردازد. سیستم‌های اطلاعاتی مانند هر سیستم دیگری دارای ورودی (داده یا دستورالعمل)، خروجی (گزارش یا محاسبات) است (لاودن، پرایس، و راد، 1385). به دلیل وجود علایق، تخصص‌ها، و سطوح مختلف سازمانی، سیستم‌های گوناگونی به وجود آمده‌اند و طبیعی است که یک سیستم واحد قادر به پاسخگویی به این نیاز ها نیست. سیستم‌های اطلاعاتی دارای سه سطح اصلی می‌باشند که هر کدام هدف‌های متفاوتی را دنبال می‌کنند، این سه سطح عبارتند از: 1. سیستم‌های ستادی (عملیاتی): این سیستم‌ ها (سیستم پردازش تراکنش[4]) از فعالیت‌ ها و تراکنش‌های معمول و روزمره سازمان همچون عملیات فروش، خرید، حقوق و دستمزد، جریان مواد در کارخانه، و غیره پشتیبانی به عمل می‌آورند؛ 2. سیستم‌های سطح مدیریت: این سیستم‌ ها شامل سیستم اطلاعات مدیریت و سیستم پشتیبان تصمیم[5] می‌باشند که در خدمت مدیران میانی سازمان بوده و عملیات کنترل، نظارت و تصمیم‌گیری را تسهیل می‌کنند؛ 3. سیستم‌های سطح راهبردی: که در خدمت مدیران ارشد سازمان بوده و نگرانی همیشگی آنها، تطبیق قابلیت‌های سازمانی با تغییرات خارجی است. سیستم حامی مدیران اجرایی[6] از جمله سیستم‌های این سطح از سازمان‌اند (لاودن، لاودن، و فلیپ[7]، 2004).

سام سیستمی است یکپارچه که از کاربر و ماشین برای ارائه اطلاعات در پشتیبانی از عملیات، مدیریت و تصمیم‌گیری در سازمان تشکیل شده‌است. این سیستم از نرم‌افزار و سخت‌افزار رایانه‌ای، راهنما ها و دستورالعمل‌ها، مدل‌هایی برای تحلیل، برنامه‌ریزی، کنترل و تصمیم‌گیری، و پایگاه اطلاعاتی بهره‌جویی می‌کند (دیویس و السون[8]، 1985).

افزایش قدرت فناوری از ابزار اصلی تصمیم‌گیری مدیریت بر پایه اطلاعات و فناوری پیشرفته محسوب می‌شود. سیستم‌های اطلاعاتی مدیریت یکی از ابزارهای فناوری در جهت نیل به هدف تصمیم‌گیری مدیران در موقعیت‌های حیاتی سازمان می‌باشند. از آنجا که یک تصمیم خوب تصمیمی است که بر پایه اطلاعات باشد، لذا اساس اکثر فعالیت‌ ها در یک کتابخانه، اطلاعات است. حال باید سیستمی به کار گرفته شود که بتواند اطلاعات مورد نیاز مدیران را با دقت زیاد در حجم گسترده، سرعت بالا، هزینه کم، و به موقع تأمین نماید. از این رو استفاده از یک سیستم اطلاعات مدیریت در سازمان یا کتابخانه از ضروریات است. هدف سیستم‌های اطلاعات مدیریت افزایش و بهینه‌سازی روند ارائه و اداره اطلاعات، کاهش حدس و گمان، و حل مشکلات سازمان است. امروزه ‌ایجاد و توسعه‌ی سیستم‌های اطلاعات مدیریت به امری اجتناب‌ناپذیر در سازمان ها مبدل شده، زیرا‌ این سیستم‌ ها اطلاعات لازم را جهت آگاهی مدیران سطوح مختلف از بخش‌های مختلف سازمان و اتخاذ تصمیمات مناسب برای رهبری و کنترل فراهم می‌آورد.

1-1- شرح وبیان مسئله پژوهشی

از جمله نیازهای سازمان ها جهت انجام فعالیت های سازمانی خود، آگاهی از تازه های روز می باشد. امروزه برای حرکت در عرصه جهانی، نیاز به علم جدید و متدلوژیهای توسعه یافته و تجهیز شدن به تکنولوژیهای جدید برای هر سازمانی همواره مطرح است.

کتابخانه‌ ها برای باقی‌ ماندن در صحنه باید خود را با تغییرات روز همگام سازند، هر چند که مفهوم سیستم‌های اطلاعاتی، مفهوم جدید و تازه‌ای نیست، ولی در طی یک دهه اخیر که فن آوری‌های رایانه و ارتباطات، پیشرفت‌های شگرفی داشته‌ است و سیستم‌های اطلاعات به سمت رایانه‌ای شدن حرکت کرده است، کتابخانه‌ باید در ساختار سازمانی خود تجدید نظر کرده و از اصول نوین مدیریتی که سیستم‌های اطلاعاتی در پیش‌روی مدیران و دست‌اندر‌کاران کتابخانه‌ می‌گذارد، به خوبی بهره ببرد (عاصمی و زال زاده، 1389).

ایجاد یک سیستم اطلاعاتی مدیریت مناسب در درون کتابخانه برای مدیران کتابخانه باعث تصمیم گیری به موقع و صحیح برای ارائه هر چه بهتر خدمات اطلاعاتی است. باظهور خدمات الکترونیکی و بهره گیری از فناوری اطلاعات و ارتباطات به عنوان یک ابزار مناسب برای ارائه خدمات یک پارچه، بستری مناسب برای ایجاد سیستم اطلاعات مدیریت کتابخانه ای[9] فراهم شده است. با شکل گیری سیستم های اطلاعات مدیریت کتابخانه­ای سرعت ارائه خدمات و تصمیم گیری برای مدیران و به تبع آن سرعت عملیات در ارایه خدمات به کاربر افزایش می یابد. با طراحی این سیستم های اطلاعاتی، می توان به مدیران تصمیم‌گیرنده کمک کرد که در زمان محدود، تصمیم‌گیری‌های عقلایی‌تری انجام دهند.

تنظیم اطلاعات درون یک کتابخانه از طریق سیستم­های اطلاعاتی موجود در کتابخانه امکان پذیر است. این سیستم­ ها ترکیبی از کامپیوتر و انسان هستند که کار گردآوری و ذخیره سازی مجموعه­های اطلاعات و انتقال داده­ ها را به شکل اطلاعات مفید به عهده می­گیرند. سیستم اطلاعات مدیریت کتابخانه باید قادر به برآوردن نیازهای اطلاعاتی مدیران کتابخانه باشد. طراحی سیستم­ اطلاعاتی کارآمد برای کتابخانه ها، مستلزم داشتن آگاهی کامل نسبت به کمیت و کیفیت اطلاعات رد و بدل شده در سازمان و اطلاع از میزان رضایت مدیران در این خصوص است تا بتوان بر روی هر بخش به فراخور نیاز سرمایه گذاری نمود.

امروزه، به طور روز افزون نیاز به طراحی سیستم­های اطلاعاتی در کتابخانه مانند سایر سازمان ها برای مدیریت مجموعه، کارکنان، هزینه­ ها و تجهیزات، تصمیم­گیری سریع و مؤثر در کتابخانه ها احساس می­شود. برای انجام این امر باید متخصصان کتابداری و اطلاع رسانی با مهندسان علوم کامپیوتر، برای رفع نیاز­های کتابخانه و مراکز اطلاع رسانی و مدیریت مؤثر این مراکز همکاری نمایند. در این صورت است که نیازهای بالقوه و بالفعل یک کتابخانه در تمام بخش­های آن مورد تجزیه و تحلیل قرار گرفته و در طراحی یک سیستم اطلاعاتی لحاظ می­گردد. با وجود چنین سیستم­های اطلاعاتی است که گزارشات و اطلاعات تمام بخش­های کتابخانه، کارکنان، تجهیزات و هزینه­ ها وارد اطلاعات مدیریت شده، اعمال تصمیمات سریع و مؤثر را در بقا و توسعه کتابخانه سبب می­شود (عاصمی و زال زاده، 1389، ص 73).

سیستم اطلاعاتی می تواند ابزار پشتیبان فعالیت‌های کتابخانه باشد. برای طراحی یک سیستم اطلاعات مدیریت طراحان باید دید گسترده ای در طراحی سیستم داشته باشند. محیط کتابخانه، ساختار کتابخانه از نظر هرم سازمانی، تخصص ها و شیوه های کار، فرهنگ و سیاست کلی کتابخانه، نوع و رهیافت مدیریت، سطحی که برنامه قرار است در آن اجرا شود، گروه های اصلی مؤثر در سیستم اطلاعات مدیریت، وظیفه و تصمیم هایی که باید سیستم های اطلاعات مدیریت از آنها پشتیبانی کند، کارکنان و علاقه و دیدگاه آنها نسبت به سیستم کتابخانه، گذشته کتابخانه و سرمایه گذاریهای قبلی در مورد سیستم اطلاعات مدیریت، برنامه ها و منابع انسانی فاکتورهای مهمی هستند که اکثر صاحب نظران در زمینه طراحی سیستم های اطلاعات مدیریت بر آنها اتفاق نظر دارند. ممکن است از نظر بیان فاکتور ها و رتبه بندی آنها با هم تفاوت هایی داشته باشند ولی همگی بر چند مورد اصلی و تأثیرگذار هم عقیده  می باشند. در میان این فاکتور ها عوامل انسانی جایگاهی ویژه دارد. طراحی سیستم های اطلاعات مدیریت کتابخانه ای بایستی به سمت و سویی پیش رود که راحتی بیشتر و سهولت کار کاربران در نظر باشد.

در این راستا پژوهش حاضر سعی دارد تا به بررسی وضعیت سیستم‌های اطلاعات مدیریت موجود در کتابخانه مرکزی (سامک) دانشگاه های شهر تهران پرداخته تا با توجه به بررسی نوع و میزان اطلاعات ارائه شده توسط آنها و همچنین بررسی میزان مطلوب بودن این اطلاعات نمای کلی از وضعیت سیستم های اطلاعات مدیریت موجود در این کتابخانه ها را نشان داده، تا با استفاده از مفروضات به دست آمده بتوان اطلاعات لازم و ضروری را برای طراحی هر چه بهتر سیستم اطلاعات مدیریت کتابخانه ای برای کتابخانه های دانشگاهی در اختیار متخصصان کتابداری و کامپیوتر قرار دهد.

1-2- اهداف تحقیق

هدف اصلی این پژوهش بررسی وضعیت سیستم‌های اطلاعات مدیریت در کتابخانه‌ های مرکزی دانشگاه‌های شهر تهران می‌باشد.

و از اهداف فرعی تحقیق می‌توان به موارد زیر اشاره کرد.

بررسی وضعیت پیاده سازی سیستم­ اطلاعات مدیریت کتابخانه‌ های مرکزی(سامک) در دانشگاه­های شهر تهران؛
شناسایی نوع و میزان اطلاعات دریافتی توسط مدیران کتابخانه های مرکزی دانشگاه­های شهر تهران؛
شناسایی میزان مطلوب بودن اطلاعات دریافتی توسط مدیران کتابخانه های مرکزی دانشگاه­های شهر تهران؛
بررسی تحلیلی مطلوبیت و میزان اطلاعات ارائه شده به مدیران کتابخانه های مرکزی دانشگاه­های شهر تهران.
1-3- اهمیت و ارزش تحقیق

امروزه‌ ایجاد و توسعه سیستم‌های اطلاعات مدیریت به امری اجتناب ناپذیر در سازمان ها مبدل شده، زیرا‌ این سیستم‌ ها اطلاعات لازم را جهت آگاهی مدیران سطوح مختلف از بخش‌های مختلف سازمان و اتخاذ تصمیمات مناسب برای رهبری و کنترل فراهم می‌آورد.

مدیران ارزش رقابتی و استراتژیکی سیستم‌های اطلاعاتی را به خوبی تشخیص می‌دهند. در بین سرمایه‌های یک سازمان اعم از سرمایه‌های مالی، ماشین‌آلات، تجهیزات، اطلاعات با ارزش‌ترین آنهاست، به این دلیل که تمام امکانات فیزیکی و محیطی از طریق اطلاعات توجیه می‌شوند. منابع فیزیکی بدون اطلاعات مربوط، کم‌تر مورد استفاده قرار می‌گیرد داشتن اطلاعات راجع به منابع در استفاده بهینه از آنها نقش اساسی دارد. در بیشتر سازمان ها تحولی عمیق در تغییر نقش سیستم‌های اطلاعاتی از یک عامل پشتیبانی به یک ابزار مدیریتی صورت پذیرفته است (عاصمی و زال زاده، 1389).

از آنجا که کتابخانه نیز مانند سازمان های دیگر برای اداره خود تابع اصول مدیریت است. وجود سیستم اطلاعات مدیریت مطلوب در کتابخانه می‌تواند راه گشای بسیاری از تصمیمات مدیر در امور کوتاه مدت و بلند مدت سازمان باشد. یک سیستم اطلاعات مدیریت می‌تواند مزایای زیادی مانند موارد زیر را برای کتابخانه داشته باشد.

حمایت از تصمیمات مدیریت عالی کتابخانه؛
ایجاد فرصت های متعدد برای مدیر؛
برنامه ریزی بلند مدت با دیدگاه کاملتر از سازمان؛
وابستگی سالم درونی میان خدمات کتابخانه.
1-4- کاربرد نتایج تحقیق

از این پژوهش گروه های ذیل می توانند بهرمند شوند.

تمامی کتابخانه های دانشگاهی کشور در راستای طراحی سیستم اطلاعات مدیریت خود می توانند از یافته های این تحقیق استفاده نمایند.
کتابخانه های آموزشگاهی، عمومی، تخصصی و غیره می توانند برای بررسی میزان مطلوب بودن اطلاعات دریافتی مدیران خود از نتایج و ملاک های استفاده شده در این پژوهش بهره جویی نمایند.
کتابخانه های آموزشگاهی، عمومی، تخصصی و غیره می توانند برای بررسی نوع و میزان اطلاعات دریافتی مدیران خود از نتایج و ملاک های استفاده شده در این پژوهش بهره جویی نمایند.
کتابخانه های آموزشگاهی، عمومی، تخصصی و غیره می توانند برای بررسی وضعیت سیستم اطلاعات مدیریت خود از نتایج و ملاک های استفاده شده در این پژوهش بهره جویی نمایند.
طراحان سیستم های اطلاعات مدیریت در مراکز اطلاع رسانی و کتابخانه های مختلف می توانند از یافته های این تحقیق برای طراحی هر چه بهتر استفاده نمایند.
کلیه کتابخانه های مورد بررسی می توانند از یافته های تحقیق جهت ارتقاء سیستم های اطلاعات مدیریت خود استفاده نمایند.
1-5- سوالات تحقیق

سوال اصلی تحقیق عبارت است از:

سیستم­های اطلاعات مدیریت موجود در کتابخانه‌ های مرکزی دانشگاه­های شهر تهران چگونه می‌باشد؟

و سوالات فرعی تحقیق عبارتند از:

وضعیت پیاده سازی سیستم­ اطلاعات مدیریت کتابخانه‌ مرکزی(سامک) در دانشگاه­های شهر تهران چگونه است؟