۱٫۱٫۱      کاربردهای فناوری اطلاعات در سازمان

 

فناوری اطلاعات در سازمانها کاربردهای متنوعی دارد. امروزه بسیاری از فعالیت‌های سازمانی با استفاده از فناوری‌های اطلاعاتی صورت می‌گیرد. این امر موجب افزایش سرعت انجام فعالیت‌ها و بالا رفتن دقت و سطح اطمینان در آنهاست . گسترش بکارگیری فناوری اطلاعات در انجام امور به حدی است که در صورت عدم وجود فناوری‌های اطلاعاتی انجام بسیاری از آنها، اگر غیرممکن نباشد با دشواری روبرو بوده و سطح کارایی بطور بارزی کاهش می‌یابد. کاربردهای فناوری اطلاعات به نظر اکثر صاحبنظران به دو گونه عمده می‌باشد که عبارتند از:

 

• کاربردهای عملیاتی

 

• کاربردهای اطلاعاتی

هر سازمان با توجه به نوع فعالیت ترکیبی از این دو کار را دارد.

 

۱٫۱٫۱٫۱                    کاربردهای عملیاتی:

 

استفاده از فناوری اطلاعات در یک وظیفه تخصصی را کاربرد عملیاتی فناوری اطلاعات می‌نامند. تهیه لیست حقوق کارکنان، تهیه فاکتورهای فروشی، پیش بینی موجودی، برنامه ریزی تولید، توزیع و تخصص نیروی کار، هزینه یابی صنعتی، نگهداری و تعمیرات و سایر وظایف تخصصی از جمله زمینه‌های کاربرد عملیاتی فناوری اطلاعاتند.

 

در سطح کاربرد عملیاتی، فناوری اطلاعات و رایانه موجب گسترش اتوماسیون می‌گردد و در نتیجه این فناوری به انجام امور پیچیده به طرز سریع و اقتصادی کمک می‌کند. در عین حال، کاربرد عملیاتی به یافتن  راههای ساده سازی عملیات می‌انجامد بطوریکه سیستم سازمان کاراتر می‌گردد و از منابع انسانی و ماشین استفاده کارایی به عمل می‌آید(بورلینگیم[۱]،۱۹۶۱).

 

به طورکلی کاربردهای عملیاتی رایانه چهار نتیجه را بدنبال دارند که عبارتند از:

 

• افزایش بهره وری

 

• افزایش نسبت هزینه اثربخشی از طریق کاهش هزینه‌های عملیاتی

 

• ارائه روشهای کنترل فعالیت‌های منابع انسانی

 

• افزایش قدرت رقابت در سازمان در اثر پیشرفت‌های حاصله در کنترل کیفی و نوآوری ها(زفانه[۲]، ۱۹۹۲).

بکارگیری سیستم‌های رایانه‌ای در سطوح عملیاتی موجب افزایش بهره وری می‌گردد. مدیران اساسا با این انگیزه به سرمایه‌گذاری در فناوری رایانه مبادرت می‌کنند که امکان افزایش تولید (کالا و خدمات) را در مقدار ثابت میسر می‌کند. در یک محیط تولیدی استفاده از وسایل و تجهیزات رایانه‌ای سطح ضایعات را به حداقل رسانده و سطح تولید را بالا می‌برد. همچنین کاهش ساعات کار ماشین و نیروی انسانی نیز که در اثر بکارگیری تجهیزات رایانه‌ای حاصل می‌شود، هزینه را کاهش داده و نسبت هزینه – اثربخشی را افزایش میدهد.

 

فناوری رایانه موجبات کاهش هزینه‌های متغیر را فراهم کرده است. فناوری اطلاعات از چند جهت هزینه‌های عملیاتی را کاهش می‌دهد(چایلد[۳]،۱۹۸۴). اولا، ورود فناوری رایانه به سازمان، نیاز سازمان به نیروی انسانی را کاهش می‌دهند. طوری که استفاده از ماشین‌های تمام اتوماتیک و رباتها حتی در بعضی موارد نیاز به نیروی انسانی را مرتفع می‌کند. ثانیا، فناوری رایانه و اطلاعات با ایجاد امکان دسترسی سریع اطلاعات دقیق راجع به مواردی مانند سطح موجودی، باعث کاهش هزینه هایی عملیاتی می‌گردد. ثالثا، موجب می‌گردد که سطح ضایعات و زمان لازم برای تولید کاهش یافته و در نتیجه هزینه‌های مربوط نیز کاهش یابند.

 

گسترش سریع فناوری رایانه برای عملیات منابع انسانی منجر به تغییرات بارزی در کنترل منابع انسانی شده است. امروزه برای کنترل منابع انسانی از سیستم‌های پیشرفته اطلاعات مدیریت منابع انسانی که به شکل نرم‌افزارهای رایانه‌ای موجود است استفاده می‌شود. این نرم‌افزارها موجب انجام منظم و سیستماتیک وظایف مدیریت منابع انسانی مانند برنامه ریزی منابع انسانی، گزینش و پاداش می‌گردد. همچنین نرم‌افزارهای مزبور مدیریت منابع انسانی را در کنترل عملکرد حضور و غیاب و سنجش میزان فعالیت یاری می‌دهند. رایانه‌ها در این زمینه با فراهم کردن اطلاعات دقیق و مفید امکان انتخاب الگوهای پیشرفته برنامه ریزی و کنترل فعالیت‌های منابع انسانی را می‌دهند. همچنین سیستم‌های رایانه‌ای از طریق کاهش میزان دخالت نیروی انسانی در تولید، سطح کیفیت و اعتماد کالا با خدمات را بالا می‌برد. بطورکلی، کاربرد عملیاتی رایانه و فناوری اطلاعات در سازمان موجب رعایت اصول مدیریت علم در سطح بالا می‌گردد، چرا که ره آورد این کاربرد افزایش تخصصی، کار براساس شایستگی و صلاحیت و انجام دقیق و کارای کارهاست.

 

 

۱٫۱٫۱٫۲                   کاربرد اطلاعاتی

 

زمینه دیگر کاربرد فناوری اطلاعاتی، کاربرد اطلاعاتی است. فناوری اطلاعات در ایفای نقش اطلاعاتی، جمع‌آوری، ذخیره و انتشار اطلاعات را تسهیل می‌نماید. به عبارت دیگر، اگر رایانه و سایر فناوری‌های عملیاتی به عنوان یک وسیله و ابزار مکانیکی تبدیل داده به ستاده عمل می‌کنند، در نقش اطلاعاتی به عنوان یک عنصر هسته‌ای در جمع آوری، انتقال و انتشار عناصر و عوامل اطلاعاتی به شمار می‌روند. نقش اطلاعاتی به کنترل و انتشار اطلاعات براساس اهداف مقررات و استانداردهای سازمانی کمک می‌نماید.

 

چهار زمینه کاربرد به نقش اطلاعات رایانه در سازمان نسبت داده می‌شود که عبارتند از:

 

• فناوری رایانه به انتشار اطلاعات رسمی در سازمان کمک می‌کند.

 

• فناوری اطلاعات به هماهنگی بیشتر بین واحدهای اصلی و فرعی سازمان می‌انجامد.

 

• کاربرد فناوری اطلاعات منجر به دستیابی به سیستم اطلاعات مدیریت استانداردی می‌گردد.

 

• فناوری اطلاعات به تامین اطلاعات لازم برای تصمیم گیری سرعت و دقت می‌بخشد(زفانه،۱۹۹۲b؛ چایلد،۱۹۸۴؛ زوبوف[۴]، ۱۹۸۵).

رایانه به انتشار اطلاعات در درون سازمان بین واحدهای اصلی و فرعی و همچنین بین سازمانها کمک می‌کند. رایانه، اطلاعات مورد تبادل را با سرعت، دقت و حجم زیادی انتشار داده و زمینه ارتباط متقابل افراد را به گونه‌ای انعطاف پذیر فراهم می‌کند. فناوری اطلاعات روشهای جدیدی برای نمایش و انتقال اطلاعات ایجاد کرده که ارتباطات سریع‌تر و کاراتر را بدنبال دارد. اطلاعات موردنیاز سازمان شامل مقررات، روشها و خط‌مشی‌های سازمانی و موارد دیگر می‌باشد و در اغلب سازمانها آگاهی گسترده‌ و دسترسی سریعتر به چنین اطلاعاتی دارای اهمیت حیاتی است و فناوری اطلاعات که به محض نیاز اطلاعات لازم را فراهم می‌کنند. بزرگی سازمانهایی که مایل به اجرای دقیق مقررات و روشها می‌باشند، بسیار مفید و ثمربخش است. نمونه هایی از این سازمانها، سازمانهای بوروکراتیک می‌باشد که مایل به اداره (ارائه) متمرکز سازمان از طریق مقررات و روشها می‌باشند.بنابرنظر برخی از صاحبنظران، فناوری رایانه موجب تقویت نوع مطلوب ساختار سازمان می‌شود(لیریت و ویسلر[۵]،۱۹۵۹).

 

[۱] Burlingame

 

[۲] Zeffane

 

[۳] child

 

[۴] Zuboff

 

[۵] Learite & Whisler